About the bid

Assignment description

Prin atribuirea Acordului-cadru și a viitoarelor contracte subsecvente, se urmărște asigurarea serviciilor de arhivare și depozitare, în spaţii special amenajate, pentru documentele create și deținute de către instituțiile: Sectorul 1 al Municipiului București (S1MB), Direcția Generală de Impozite și Taxe Locale Sector 1 (DGITLS1), Direcția de Utilități Publice, Salubrizare și Protecția Mediului Sector 1 (DUPSPMS1), în conformitate cu prevederile legislației în vigoare privind arhivarea și depozitarea, respectiv ale Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale. Principalele activităti solicitate sunt: Relocarea fondului arhivistic existent:  Preluarea documentelor din depozitele existente;  Transportul documentelor în condiții de siguranță la noul depozit;  Ordonarea cronologică pe servicii și termene de păstrare a fondului arhivistic în depozit;  Așezarea unitară a documentelor din cadrul fondului arhivistic; Gestionarea depozitului intermediar (doar pentru Sectorul 1 al Municipiului Bucuresti):  Preluarea documentelor de la compartimentele din cadrul Sectorului 1 al Municipiului București;  Depozitarea documentelor în ordine pe rafturi;  Gestionarea documentelor depozitate;  Predarea și transportul documentelor spre depozitul prestatorului. Arhivarea documentelor:  Constituirea unităților arhivistice;  Numerotarea filelor și certificarea dosarelor;  Inventarierea documentelor;  Selecționarea documentelor cu termen de păstrare expirat;  Restaurarea documentelor;  Actualizarea Nomenclatorului Arhivistic. Digitizarea documentelor:  Digitizarea (scanarea) documentelor existente în arhiva fizică;  Indexarea fișierelor rezultate într-o bază de date;  Încărcarea documentelor scanate și indexarea într-o platformă electronică pentru accesarea de către persoanele desemnate din cadrul fiecărei entități contractante. Depozitarea documentelor:  Asigurarea condițiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor și pentru protecția lor față de acțiunea agenților de deteriorare;  Ordonarea cronologică pe servicii și termene de păstrare a fondului arhivistic în depozit;  Așezarea unitară a documentelor din cadrul fondului arhivistic. Gestionarea curentă a fondului arhivistic și curieratul documentelor solicitate fizic de achizitor:  Preluarea în gestiune a documentelor;  Gestionarea arhivei;  Organizarea activității de curierat a documentelor solicitate de către achizitor. Platforma electronică pentru accesul la documente scanate:  Accesarea platformei din orice browser web pentru utilizatori din cadrul fiecărui serviciu al achizitorului;  Permisiuni de accesare a platformei pentru un număr nelimitat de utilizatori.

Contact information

Contact name

Maria Mirabela Beliciu

Contact phone

+40213191013

Contact email

mirabela.beliciu@primarias1.ro

Address

Strada: Banul Manta, nr. 9, 011222 Bucuresti

• Pretul ofertei

  80%

  Description

  Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional, astfel: P(n) = (Pret minim ofertat / Pret n) x punctaj maxim alocat.

  Evaluation Method

  Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional.

• Experiența deținută de personalul de specialitate

  Experiența managerului de proiect (10%) | Experiența coordonatorului tehnic arhivare fizică (5%) | Experiența coordonatorului tehnic digitizare/indexare (5%)

  20%

  Description

  Experiența deținută de personalul de specialitate, împărțită în: Factor 2.1. - Experiența deținută de către managerul de proiect (E-MP) – 10 puncte; Factor 2.2. - Experiența deținută de către coordonatorul tehnic al echipei arhivare fizică (E-CTEAF) – 5 puncte; Factor 2.3. - Coordonator tehnic echipă digitizare/indexare (E-CTED) – 5 puncte.

  Sub-criteria

  Experiența managerului de proiect

  10%

  Description

  Factor 2.1. - Experiența deținută de către managerul de proiect (E-MP) - 10 puncte

  Evaluation Method

  Punctajul (E-MP = maxim 10 puncte) se acordă astfel: * Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 5 pct. * Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 7 pct. * Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 10 pct.

  Experiența coordonatorului tehnic arhivare fizică

  5%

  Description

  Factor 2.2. - Experiența deținută de către coordonatorul tehnic al echipei arhivare fizică (E-CTEAF) – 5 puncte

  Evaluation Method

  Punctajul (E-CTEAF = maxim 5 puncte) se acordă astfel: * Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct. * Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 3 pct. * Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 5 pct.

  Experiența coordonatorului tehnic digitizare/indexare

  5%

  Description

  Factor 2.3. - Coordonator tehnic echipă digitizare/indexare (E-CTED) – 5 puncte

  Evaluation Method

  Punctajul (E-CTED = maxim 5 puncte) se acordă astfel: * Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct. * Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 3 pct. * Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 5 pct.

• Certificate of registration

  Description

  Operatorii economici care depun ofertă trebuie să facă dovada că dețin o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul acordului-cadru. Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți și/sau terți susținători care vor completa informațiile aferente situației lor pentru partea pe care o subcontractează/susțin în cadrul acordului-cadru.

  Documentation Requirement

  În vederea îndeplinirii cerinței, se va completa și prezenta DUAE, Partea IV Criterii de selecție, A: Capacitatea de a corespunde cerințelor, în conformitate cu art. 193 alin. (1), (2) și (3) din Legea 98/2016, de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, până la termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor, în scopul de a face dovada preliminară a îndeplinirii cerințelor de calificare. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează sa fie prezentate, la solicitarea Autorității Contractante, de către operatorii economici clasați pe primele trei locuri în urma clasamentului intermediar întocmit la finalizarea ofertelor, conform criteriului de atribuire. În situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din acord cadru pe care o vor realiza.

• Autorizații de funcționare și securitate la incendiu

  Description

  Operatorii economici trebuie să demonstreze faptul că pot presta serviciile care fac obiectul prezentei achiziții (păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor), denumite servicii arhivistice, conform autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale precum și că, depozitul de arhivă deține autorizație de securitate la incendiu din partea Inspectoratului pentru Situații de Urgență. Prestatorul trebuie să dețină următoarele documente: Autorizații de funcționare emise de catre Arhivele Nationale pentru serviciile ahivistice de: a) Păstrare și conservare b) Restaurare c) Legătorie d) Prelucrare arhivistică e) Utilizare a documentelor. Prestatorul trebuie să prezinte pentru spațiul destinat desfășurării serviciilor Autorizația de securitate la incendiu emisă de către Inspectoratul pentru Situații de Urgență.

  Documentation Requirement

  Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative, respectiv copii ale autorizațiilor solicitate, vor fi prezentate la solicitarea autorității contractante, doar de ofertanții clasați pe primele 3 locuri. În situația în care vor fi executate părți din acordul-cadru/contractele subsecvente de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți pentru partea din contract pe care o vor realiza.

• Cifră de afaceri generală

  Description

  Media cifrei de afaceri generală pentru ultimele trei exerciții financiare (2022, 2023, 2024), a operatorului economic, să fie de cel puțin 2.400.000 lei sau echivalentul în altă monedă. Pentru conversia în lei, dacă situațiile financiare sunt întocmite în altă monedă, se va lua în considerare cursul mediu comunicat de către Banca Națională a României pentru anul respectiv.

  Documentation Requirement

  Se va completa și prezenta DUAE - Partea IV: Criterii de selecție, B: Situația economică și financiară, în conformitate cu art. 193, alin. (1), (2) și (3) din Legea 98/2016, de către operatorii economici (lider, asociat, subcontractant, terț susținător) participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, până la termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, în scopul de a face dovada preliminară a îndeplinirii cerințelor de calificare. La solicitarea Autorității Contractante, operatorii economici clasați pe primele trei locuri în urma clasamentului intermediar întocmit la finalizarea ofertelor, conform criteriului de atribuire, vor prezenta, în vederea probării celor asumate prin DUAE, următoarele documente doveditoare: Bilanțurile contabile pentru anii 2022, 2023, 2024, vizate și înregistrate de organele competente sau orice document echivalent din care să rezulte cifra de afaceri (ex. rapoarte de audit financiar întocmite de entități specializate, sau balanțe de verificare asumate de operatorul economic, în cazul în care situațiile aferente anului financiar încheiat nu au fost încă definitivate conform prevederilor legislației incidente în domeniu). În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, formularele și documentele solicitate mai sus, vor fi prezentate de către fiecare membru al grupului. De asemenea, se va depune și Acordul de asociere. În cazul asocierii de operatori economici în vederea depunerii unei oferte comune, cerințele privind capacitatea economică și financiară pot fi îndeplinite prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. Capacitatea economică si financiară a operatorului economic poate fi susținută. Terțul/terții sustinator/i vor prezenta informațiile aferente situației lor. De asemenea, se va depune și Acordul de susținere. Odată cu angajamentul de susținere se vor prezenta documente din care să rezulte modul efectiv prin care tertul/tertii va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexă la respectivul angajament.

• Asigurare de răspundere profesională

  Description

  Operatorii economici trebuie să facă dovada că dețin o poliță de asigurare de răspundere profesională valabilă care să acopere riscurile specifice activităților de arhivare. Polița va fi emisă de o societate de asigurare autorizată și va acoperi erori, omisiuni sau neglijențe profesionale apărute în cursul prestării serviciilor de arhivare. Polița de asigurare va fi valabilă pe toată durata acordului-cadru. Valoarea minimă a asigurării va fi de 5.000.000 lei.

  Documentation Requirement

  Se va completa și prezenta DUAE - Partea IV: Criterii de selecție, B: Situația economică și financiară, în conformitate cu art. 193, alin. (1), (2) și (3) din Legea 98/2016, de către operatorii economici (lider, asociat, subcontractant, terț susținător) participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, până la termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, în scopul de a face dovada preliminară a îndeplinirii cerințelor de calificare. La solicitarea Autorității Contractante, operatorii economici clasați pe primele trei locuri în urma clasamentului intermediar întocmit la finalizarea ofertelor, conform criteriului de atribuire, vor prezenta, în vederea probării celor asumate prin DUAE, următoarele documente doveditoare: copie conformă cu originalul a poliței de asigurare profesională, însoțită, dacă este cazul, de traducere autorizată în limba română. Dacă ofertantul este o reprezentat de o asociere a operatorilor economici, valoarea minimă solicitată a asigurării profesionale va putea fi îndeplinită prin cumulul polițelor de asigurare deținute de toți membrii asocierii.

• Reference projects

  Description

  Ofertantul va face dovada experienței similare, în conformitatea cu prevederile art. 179 lit. b), din Legea nr. 98/2016, astfel: Operatorii economici (ofertant individual sau asociere de operatori economici) trebuie să facă dovada că au prestat, în ultimii 3 ani, servicii similare cu cele care fac obiectul contractului, respectiv servicii integrate de arhivare si depozitare a documentelor de arhivă, în valoare cumulată de cel puțin 2.400.000 lei, fără TVA, la nivelul a maxim 10 contracte. Prin servicii similare prestate, se înțelege dovedirea faptului că acestea au fost recepționate în cadrul perioadei de 3 ani calculată de la data limită de depunere a ofertelor stabilită conform anunțului de participare. Ultimii 3 ani se raportează la termenul limită de depunere a ofertelor cu aplicarea corespunzătoare a prevederilor art. 13 din Instrucțiunea ANAP nr. 2/2017. În cazul în care autoritatea contractantă este nevoită, indiferent de motive, să procedeze la decalarea termenului limită stabilit pentru depunerea ofertelor, publicând în acest sens o erată, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru toți operatorii care au prezentat dovada finalizării contractului de experiență similară în intervalul de timp nou rezultat. Nu se iau în considerare contractele aflate în derulare și nerecepționate deloc la data limită de depunere a ofertelor.

  Documentation Requirement

  Se va completa și prezenta DUAE - Partea IV: Criterii de selecție, C: Capacitatea tehnică și profesională, în conformitate cu art. 193, alin. (1), (2) și (3) din Legea 98/2016, de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, până la termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, în scopul de a face dovada preliminară a îndeplinirii cerințelor de calificare. În vederea îndeplinirii cerinței, în conformitate cu prevederile art. 12 din Instrucțiunea ANAP nr. 2/2017, vor fi completate următoarele: Numărul și data contractului invocat drept experiență similară; Obiectul serviciilor astfel încât să fie furnizate toate informațiile solicitate și necesare pentru a se verifica îndeplinirea cerinței privind experiența similară; Beneficiarii, indiferent dacă aceștia sunt autorități contractante sau clienți privați; Perioada, mai exact intervalul periodic (data de început și data de finalizare) în care s-au prestat serviciile; Valoarea serviciilor prestate (în lei, fără TVA) în perioada solicitată (ultimii 3 ani); Data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea pentru care a fost responsabil; Certificări din partea beneficiarului/ beneficiarilor care să precizeze dacă serviciile au fost prestate în conformitate cu normele profesionale în vigoare. Operatorii economici clasați pe primele trei locuri în urma clasamentului intermediar întocmit la finalizarea ofertelor după aplicarea criteriului de atribuire, la solicitarea Autorității Contractante, vor prezenta următoarele documentele justificative, fără a se limita la acestea, enumerarea nefiind cumulativă: copii ale unor părți relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit; certificate de predare-primire; recomandări; procese-verbale de recepție; certificări de bună execuție; certificate constatatoare, prin care se confirmă că în ultimii 3 ani (raportați la data limită de depunere a ofertelor), a prestat serviciile invocate ca experiență similară. Aceste documente vor fi prezentate și de către ofertantul asociat/ terțul susținător în situația în care resursele acestuia au fost luate în considerare pentru îndeplinirea cerinței. Autoritatea Contractantă are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor care fac obiectul contractului prezentat drept experiență similară, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant. Aceste documente vor fi prezentate și de către ofertantul asociat, în situația în care resursele acestuia au fost luate în considerare pentru îndeplinirea cerinței. Operatorii economici nerezidenți vor prezenta copiile respective însoțite de traducerea autorizată a acestora în limba română. În cazul în care un operator economic prezintă pentru îndeplinirea cerinței de calificare contracte ce au fost executate într-o asociere, vor fi avute în vedere părțile/valorile executate de operatorii economici. În situația în care operatorul economic a prestat servicii în calitate de subcontractant în contractul prezentat drept experiență similară, va prezenta documente prin care antreprenorul general confirmă respectivele servicii, iar beneficiarul final al contractului atestă faptul că operatorul a avut calitatea de subcontractant. Asociatul/asociații nominalizați/terții susținători va/vor prezenta o declarație distinctă în care se vor cuprinde informațiile solicitate. În cazul în care, într-un contract de achiziție publică încheiat de o autoritate contractantă/ instituție publică, ofertantul a avut calitatea de subcontractat, beneficiarul la care fac referire cerințele de mai sus, este autoritatea contractantă/instituția publică și nu operatorul economic care având calitatea de prestator/furnizor în contractul de achiziție publică a subcontractat prestarea/furnizarea unei părți din acesta. Astfel, documentele reprezentând certificări de bună execuție vor fi emise sau contrasemnate de autoritatea contractantă/instituție publică, aceasta fiind beneficiarul serviciilor. Nu vor fi acceptate documente emise/contrasemnate doar de contractantul inițial pentru care ofertantul a avut calitatea de subcontractant. Rațiunea acestei mențiuni are la bază prevederile art. 218, alin (4) din Legea 98/2016. În vederea îndeplinirii cerinței de calificare se vor depune documente emise sau contrasemnate de către beneficiarul final al serviciilor. Documentele trebuie să fie datate, semnate în clar și fără prescurtări.

• Proporția de subcontractare

  Description

  În cazul în care are intenția să subcontracteze parte/ părți din acordul-cadru, ofertantul are obligația de a preciza partea/ părțile din acordul-cadru pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși. Ofertantul are obligaţia de a cuprinde în oferta sa denumirea subcontractanților şi datele de contact ale acestora, partea/părţile din contract care urmează a fi îndeplinite de către subcontractanți, procentul la care se ridică partea/ părţile respective, precum şi acordul subcontractanților cu privire la aceste aspecte. Autoritatea contractantă va verifica existenţa unei situaţii de excludere prevăzute la art. 164, 165 şi 167 în legătură cu subcontractanții propuşi. În cazul în care este identificată o situaţie de excludere, cu aplicarea în mod corespunzător a dispoziţiilor art. 171 din Legea nr. 98/ 2016, autoritatea contractantă va solicita ofertantului, o singură dată, să înlocuiască un subcontractant în legătură cu care a rezultat, în urma verificării, că se afla în această situaţie. Noii subcontractanti au obligaţia de a prezenta o declaraţie pe propria răspundere prin care îşi asumă respectarea prevederilor caietului de sarcini şi a propunerii tehnice depuse de către contractant la ofertă, aferentă activităţii supuse subcontractării. Operatorul economic are dreptul, să invoce susținerea unui/unor terț/terți în ceea ce privește îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnică și profesională, indiferent de natura relațiilor juridice existente între operatorul economic și terțul/terții respectiv/respectivi, prezentând un angajament în acest sens din partea terțului/terților. Odată cu angajamentul de susținere, ofertantul are obligația să prezinte documente transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. Resursele privind capacitatea tehnică și profesională a subcontractanților declarați se vor lua în considerare pentru partea lor de implicare în acordul-cadru care urmează sa fie îndeplinit, dacă sunt prezentate documente relevante în acest sens de către ofertantul care invocă susținerea din partea subcontractanților, potrivit prevederilor art. 93, alin. (3) din Legea 98/2016 și a prevederilor art. 48 din H.G. nr. 395/2016 cu modificările si completările ulterioare.

  Documentation Requirement

  Se va completa și prezenta DUAE - Partea IV: Criterii de selecție, C: Capacitatea tehnică și profesională, în conformitate cu art. 193, alin. (1), (2) și (3) din Legea 98/2016, de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, până la termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor, în scopul de a face dovada preliminară a îndeplinirii cerințelor de calificare. Ofertantul va completa câmpurile corespunzătoare din DUAE cu privire la subcontractare. Subcontractanții nominalizați în ofertă vor completa DUAE cu informațiile aferente situației lor în conformitate cu art. 193 alin. (3) din Legea nr. 98/2016, vor respecta aceleași obligații ca și ofertanții, în domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă, stabilite prin legislația adoptată la nivelul Uniunii Europene, legislația națională sau alte norme obligatorii, conform prevederilor art. 55 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 și vor depune Formularul nr. 5 - Declarația privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 59 - 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, respectând obligațiile privind evitarea conflictului de interese conform prevederilor art. 60 din Legea nr. 98/2016. Nedepunerea acordului de asociere, acordului de subcontractare și a angajamentului terțului (împreuna cu documentele anexa la angajament) odată cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificări pentru eventualele inadvertențe de formă ale informațiilor cuprinse în secțiunile DUAE, atât ale ofertantului/ candidatului, cât și ale subcontractantului/ terțului susținător, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii de atribuire.

See the full notice