Udbud af fælles affaldssystem til Nordværk

Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Nordværk I/S udbyder anskaffelse, implementering og efterfølgende drift og vedligeholdelse af et nyt fagsystem til administration og understøttelse af affaldsindsamlingen, herefter benævnt Løsningen. Anskaffelsen gennemføres med henblik på at erstatte den nuværende systemunderstøttelse af Nordværks renovationsområde og etablere en samlet, tidssvarende og fremtidssikret Løsning, der kan understøtte de forretningsprocesser, som knytter sig til administration, planlægning, sagsbehandling, udførelse, registrering, opfølgning og dokumentation af affaldsindsamlingen. Anskaffelsen omfatter levering og implementering af Løsningen samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere og tage Løsningen i brug. Dette omfatter blandt andet afklaring og konfiguration, migrering og etablering af relevante data, etablering og tilpasning af Integrationer, test, uddannelse, dokumentation, idriftsættelse samt efterfølgende drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling i overensstemmelse med Kontrakten og Kontraktens bilag. Løsningen skal understøtte Nordværks samlede værdikæde på renovationsområdet fra en borgers eller kundes ordning, henvendelse eller bestilling til planlægning og udførelse af den konkrete renovationsopgave samt efterfølgende registrering, sagsbehandling, opfølgning, controlling, dokumentation og grundlag for afregning. Anskaffelsen indgår i Nordværks arbejde med at sikre en effektiv, sammenhængende og datadrevet administration og drift af affaldsindsamlingen. Løsningen skal understøtte standardiserede og kontrollerbare arbejdsgange, høj datakvalitet, reduceret behov for manuelle processer samt bedre muligheder for styring, opfølgning og løbende udvikling af renovationsområdet. Løsningen skal samtidig kunne indgå hensigtsmæssigt i Nordværks øvrige systemlandskab og understøtte organisatoriske, driftsmæssige og teknologiske ændringer over Kontraktens løbetid. Løsningens overordnede formål er navnlig: i) at understøtte sammenhængende og effektive arbejdsgange inden for kundeadministration, sagsbehandling, driftsplanlægning, opgaveudførelse, registrering, controlling og opfølgning, ii) at understøtte den operationelle affaldsindsamling for både Nordværks egne og eksterne renovatører, herunder planlægning, ruter, Navigation, registrering af udførte opgaver, håndtering af afvigelser og driftsmæssig opfølgning, og iii) at etablere et fleksibelt og fremtidssikret systemgrundlag med høj datakvalitet og gode muligheder for integration, konfiguration, automatisering, rapportering og løbende videreudvikling. De forretningsprocesser og den funktionalitet, der er gældende for Løsningen, er nærmere beskrevet i udbudsmaterialets Bilag 3 – Leverancebeskrivelse. Løsningen forventes at skulle understøtte flere forskellige interne og eksterne brugergrupper. Dette omfatter blandt andet ca. 186-200 interne renovationsmedarbejdere, 55-65 administrative medarbejdere, 10-20 administratorer/superbrugere, 40-50 administrative brugere hos eksterne renovatører samt 100-110 renovationsmedarbejdere hos eksterne renovatører. Brugergrupperne vil have forskellige roller og adgangsbehov i Løsningen. Løsningen skal etableres på en teknisk platform, der understøtter de krav til tilgængelighed, sikkerhed, integration, skalerbarhed, drift og videreudvikling, der fremgår af Kontrakten og Kontraktens bilag. De nærmere tekniske krav til Løsningen og dens etablering fremgår af udbudsmaterialets relevante bilag. Løsningen skal have en åben, gennemsigtig og veldokumenteret arkitektur og skal kunne indgå i Nordværks samlede systemlandskab. Leverandøren skal levere og vedligeholde den Dokumentation, der er nødvendig for blandt andet drift, administration, Integrationer, konfiguration, fejlsøgning og videreudvikling af Løsningen, i overensstemmelse med kravene i Kontrakten og Kontraktens bilag. Løsningen understøtter forretningskritiske processer i forbindelse med den daglige administration og udførelse af affaldsindsamlingen. Der stilles derfor krav til blandt andet Løsningens tilgængelighed, stabilitet, sikkerhed, sporbarhed og dataintegritet, således at data og registreringer kan anvendes pålideligt i den operationelle drift, kundebetjening, sagsbehandling, controlling, dokumentation og som grundlag for afregning. Løsningen skal integreres med en række af Nordværks øvrige systemer og tekniske løsninger. Dette omfatter blandt andet relevante snitflader til afregningssystem, GIS- og datagrundlag, selvbetjeningsløsninger, registreringsudstyr, vejesystemer og øvrige tredjepartsløsninger, hvor dataudveksling er nødvendig for at understøtte sammenhængende arbejdsgange. De konkrete krav til Integrationer og snitflader fremgår af udbudsmaterialets relevante bilag. Udbuddet indeholder endvidere en række optioner på yderligere funktionalitet og leverancer, som Nordværk kan vælge at gøre brug af i overensstemmelse med Kontrakten. De konkrete optioner og vilkårene herfor fremgår af Kontrakten og Kontraktens bilag, herunder Bilag 3 – Leverancebeskrivelse. Ibrugtagning af Løsningen skal ske efter gennemførelse af de aftalte aktiviteter vedrørende blandt andet afklaring, konfiguration, datamigrering, Integrationer, test, uddannelse og godkendelse. Den nærmere fremgangsmåde og tidsplan for implementering og Ibrugtagning fastlægges i overensstemmelse med Kontrakten og de relevante bilag. Kontrakten indeholder således en implementeringsperiode på op til 12 måneder samt efter Ibrugtagning en driftsperiode på 6 år med mulighed for forlængelse på 2 gange 12 måneder.Hovedtræk i procedurenUdbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslovens §§ 61-66 (LBK nr. 116 af 3. februar 2025). Nordværk har behov for at anskaffe en kompleks IT-løsning i form af et Renovationssystem, som ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra a. Der er således tale om en IT-løsning, der skal udvikles og tilpasses Kundens tekniske platforme med migrering af data, integration med øvrige it-systemer mv.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Morten Denaa

Kontakttelefon

98156566

Kontakt e-mail

mde@nordvaerk.dk

Adresse

Troensevej 2, 9220 Aalborg Øst

• Pris

  25%

  Beskrivelse

  Evalueringen af underkriteriet "Pris" er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 9.A. De enkelte priselementer og deres respektive vægtning er beskrevet i Bilag 9.A. Priselementerne vil blive inkluderet i evaluering med deres respektive vægtning og på bag-grund heraf vil Kunden beregne en Evalueringsteknisk Pris.

• Funktionalitet

  40%

  Beskrivelse

  Evalueringen af underkriteriet "Funktionalitet" er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af Kundens Evalueringskrav (”EK”) i Bilag 3 Leverancebeskrivelse. Besvarelsen af Evalueringskravene i Bilag 3 skal indsættes i Leverandørens Bilag 3.A. Det fremgår af Bilag 3 hvad Kunden vil tillægge positiv vægt i evalueringen af Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte krav henhørende under dette delkriterium.

• Implementeringsydelser

  Tidsplan | CV’er | Metoder og værktøjer

  20%

  Beskrivelse

  Evalueringen af underkriteriet "Implementeringsydelser" er baseret på følgende delkriterier: - Tidsplan - CV’er - Metoder og værktøjer Der henvises til Bilag A for en nærmere beskrivelse af underkriteriet og evalueringen.

  Underkriterier

  Tidsplan

  Beskrivelse

  Delkriterium for implementeringsydelser.

  CV’er

  Beskrivelse

  Delkriterium for implementeringsydelser.

  Metoder og værktøjer

  Beskrivelse

  Delkriterium for implementeringsydelser.

• Driftsydelser

  Drift, vedligeholdelse og support | Servicemål

  15%

  Beskrivelse

  Evalueringen af underkriteriet "Driftsydelser" er baseret på følgende delkriterier: - Drift, vedligeholdelse og support - Servicemål Der henvises til Bilag A for en nærmere beskrivelse af underkriteriet og evalueringen.

  Underkriterier

  Drift, vedligeholdelse og support

  Beskrivelse

  Delkriterium for driftsydelser.

  Servicemål

  Beskrivelse

  Delkriterium for driftsydelser.

• Minimum omsætning

  Beskrivelse

  Det er et mindstekrav, at ansøger som minimum havde en omsætning på DKK 2 mio. i det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

• Positiv egenkapital

  Beskrivelse

  Det er et mindstekrav, at ansøger havde en positiv egenkapital i det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal i ESPD del IV.C: “Teknisk og faglig formåen” vedlægge de op til 3 betydeligste sammenlignelige referencer, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.1 om "Beskrivelse af udbuddet”, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Med udført inden for de sidste 3 år menes, at referencerne ikke må være afsluttet tidligere, end den dato der nås, når der regnes 3 år baglæns fra datoen for aflevering af prækvalifikationsansøgning. Referencer ældre end dette vil ikke blive inddraget. Referencer der endnu ikke er endeligt færdiggjort, kan inddrages i ansøgningen, men det er i givet fald vigtigt at ansøger anfører, hvad der er udført for referencen på ansøgningstidspunktet. Hver reference bør indeholde: • En beskrivelse af den specifikke leverance herunder formål, omfang og delleverancer, i den leverede løsning • Information om Kunden • Information om hvornår projektet blev udført (start og slutdato, hvis det er slut) • Information om den estimerede kontraktsum (hvis muligt) • Information om ansøgerens rolle og ansvar i leverancen Mangler eller uklarheder i beskrivelsen af ovenstående kan have negativ betydning for udvælgelsen. Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders referencer (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller hvis ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal information vedrørende ESPD del IV.C angives i et separat ESPD for hver af de deltagende enheder. Referencelisten må ikke overstige de 3 mest sammenlignelige og relevante referencer. Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders kapacitet (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), vil det maksimale antal referencer, der skal indsendes, fortsat skulle respekteres og må således ikke overstige 3, når de lægges sammen. Skulle ansøgningen alligevel inkludere mere end 3 referencer, vil Ordregiver inddrage de 3 seneste referencer regnet fra datoen for endelig levering (referencer der endnu ikke er færdiggjort, vil i så fald ikke blive inkluderet). Referencerne bør overholde følgende begrænsning på antal tegn: Hver referencebeskrivelse bør ikke overstige 4.000 antal tegn uden mellemrum. Der stilles ikke mindstekrav til teknisk og faglig formåen. Udvælgelsen af de ansøgere, der indkaldes til at afgive tilbud, vil ske på baggrund af en vurdering af de ansøgere, der har de mest relevante sammenlignelige referencer. Nordværk vil vurdere ansøgerne og deres referencer på baggrund, i hvor høj grad referencerne demonstrerer erfaring med følgende elementer, opført i prioriteret rækkefølge: 1. Kortlægning og migrering af store, komplekse og forskelligartede datamængder, herunder historiske data fra et eller flere eksisterende fagsystemer. 2. Implementering af sammenhængende funktionalitet på tværs af kundeadministration, Driftsadministration og chauffør-/navigationsløsning. Dette omfatter bl.a. kunde- og beholderadministration, ændringer og sagsbehandling, opsætning af ordninger, ruter og tømninger samt chaufførens gennemførelse og registrering af opgaver via tablet- og mobil løsning. 3. Levering af en standardbaseret selvbetjeningsløsning, som understøtter relevante processer på affaldsområdet og er integreret med fagsystemet. 4. Levering til kommunalt ejede affaldsselskaber, herunder løsninger, der understøtter flere ejerkommuner på samme platform med forskellige ordninger, serviceniveauer, regler og takster. 5. Automatisering af gentagne og manuelle sagsbehandlingsprocesser. 6. Anvendelse af åbne og dokumenterede snitflader, der understøtter integration til andre systemer og mulighed for videreudvikling af det samlede systemlandskab.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal i ESPD del IV.C: “Teknisk og faglig formåen” vedlægge de op til 3 betydeligste sammenlignelige referencer, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.1 om "Beskrivelse af udbuddet”, der er udført i løbet af de sidste 3 år.

Se hele udbudsbekendtgørelsen