Evergreenmanagement, Compliance-Analyse und Sicherheitsüberprüfung der bestehenden M365 Plattform

Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Mit der vorliegenden Ausschreibung möchte die Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation eine Rahmenvereinbarung zum Bezug von Dienstleistungen rund um M365 abschließen. Ausgewählte Berufsgenossenschaften erbringen IT-Services gemeinsam oder kaufen Leistungen gezielt durch eine Stelle ein und verrechnen die Leistung anschließend intern weiter. Dieses Modell kommt auch für die vorliegende Ausschreibung zur Anwendung. Die BG Verkehr als Vertragspartner übernimmt das Vertragsmanagement für insgesamt drei Beteiligte. Unter dem mit der BG Verkehr zu schließenden Vertrag auditiert werden: - BG Verkehr - BG ETEM - BGHW Die vorgenannten Berufsgenossenschaften sind aus der vorliegend ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung abrufberechtigt. Ziel ist zum einen die fortlaufende, strukturierte und Bewertung relevanter Änderungen in Microsoft 365 sowie die verständliche Einordnung ihrer Auswirkungen auf Konfiguration, Security, Compliance/Datenschutz, Betrieb und Nutzerakzeptanz im Kontext der besonderen Rolle von Unfallversicherungsträgern. Zu berücksichtigen ist, dass zukünftig weitere SaaS-Dienste aus Microsoft 365 eingeführt werden können und daher ein Evergreen-Vorgehen mit vorausschauender Bewertung, Priorisierung und konkreten Handlungsempfehlungen je Vertrag erforderlich ist. Außerdem zu beachten ist, dass neue Funktionen oder Änderungen an bereits eingeführten Funktionen einer Mitbestimmung durch den Personalrat unterliegen können. Auch hierfür sind entsprechende Bewertungen und Handlungsempfehlungen zu liefern. Zum anderen soll in größeren Abständen (jährlich) eine Konformitätsüberprüfung der Tenants hinsichtlich Datenschutz und Compliance durchgeführt werden. Eine Annäherung oder Angleichung der Tenants an einen gemeinsamen Standard über die Laufzeit der Verträge ist wünschenswert, kann dem Auftragnehmer zur Vereinfachung seiner Tätigkeiten aber nicht zugesichert werden. Für die Berufsgenossenschaften als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung gelten neben der DSGVO weitere regulatorische Anforderungen, die sich zum Beispiel aus dem zehnten Buch des Sozialgesetzbuches (SGB X) ergeben. Die dauerhafte Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus ist ein wesentliches Ziel, neben internen Daten werden sensible Personendaten versicherter Personen verarbeitet. Weitere Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

+49 40 39 80-0

Kontakt-E-Mail

vergabestelle@bg-verkehr.de

Adresse

Ottenser Hauptstr. 54, 22765 Hamburg

• Preis

  50%

  Beschreibung

  Grundlage für die Bewertung ist die Gesamtwertungssumme brutto laut Preisblatt (siehe Anlage C.8).

• Qualität

  Qualifikation und Erfahrung Leitungspersonal (30%) | Qualifikation Service Lead Evergreen Management (10%) | Qualifikation stellvertretender Service Lead Evergreen Management (5%) | Qualifikation Service Lead Compliance Analyse (10%) | Qualifikation stellvertretender Service Lead Compliance Analyse (5%) | Qualität der Leistungskonzepte (20%) | Vorgehenskonzept M365 Evergreen Management (10%) | Vorgehenskonzept M365 Compliance Audit (10%)

  50%

  Beschreibung

  Qualität der Leistung wird bewertet.

  Unterkriterien

  Qualifikation und Erfahrung Leitungspersonal

  30%

  Beschreibung

  Qualifikation und Erfahrung des für die Auftragsausführung benannten Leitungspersonals.

  Qualifikation Service Lead Evergreen Management

  10%

  Beschreibung

  Qualifikation und Erfahrung des Service Lead Evergreen Management. Nachzuweisen mittels ausgefülltem Personalprofil 1a (Vordruck C.10).

  Qualifikation stellvertretender Service Lead Evergreen Management

  5%

  Beschreibung

  Qualifikation und Erfahrung des stellvertretenden Service Lead Evergreen Management. Nachzuweisen mittels ausgefülltem Personalprofil 1b (Vordruck C.10).

  Qualifikation Service Lead Compliance Analyse

  10%

  Beschreibung

  Qualifikation und Erfahrung des Service Lead Compliance Analyse. Nachzuweisen mittels ausgefülltem Personalprofil 2a (Vordruck C.10).

  Qualifikation stellvertretender Service Lead Compliance Analyse

  5%

  Beschreibung

  Qualifikation und Erfahrung des stellvertretenden Service Lead Compliance Analyse. Nachzuweisen mittels ausgefülltem Personalprofil 2b (Vordruck C.10).

  Qualität der Leistungskonzepte

  20%

  Beschreibung

  Qualität der Leistungskonzepte.

  Vorgehenskonzept M365 Evergreen Management

  10%

  Beschreibung

  Vorgehenskonzept „M365 Evergreen Management“.

  Vorgehenskonzept M365 Compliance Audit

  10%

  Beschreibung

  Vorgehenskonzept „M365 Compliance Audit“.

• Registrierungsbescheinigung

  Beschreibung

  Eigenerklärung über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Herkunftsstaates, soweit eintragungspflichtig.

  Dokumentationsanforderung

  Der Nachweis durch Vorlage einer aktuellen Kopie des Handelsregisterauszugs oder eines alternativen aktuellen Nachweises der erlaubten Berufsausübung (nicht älter als 6 Monate ab dem Veröffentlichungstag der Auftragsbekanntmachung) wird im Verlauf des Verfahrens nur von aussichtsreichen Bietern gesondert verlangt (siehe Anlage C.9).

• Betriebshaftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Eigenerklärung über das Bestehen oder den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit marktüblichen Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügt.

  Dokumentationsanforderung

  Das Bestehen des Versicherungsschutzes ist innerhalb von 2 Wochen nach Auftragserteilung durch Vorlage einer aktuellen Versicherungsbestätigung des Versicherungsgebers über den Umfang und die Höhe der Deckung gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen. Im Falle von Bietergemeinschaften muss die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaften abgegeben werden; sie kann auch nur von einem Mitglied der Bietergemeinschaften abgegeben werden, wenn der Versicherungsschutz die Beteiligung an einer Arbeitsgemeinschaft und die Versicherung aller weiteren Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft erfasst (siehe Anlage C.9).

• Befugnis zur Erbringung von Rechtsdienstleistungen

  Beschreibung

  Eigenerklärung, dass die für die gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringenden juristischen Dienstleistungen eingesetzten Personen zur Erbringung von Rechtsdienstleistungen (§ 2 RDG) befugt sind. Befugt zur Erbringung von Rechtsdienstleistungen sind ausschließlich zugelassene Rechtsanwälte im Sinne der §§ 1 ff. BRAO. Die Befähigung zum Richteramt oder Tätigkeit als Syndikusrechtsanwalt für ein Unternehmen allein genügt nicht.

  Dokumentationsanforderung

  Der Nachweis durch Vorlage einer aktuellen Kopie der Zulassungsurkunde wird im Verlauf des Verfahrens nur von aussichtsreichen Bietern gesondert verlangt (siehe Anlage C.9).

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Mindestens 2 Referenzen aus dem Bereich M 365 Evergreen Management mit folgendem Umfang/Inhalt: a) Die Referenzleistungen wurden für einen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor erbracht. b) Gegenstand des Referenzauftrags war (mindestens) ein turnusmäßiges M365 Evergreen Management mit mindestens vier Zyklen pro Jahr bezogen auf mehrere – mindestens 5 – M365-Services in einer M 365-Umgebung mit insgesamt ≥1.500 M365-Nutzer mit Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Maßnahmenempfehlungen, strukturierter Ergebnisdokumentation sowie Gremienbegleitung (insbesondere von Regelterminen); c) Das Referenzprojekt muss abgeschlossen sein. Ein nicht abgeschlossenes Referenzprojekt genügt nur dann, wenn die Leistungen zum M365 Evergreen Management über mindestens ein (1) Jahr erbracht wurden. Die Leistung jeder Referenz muss innerhalb der letzten drei Jahre beendet worden sein, d.h. das Leistungsende jeder Referenz darf nicht mehr als drei Jahre zurückliegen. Maßgeblich ist der Monat der Absendung der Auftragsbekanntmachung (09/2023).

  Dokumentationsanforderung

  Berücksichtigt werden nur Referenzen, die folgende Angaben enthalten: • Bezeichnung der Referenz, • Name und Anschrift des Auftraggebers der Referenz (Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur auf gesondertes Verlangen), • Auftragswert in EUR netto, • Leistungszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ), • Rolle bei der Auftragsausführung (d.h. Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer), • Beschreibung der Referenz/erbrachten Leistungen, aus denen insbesondere die Erfüllung von Mindestanforderungen hervorgeht. Aus den Angaben muss die Erfüllung der obenstehenden Mindestanforderungen eindeutig hervorgehen, anderenfalls wird die Referenz nicht berücksichtigt/gewertet (siehe Anlage C.9).

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Mindestens 2 Referenzen aus dem Bereich M 365 Compliance Audit mit folgendem Umfang/Inhalt: a) Die Referenzleistungen wurden für einen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor erbracht. b) Gegenstand des Referenzauftrags war (mindestens) ein Compliance Audit bezogen auf mehrere – mindestens 5 – M365-Services (Analysegegenstände) in einer M 365-Umgebung mit ≥1 Tenant und ≥1.500 M 365-Nutzer je Tenant. c) Der Compliance Audit muss abgeschlossen sein. Der Compliance Audit gilt als abgeschlossen, wenn mindestens ein finaler Audit-Report und ein finales Rechtsgutachten als Ergebnisdokumente (keine Entwurfsfassungen) vorgelegt wurden. Die Leistung jeder Referenz muss innerhalb der letzten drei Jahre beendet worden sein, d.h. das Leistungsende jeder Referenz darf nicht mehr als drei Jahre zurückliegen. Maßgeblich ist der Monat der Absendung der Auftragsbekanntmachung (09/2023).

  Dokumentationsanforderung

  Berücksichtigt werden nur Referenzen, die folgende Angaben enthalten: • Bezeichnung der Referenz, • Name und Anschrift des Auftraggebers der Referenz (Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur auf gesondertes Verlangen), • Auftragswert in EUR netto, • Leistungszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ), • Rolle bei der Auftragsausführung (d.h. Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer), • Beschreibung der Referenz/erbrachten Leistungen, aus denen insbesondere die Erfüllung von Mindestanforderungen hervorgeht. Aus den Angaben muss die Erfüllung der obenstehenden Mindestanforderungen eindeutig hervorgehen, anderenfalls wird die Referenz nicht berücksichtigt/gewertet (siehe Anlage C.9).

• Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001

  Beschreibung

  Eigenerklärung über das Vorliegen eines Nachweises über ein praktiziertes, zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung oder die Beschreibung, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden, die einem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 entsprechen oder vergleichbar sind.

  Dokumentationsanforderung

  Der Nachweis durch Vorlage des gültigen Zertifikats einer akkreditierten Stelle (im Original oder in amtlich beglaubigter Kopie oder als elektronischer Auszug; mindestens gültig bis 31.12.2026) wird im Verlauf des Verfahrens nur von aussichtsreichen Bietern gesondert verlangt. Im Falle von Bietergemeinschaften muss der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abgegeben werden (siehe Anlage C.9).

• Informationssicherheits-Managementsystem nach DIN EN ISO 27001

  Beschreibung

  Eigenerklärung über das Vorliegen eines Nachweises über ein Informationssicherheits-Managementsystem nach DIN EN ISO 27001 in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung oder die Beschreibung, welche Maßnahmen zur Informationssicherheit getroffen werden, die einem Informationssicherheits-Managementsystem nach DIN EN ISO 27001 entsprechen oder vergleichbar sind.

  Dokumentationsanforderung

  Der Nachweis durch Vorlage des gültigen Zertifikats einer akkreditierten Stelle (im Original oder in amtlich beglaubigter Kopie oder als elektronischer Auszug; mindestens gültig bis 31.12.2026) wird im Verlauf des Verfahrens nur von aussichtsreichen Bietern gesondert verlangt. Im Falle von Bietergemeinschaften muss der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abgegeben werden (siehe Anlage C.9).

• Angabe zu Unteraufträgen

  Beschreibung

  Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

  Dokumentationsanforderung

  Siehe Anlage C.9.

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