Dokumentenmanagementsystem für die Stadtverwaltung

Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Die Stadt Stadthagen beabsichtigt die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, dessen Kernstück die Implementierung einer DMS-Gesamtlösung ist. Diese soll in Teilschritten eingeführt werden.

Kontaktinformationen

Kontaktperson

Felix Pörtner

Kontakttelefon

+49 57217031389

Kontakt-E-Mail

vergabestelle@schaumburg.de

Adresse

Jahnstraße 20, 31655 Stadthagen

Keine zuschlagskriterien in der Auftragsbekanntmachung gefunden.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Der Bewerber hat mindestens eine Referenz aus dem Zeitraum ab dem 01.01.2023 vorzulegen. Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS-Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen. Erforderlich sind mindestens 100 aktive DMS-Anwender in der benannten Verwaltung. Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen.

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung. Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz und damit zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Verfahren.

• Sprachkenntnisse Deutsch C2

  Beschreibung

  Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung.

• Gesetzliche Ausschlussgründe

  Beschreibung

  Es ist eine Erklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB (schwere Verfehlung, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen) sowie ggf. über Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB abzugeben.

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung. Auf Anforderung sind die entsprechenden Nachweise/Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorzulegen.

• Jahresumsatz DMS-Leistungen

  Beschreibung

  Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können. Jahresumsatz DMS-Leistungen > 10 Mio. EUR = 100%, Jahresumsatz DMS-Leistungen > 5 Mio. EUR = 75%, Jahresumsatz DMS-Leistungen > 3 Mio. EUR = 50%, Jahresumsatz DMS-Leistungen > 1 Mio EUR = 25%, Sonst = 0%.

  Dokumentationsanforderung

  Der Jahresumsatz des letzten Geschäftsjahres wird bewertet.

• Anzahl Mitarbeitende DMS

  Beschreibung

  Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

  Dokumentationsanforderung

  Nicht angegeben.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren. Bewerber mit Projekterfahrung > 7 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 100%, Bewerber mit Projekterfahrung ≥ 5 und ≤ 7 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 75%, Bewerber mit Projekterfahrung ≥ 1 und < 5 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 50%, Bewerber mit Projekterfahrung < 1 Jahr mit angebotenem DMS-Produkt = 0%.

  Dokumentationsanforderung

  Nicht angegeben.

• Fortlaufende Qualifikation des Personals

  Beschreibung

  Stellen Sie dar, ob und wie Sie Ihr vorgesehenes Personal über die Vertragslaufzeit fortqualifizieren, um die vertraglich geschuldeten Leistungen sicherzustellen. Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit optimal sicherzustellen. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren berücksichtigt auch das Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzialen = 100%. Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit ausreichend sicherzustellen = 50%. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren scheint nicht geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit sicherzustellen = 0%.

  Dokumentationsanforderung

  Darstellung auf maximal 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

• Mitarbeiteraustausch und Einarbeitung

  Beschreibung

  Beschreiben Sie, wie neues Personal im Falle des Mitarbeiteraustausches in das Projekt eingearbeitet und qualifiziert wird. Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren sowie über ein Verfahren zum Mitarbeiteraustausch. Die beschriebenen Verfahren scheinen geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit optimal sicherzustellen. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren berücksichtigt auch das Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzialen = 100%. Der Bieter verfügt über ein Verfahren zum Mitarbeiteraustausch. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit ausreichend sicherzustellen = 75%. Verfahren zum Mitarbeiteraustausch wird nicht beschrieben. Das beschriebene Verfahren zum Mitarbeiteraustausch scheint nicht geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit sicherzustellen = 0%.

  Dokumentationsanforderung

  Darstellung auf maximal 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

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