Anskaffelse av konsulenttjeneste for å utrede mulighetene for videre utvikling av lokal ledelse og samledelse i soknene i Trondheim

Det skal gjennomføres en kartlegging av de daglige lederne i menighetene sin arbeidssituasjon som inkluderer alle de tjenester og oppdragsgivere som påvirker denne arbeidssituasjonen, herunder også de daglige ledernes egen forståelse av disse aktørene og de daglige ledernes egen arbeidsutførelse. Det skal foreslås tiltak som kan bedre situasjonen. Å øke den administrative bemanningen er i utgangspunktet ikke en løsning. Det skal i stedet vurderes muligheter for forenklinger, tydeliggjøring av grensesnitt for ansvar og oppgaver (bl.a. de «foreldreløse oppgavene») mellom aktører og beskrive konsekvenser av dette. Dersom andre støttespillere skal ta mer ansvar i oppgaveløsningen, hvilke er i så fall dette, hva medfører det for daglig leder og for de andre støttespillerne?Analysene med beskrivelse av forståelsen som ligger til grunn for analysen, metode og forslag til tiltak skal nedfelles i en rapport som leveres Kirkevergen innen tidsfristen for oppdraget (30.09.25). Tilbyder må påregne å presentere rapportens innhold i ulike fora i Q4. Det er forventet at tiltak skal kunne inkluderes i en revisjon av fellesrådets mål og strategiplan for ny periode 2026 – 2029. Dette er ikke til hinder for at «lett tilgjengelige tiltak» kan realiseres allerede inneværende år.Hovedtrekkene i prosedyrenMange av de daglige lederne i menighetene formidler krevende arbeidsdager. Det kan være fare for at belastningene blir for store med påfølgende sykmelding og/eller at de velger å jobbe annet sted. Belastningene kan være ulike fra en daglig leder til en annen, jamfør de ulike organisatoriske ordningene. Det betyr at det for enkelte sokn kan fungere godt med løsningene som er etablert, for andre ikke. Årsakene til de utfordringer de opplever i tjenesten kan være mange. Gjennom oppdraget til konsulenten ønsker Kirkevergen å få belyst både gode eksempler og eksempler på hva som ikke fungerer så godt. Daglig leder har arbeidsgiveransvaret for ansatte i menighet med unntak av prestene og har avdelingsleder kirkeliv som sin nærmeste foresatte. Ansvarsområdene til daglig ledere er: Økonomi, personaloppfølging og –utvikling, stabsutvikling, strategisk arbeid, tilsettingsarbeid, saksforberedelse til og oppfølging av vedtak i menighetsrådet, deltakelse på interne møter. Daglig leder står i et todelt lederansvar i soknene hvor de sammen med sokneprest skal utøve den samlede ledelse av medarbeidere og realisere menighetsrådenes mål, strategier og gjennomføre vedtatte tiltak. Dette er en ny situasjon for begge parter. De daglige lederne beskriver en arbeidshverdag som i stor grad preges av praktisk / administrativ oppfølging av oppgaver og forventninger fra egne medarbeidere, prester og menighetsråd. Økonomikontroll, sykefraværsoppfølging og annen personaloppfølging tar også en betydelig del av arbeidskapasiteten, og på toppen av dette beskrives et utfordringsbilde med løsning av «foreldreløse oppgaver» som de mener ikke kan tillegges andre medarbeidere i staben grunnet begrensede stillingsressurser. På mange måter kan man si at målet om økt nærledelse har resultert i en ressurs som over tid har blitt oppspist av lokale krav og etablert praksis i menighetene. I et arbeidsmiljø hvor de fleste er i fagstillinger og med tjenesteordninger, er det mange oppgaver som faller utenfor og som ingen konkret har ansvar for. Alle enheter og aktører har etablert praksiser som påvirker daglige lederes arbeidshverdag. Det er mange interne interessenter som har sine meninger om hvordan utfordringene best løses. Alle med interesse i organiseringen er med det interessenter til de løsninger som er og til de løsninger som måtte foreslås for videre utvikling. Fellesrådet har derfor valgt å kjøpe ekstern – og nøytral – kompetanse for å gjennomføre analyser og foreslå tiltak før fellesrådet tar beslutninger om veien videre. Evalueringen skal ende opp i en rapport med forslag til både bevarings- og forbedringsområder. Rapporten og de resultater den viser, skal være KfiT’s eiendom etter overlevering.