Anskaffelse av Sak- og arkivsystem

Nome kommune og Midt-Telemark kommune ønsker med denne intensjonskunngjøringen å informere markedet om at de har til hensikt å inngå kontrakt om anskaffelse av sak- og arkivsystemet Elements med Sikri AS.Hovedtrekkene i prosedyrenNome kommune og Midt-Telemark kommune ønsker med denne intensjonskunngjøringen å informere markedet om at de har til hensikt å inngå kontrakt om anskaffelse av sak- og arkivsystemet Elements med Sikri AS.Dersom oppdragsgiver ikke mottar innsigelser innen 01.12.2025, vil kontrakt bli inngått.Bakgrunnen for anskaffelsen er Nome kommune og Midt-Telemark kommunes planlagte inntreden i Kongsbergregionens oppgavefellesskap for tjenesteutvikling og K-IKT.Begge kommunestyrene har fattet vedtak om å tre inn i samarbeidet, og det er inngått en intensjonsavtale med Kongsbergregionen som beskriver hvordan inntreden skal gjennomføres.Hensikten med samarbeidet er å styrke kvaliteten på kommunale tjenester, øke kompetanse, redusere sårbarhet og legge til rette for effektiv ressursbruk gjennom deling av kompetanse og felles drift.For å kunne delta i samarbeidet med Kongsbergregionen er det en forutsetning at Nome og Midt-Telemark kommuner benytter samme sak- og arkivløsning som de øvrige kommunene i samarbeidet. Forutsetningen om å benytte samme system er knyttet til kommunenens deltakelse i Kongsbergregionen Dokumentsenter. Dette er nødvendig for å sikre digital samordning, herunder effektiv informasjonsflyt og samhandling på tvers av kommunene, felles rutiner og prosesser for dokumenthåndtering og saksbehandling, samt høy kvalitet og etterlevelse av krav til arkiv og informasjonssikkerhet.Valget av system følger dermed den etablerte samarbeidsstrukturen i regionen og er nødvendig for å oppnå de planlagte gevinstene. Anskaffelsen gjennomføres derfor som en direkte anskaffelse fra leverandøren som allerede benyttes av Kongsbergregionen, i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) §13-4 bokstav b.