About the bid

Assignment description

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa wydarzenia w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym: 1.1 Wizyt studyjnych członków panelu ekspertów oraz przedstawicieli MKiDN w 4 polskich miastach kandydujących do tytułu „Europejskiej Stolicy Kultury” 2029 r. 1.2 Spotkania selekcyjnego panelu ekspertów z przedstawicielami polskich miast kandydujących do tytułu „Europejskiej Stolicy Kultury” 2029 r.

Contact information

Contact phone

224210462

Contact email

alegowska@kultura.gov.pl

• Cena brutto oferty

  60%

  Description

  Punkty za kryterium „ cena brutto oferty” zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty z najniższą ceną/Cena brutto oferty badanej x 100 x 60% = liczba punktów Pod pojęciem ceny należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 168). Pod pojęciem ceny brutto należy rozumieć sumę kosztów związanych z realizacją zamówienia, jak również pominiętych a niezbędnych do wykonania zadania wraz z wszelkimi kosztami towarzyszącymi.

• Doświadczenie koordynatora

  40%

  Description

  Zamawiający przyzna punkty w odniesieniu do wykazanego, dodatkowego doświadczenia osoby, odpowiedzialnej za organizację i koordynację realizacji przedmiotu zamówienia. Osoba ta musi spełniać minimalne wymagania opisane w warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający będzie przyznawał punkty w niniejszym kryterium za dodatkowe (powyżej doświadczenia minimalnego określonego warunkiem udziału w postępowaniu) doświadczenie dla osoby wskazanej przez Wykonawcę jako osoby odpowiedzialnej za organizację i koordynację realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca wskazując do punktowania doświadczenia ww. osoby w niniejszym kryterium w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik Nr 2 do Umowy zobowiązany jest wskazać tą samą osobę w Formularzu ofertowym z tą, która zostanie wskazana następnie w Wykazie osób wskazanych do realizacji zamówienia składanym na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu. W przypadku zmiany wskazanej do niniejszego kryterium osób na etapie realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zastępstwo tej osoby o doświadczeniu nie mniejszym niż osoby, którą Wykonawca wskazał w Formularzu ofertowym, a za której wykazane doświadczenie zostały przyznane punkty. Zamawiający dokona oceny wykazanego w Formularzu ofertowym, doświadczenia i przyzna punkty zgodnie z poniższym opisem, tj. zamawiający przyzna punkty za wskazanie doświadczenia osoby odpowiedzialnej za koordynację przedmiotu zamówienia przez cały okres trwania umowy, która w ostatnich 3 latach od dnia składania oferty uczestniczyła w koordynowaniu co najmniej:

  Evaluation Method

  Punkty za kryterium „Doświadczenie koordynatora realizacji przedmiotu zamówienia” zostaną obliczone w następujący sposób:

  Zamawiający przyzna punkty za wskazanie doświadczenia osoby odpowiedzialnej za koordynację przedmiotu zamówienia przez cały okres trwania umowy, która w ostatnich 3 latach od dnia składania oferty uczestniczyła w koordynowaniu co najmniej:

  1. Trzech usług, z których każda łącznie spełniała poniższe warunki:

     • polegała na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji lub seminarium lub kongresu lub szkolenia lub warsztatów)
     • polegała na zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia rozumianej jako wykonywanie czynności związanych z realizacją wydarzenia, w tym co najmniej czynności dotyczących aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz zapewnienia odpowiedniego sprzętu multimedialnego i technicznego w tym nagłośnienia oraz zapewnienia osób do obsługi recepcyjnej;
     • polegała na zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów;
     • zorganizowana była dla co najmniej 50 osób;
     • – 1 pkt

  2. Czterech usług, z których każda łącznie spełniała poniższe warunki:

     • polegała na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji lub seminarium lub kongresu lub szkolenia lub warsztatów)
     • polegała na zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia rozumianej jako wykonywanie czynności związanych z realizacją wydarzenia, w tym co najmniej czynności dotyczących aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz zapewnienia odpowiedniego sprzętu multimedialnego i technicznego w tym nagłośnienia oraz zapewnienia osób do obsługi recepcyjnej;
     • polegała na zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów;
     • zorganizowana była dla co najmniej 50 osób;
     • – 2 pkt

  3. Pięciu i więcej usług, z których każda łącznie spełniała poniższe warunki:

     • polegała na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji lub seminarium lub kongresu lub szkolenia lub warsztatów)
     • polegała na zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia rozumianej jako wykonywanie czynności związanych z realizacją wydarzenia, w tym co najmniej czynności dotyczących aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz zapewnienia odpowiedniego sprzętu multimedialnego i technicznego w tym nagłośnienia oraz zapewnienia osób do obsługi recepcyjnej;
     • polegała na zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów;
     • zorganizowana była dla co najmniej 50 osób.
     • – 3 pkt

  Zamawiający po przyznaniu punktów wg powyżej opisanych zasad dokona przeliczenia punktów z uwzględnieniem wagi kryterium.

• Reference projects

  Description

  Wykonawca wykonał lub wykonuje należycie co najmniej dwie usługi w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (lub krócej, jeśli działalność jest krótsza). Każda z tych usług musiała polegać na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji, seminarium, kongresu, szkolenia lub warsztatów), zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia (w tym aranżacji przestrzeni konferencyjnej, sprzętu multimedialnego i technicznego, nagłośnienia oraz obsługi recepcyjnej), zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów, oraz była zorganizowana dla co najmniej 50 osób. Jedna usługa oznacza jeden kontrakt/umowę. Nie dopuszcza się łączenia kilku zamówień sumujących się do wskazanej wartości. Jeśli usługa realizowana była w ramach usługi zawierającej większy zakres, Wykonawca zobowiązany jest wskazać tę część usługi, która obejmuje tylko organizację wydarzeń w ww. zakresie i wykazać ich wartość. W przypadku realizacji zamówienia w ramach konsorcjum, Wykonawca musi wykazać, że faktycznie brał udział w realizacji tej części zamówienia, której dotyczy warunek. Zamawiający nie dopuszcza wykazywania doświadczenia grupy wykonawców, której Wykonawca był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się o wyjaśnienia i dowody (np. umowę konsorcjum, faktury). W przypadku dokumentów zawierających kwoty w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przeliczy je na złoty polski według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu zakończenia realizacji zamówienia.

  Documentation Requirement

  Dokumentacja potwierdzająca spełnienie warunku doświadczenia, w tym szczegółowy opis wykonanych usług, ich zakres, liczbę uczestników, zapewnione usługi (organizacja wydarzenia, obsługa techniczno-logistyczna, noclegi). W przypadku konsorcjum, dowody faktycznego udziału w realizacji danej części zamówienia (np. umowa konsorcjum, faktury).

• Kwalifikacje zawodowe personelu

  Description

  Wykonawca dysponuje albo będzie dysponował co najmniej jedną osobą odpowiedzialną za koordynację realizacji przedmiotu zamówienia przez cały okres trwania umowy. Osoba ta w okresie ostatnich trzech lat koordynowała co najmniej dwie usługi, z których każda łącznie spełniała poniższe warunki: polegała na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji, seminarium, kongresu, szkolenia lub warsztatów), polegała na zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia (w tym aranżacji przestrzeni konferencyjnej, sprzętu multimedialnego i technicznego, nagłośnienia oraz obsługi recepcyjnej), polegała na zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów, oraz była zorganizowana dla co najmniej 50 osób.

  Documentation Requirement

  Dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje i doświadczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację, w tym opis koordynowanych usług, ich zakres, liczbę uczestników, zapewnione usługi (organizacja wydarzenia, obsługa techniczno-logistyczna, noclegi).

See the full notice