Døgnbemannet beredskapstelefon og tilhørende konsulenttjenester innen beredskap og krisehåndtering

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Bakgrunn og formål Norad har behov for en leverandør som kan bistå med beredskapsarbeid og krisehåndtering, herunder døgnbemannet beredskapstelefon for ansatte på tjenestereise og faglig støtte i det forebyggende beredskapsarbeidet. Et flertall av Norads ansatte foretar tjenestereiser, i hovedsak internasjonale, også til land og områder med forhøyet risiko. Norad har omfattende reiseaktivitet, og anskaffelsen skal bidra til forsvarlig håndtering av eventuelle akutte og alvorlige hendelser, samt styrke virksomhetens arbeid med forebygging, krisehåndtering, kriseøvelser og oppfølging. Antall reiser varierer fra år til år, men det totale antallet reiser er vanligvis mellom 200 og 270 enkeltreiser per år. Det forventes at over halvparten av disse reisene foretas av mer enn én ansatt. Det har de siste 3 årene (tilsvarende registering av dette) ikke vært henvendelser til Norads beredskapstelefontjeneste. Reiseaktiviteten, men også virksomhetens generelle behov for beredskap og systematisk håndtering av krisehendelser, medfører behov for faglig støtte både i det forebyggende beredskapsarbeidet og ved oppfølging av akutte situasjoner som sikrer god oppfølging av reisende og bidrar til å ivareta arbeidsgivers omsorgsplikt (duty of care). Anskaffelsen gjennomføres for å etablere en partner for Norad innen beredskapsarbeid og krisehåndtering. Partner skal støtte Norad i arbeidet med å forebygge, planlegge og håndtere uønskede hendelser, og i oppfølgingen av ansatte ved akutte eller alvorlige situasjoner, herunder under tjenestereiser. Dette omfatter spesielt: Beredskapstelefon døgnbemannet beredskapstelefon for ansatte i Norad rådgivning og støtte ved akutte hendelser Beredskaps- og krisehåndteringstjenester bistand til utvikling og vedlikehold av planverk og rutiner opplæring og veiledning planlegging og gjennomføring av kriseøvelser evaluering og oppfølging i etterkant av hendelser og øvelser Norad har avtale om bedriftshelsetjeneste (BHT) med Avonova. BHT-leverandør bistår ved behov etter hendelser, og blant annet med støtte og veiledning til berørte ansatte og pårørende, debrief ved kriser og andre traumatiske hendelser, samt oppfølging ved arbeidsulykker. BHT avtalen vil dermed ivareta støtte til Norad i oppfølgingen av ansatte etter umiddelbar akutt fase, som med det ikke er del av denne anskaffelsen. Kommende leverandør tilknyttet denne avtalen forventes å samarbeide med andre leverandører Norad har avtaler med der det er relevant. Beredskapstelefon Norad har behov for en profesjonell, døgnbemannet beredskapstelefon som kan gi reisende ansatte rask «førstelinje» veiledning og støtte i akutte og alvorlige situasjoner. Potensielt kan det også inkludere mer omfattende oppfølging, som del av Norads støtteapparat ved en uforutsett hendelse/krise. Samtidig skal det være lav terskel for å kunne ta kontakt, slik at enkelte henvendelser kanskje ikke kommer til å ha reelt akutt/alvorlig karakter. Løsningen skal tilby rask og strukturert håndtering av hendelser og samhandling med Norad ved behov, som vil bidra til økt trygghet for ansatte på reise. Det understrekes at behovet for den operative delen av tjenesten forventes å oppstå sjelden, selv henvendelser som ikke bør kategoriseres som alvorlig, og det erfaringsvis kan bli perioder, herunder hele år, uten henvendelser fra reisende. Leverandør vil få nødvendig bakgrunnsinformasjon om Norad og Norads retningslinjer og rutiner knyttet til reiseaktivitet slik at tjenesten kan leveres på en forsvarlig måte. Norad bruker følgende systemer: Egencias reiseportal med travel tracker, International SOS for innhenting av informasjon til risikovurderinger. Det forventes ikke at leverandøren skal følge reiseaktiviteten til Norad utover å håndtere konkrete henvendelser fra Norad. En mulig integrasjon av Norads systemer, med beredskapstelefonen kan vurderes for å ivareta reiser bedre på lang sikt. Leverandøren skal uansett ikke ha ansvar for løpende sporing eller overvåking av Norads reiseaktivitet, med mindre dette avtales særskilt. Beredskaps- og krisehåndteringstjenester Norad har behov for tilgang til faglige krisehåndteringstjenester som kan støtte virksomheten både i det forebyggende beredskapsarbeidet og være førstelinje for mottak av henvendelser ved akutte eller alvorlige hendelser. Tjenestene skal også bidra til at Norad har oppdatert planverk, hensiktsmessige rutiner og tilstrekkelig kompetanse til å forebygge, håndtere og følge opp uønskede hendelser på en strukturert og forsvarlig måte. Dette omfatter blant annet rådgivning, opplæring, øvelser, evaluering og bistand i forbindelse med konkrete hendelser, i tett samhandling med Norad og øvrige relevante aktører. Alle rådgivere som brukes i forbindelse med dette arbeidet skal ha erfaring fra beredskapsarbeid, inklusive operativt arbeid. Om informasjonssikkerhet Arbeid med beredskap og krisehåndtering innen informasjonssikkerhet vurderes å kreve høy grad av spesialisering, inkludert spesialisert kompetanse. Leverandøren skal ha forståelse relatert til informasjonssikkerhet og relevant kompetanse til å identifisere, håndtere og eskalere problemstillinger i grenseflaten mellom generell beredskap/krisehåndtering og informasjonssikkerhet. Det forventes imidlertid ikke at kommende leverandør under denne avtalen skal ha nødvendig spesialisert kompetanse for å levere alle tjenester innen beredskap og krisehåndtering på informasjonssikkerhetsområdet, men det åpnes for at slik kompetanse kan tilbys som opsjon. Dersom denne typen arbeid innen informasjonssikkerhet ikke, eller bare delvis, blir en del av avtalen, forventes det at leverandøren samarbeider med andre leverandører Norad anskaffer på dette området.Hovedtrekkene i prosedyrenOppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog gjennom avklaringer eller forhandlinger med én eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Utvelgelsen vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det planlegges dialog med maksimalt tre leverandører. Dialogen kan begrenses til mindre avklaringer eller korrigeringer, men er planlagt å omhandle de delene av tilbudene som har betydning for hvordan tilbudet vurderes opp mot tildelingskriteriene. Møtene ønskes, så langt det er mulig, gjennomført i Norads lokaler i Bygdøy allé 2 i Oslo. Oppdragsgiver kan tilrettelegge for digital deltakelse via Microsoft Teams. Dersom Oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt, vurderer at det er mest hensiktsmessig å tildele kontrakten uten å gjennomføre dialog, forbeholder Oppdragsgiver seg denne muligheten. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om tilbudet de har levert.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Norad

Kontakt telefon

+47 22304050

Kontakt e-post

anskaffelser@norad.no

Adresse

Bygdøy allé 2, 0257 OSLO

• Pris

  40%

  Beskrivelse

  1. Fastpris for beredskapstelefon for 1 kalenderår Fastprisen faktureres forskuddsvis halvårlig. Fastprisen inkluderer alle tilbyderens kostnader og utgifter, inkludert, men ikke begrenset til, alt arbeid, sosiale og administrative kostnader. Fastprisen inkluderer blant annet: • Opplæring av konsulentene som benyttes: Norads rutiner og retningslinjer, kompetanse fra relevante fagområder • Orientering om særskilte reiser: risikoutsatte, høyprofil eller komplekse • Dialog mellom kontaktpunkt og Norad • Periodisk rapportering, rapportering ved hendelser 2. Beredskaps- og krisehåndteringstjenester Det gis én timespris for alle konsulenter som skal benyttes til: • bistand til utvikling og vedlikehold av planverk og rutiner • opplæring og veiledning • planlegging og gjennomføring av kriseøvelser • evaluering og oppfølging i etterkant av hendelser og øvelser Oppdrag med en varighet på inntil 3 måneder skal faktureres etter at avropet er fullført og godkjent. Tjenester med en varighet på over 3 måneder kan faktureres etter de milepælene som er avtalt i avropsmalen. _______ Timepriser i prisskjemaet inkluderer konsulentenes fortjeneste og kostnader, herunder sosiale og administrative kostnader. Reisetid- og kostnader til Norads lokaler i Oslo/sentralt i Oslo by er også inkludert. Kun øvrige reisekostnader skal faktureres i tillegg. Leverandøren har kun krav på betaling for faktisk medgått tid. Leverandøren har ikke krav på ytterligere betaling utover de avtalte time- eller fastprisene. Kunden skal ikke faktureres for drøftelser eller rådgivning som finner sted før avropet er inngått. Det skal ikke faktureres for svært korte henvendelser på beredskapstelefonen som ikke medfører reell saksbehandling eller oppfølging, herunder enkle avklaringer, feiloppringninger og lommeringing. Flere møter knyttet til f.eks. selve kontraktsadministrasjon/oppstart/årlige statusmøter kan gjennomføres digitalt. Avtalte reiser (skriftlig) foretas på de betingelser som fremgår av «Statens reiseregulativ med særavtaler» og «Regulativ for reiser i utlandet for statens regning». Det betales ikke kompensasjonstillegg. Norad dekker av miljøhensyn kun reiser på økonomiklasse. Om det benyttes faglig spisskompetanse som åpenbart avviker normal forventning under avtalen, kan denne spesialisert spisskompetansen avvike fra timesprisen, etter forutgående skriftlig avtale med Norad.

• Kvalitet

  60%

  Beskrivelse

  Norad skal gjennomføre en helhetlig vurdering av tilbudene.

• Klima og miljø

  Beskrivelse

  Anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. Anskaffelsen gjelder i hovedsak en digital og telefonbasert tjeneste og forventes derfor ikke å ha vesentlig miljøpåvirkning i normal drift. Det kan imidlertid oppstå miljøbelastning ved eventuelle reiser i forbindelse med rådgivning, opplæring, øvelser eller håndtering av hendelser. Møter, rådgivning, opplæring og oppfølgingsmøter som hovedregel gjennomføres digitalt.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen