Bereitstellung und Implementierung eines Workflowmanagementsystems

Beschreibung

Der AG versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und Angebotsdarstellung, die das schriftliche Angebot (konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert und auch dazu dient, die Einhaltung der technischen Mindestanforderungen zu evaluieren. Eine Präsentation ist dabei nicht ausschließlich eine mündliche Wiederholung des schriftlichen Angebots. Es finden vielmehr Aspekte Berücksichtigung, die durch den Bieter schriftlich nicht oder nur schwer dargestellt werden können. Ebenso ist die Präsentation eine Ergänzung des schriftlichen Angebotes, welches die praktische Vorführung der ausgeschriebenen Leistung selbst darstellt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Projektziele, Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Dazu müssen die Bieter nach Angebotsabgabe in Form einer (wertenden) Präsentation ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Projektziele, Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden: * Projektziele Das System ermöglicht, Projektziele zu erreichen. (S. Kapitel "Soll-Zustand") * Modelierungsbasis für die Prozess-Automatisierung Das System nutzt BPMN sowohl für das Prozess-Design als auch für die Prozess-Automatisierung. * Dynamisches Case Management Für komplexere Prozesse, bei denen die Tätigkeiten nicht immer nach einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden und die Reihenfolge der Tätigkeiten von unterschiedlichen Kriterien abhängen kann, verfügt das System über dynamisches Case Management, möglichst mit CMMN. * Entscheidungstabellen Das System hat die Möglichkeit der Darstellung von Geschäftsregeln auf Basis von Entscheidungstabellen, möglichst in DMN. * Abbildung des Status der Prozesse Das System bildet den Status der Prozesse in der Bearbeitung ab: bei welchem Prozessschritt und welcher Abteilung und Ansprechperson ein Prozess-Ticket liegt. * Formulare Das System ermöglicht die Formularerstellung ohne Programmierkenntnisse auf Basis von Bausteinen. * Kommunikation System unterstützt unterschiedliche Kommunikationsanlässe und -wege oder die Anbindung von entsprechenden Kommunikationstools. Prozesse können aus unterschiedlichen Quellen angestoßen werden. * Auswertung/Fehlersuche Das System ermöglicht leichte Erstellung von Dashboards und Statistiken (sowohl vor konfiguriert als auch individualisiert). Auswertungsmöglichkeiten und Fehlersuche sind auch in Real-time möglich, inkl. Filterfunktion innerhalb der Auswertung. * Task-Management Das System kann als professionelles Task-Management Tool genutzt werden. * Benutzerführung Intuitive Nutzung des Systems sowohl für Prozess-Beteiligte als auch für Prozess-Nutzer. * Prozessportal Erhöhung der Usability: Dashboard ermöglichen einen zentralen Absprungpunkt für alle offenen Vorgänge - hohe Individualisierbarkeit des User Interface ist auch möglich. * Rollenkonzept Das System bietet Flexibles Rollenkonzept und Gruppenkonzept, welches hierarchie-übergreifende Zugriffe zulässt. * Frontend Sprachen Frontend des Systems unterstützt mindestens deutsch und englisch. * Einheitliches, universelles Tool Das System bietet ein einheitliches Tool für die Prozessarbeit und damit können unter anderen Funktionen Prozesse modelliert, Prozesse verwaltet, Prozesse getestet, Prozesse monitort werden. * Einbettung in eine bestehende IT-Infrastruktur Entweder via Container Laufzeitumgebung oder Virtualisierung. * Projekt Vorgehensmodell Professionelle Darstellung der Durchführung aller Projektteile, sowohl des Proof of Concept als auch Einführungsprojektes. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Bieter müssen in einer maximal einstündigen Präsentation ihres Konzeptes aufzeigen, dass sie die Mindestanforderungen umsetzen können und die Konzeptidee verstanden wurde. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeitraum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zur Jury der wertenden Präsentation Für die Wertung der Zuschlagkriterien (Unterkriterien) wird jeweils eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. Der AG beruft eine Jury für die Bewertung der wertenden Präsentation ein. Die Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Jedes Jurymitglied vergibt pro Zuschlagskriterium (Unterkriterium) eine Punktzahl von 0 bis 10 Punkte. Die einzelnen Punktzahlen der jeweiligen Jurymitglieder werden unmittelbar nach Beendigung der Präsentation, ohne Anwesenheit des Bieters, mündlich verlesen und dann verschriftet. Die Gesamtpunktzahl aller fünf Jurymitglieder wird dann durch fünf dividiert, die Wertungspunktzahl sodann in die Wertungsmatrix übertragen. Mindestbedingung für dieses Kriterium: Angebote, die für diese wertende Teststellung nicht mindestens 8 Punkte erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirtschaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit sind die Mindestanforderungen an die Qualität der konzeptionellen Idee in Form der Präsentation überaus wichtig. Bewertungsmatrix Zur wertenden Teststellung Zur inhaltlichen Nachweiserbringung zu diesem Zuschlagskriterium wird auf den o. g. Präsentations-Sollinhalt verwiesen Punkteskala Sehr gute Konzeptvorstellung, weil sehr gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibu

Quelle

Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

Beschreibung

Zum Zuschlagskriterium Preis: Für die Angebotswertung wird eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. 10 Punkte erhält das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme. Alle Angebote, die darüber liegen, werden ins Verhältnis zu dem Angebot mit der niedrigsten Wertungs-summe gesetzt und mit 10 multipliziert. Die so ermittelte Punktebewertung wird auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. Beispiel: Angebot "1" mit der niedrigsten Wertungssumme: 10.000,00 EUR Angebot "2" mit der Wertungssumme: 10.500,00 EUR Angebot 1 erhält 10 Punkte Angebot 2: 10.000 EUR x 10 Punkte ./. 10.500 EUR = 9,52 Punkte

Quelle

Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

Beschreibung

Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabe-unterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden: * Vorstellung des Grundverständnisses / der Interpretation des Auftrags: Das CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH ist das jüngste vollwertige Mitglied in der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren mit einem starken, personellen Wachstum. Diese starke Aufbau-Phase bedingt, dass auch alle operativen Prozesse in sehr kurzer Zeit stark skalieren müssen oder sogar neu etabliert werden müssen. Wandel und Veränderung sind ein wesentliches Merkmal dieser Organisation. Die starke Volatilität der Organisation ist Chance und Risiko zu gleich: Die Chance, eine moderne und effiziente Verwaltungsorganisation zu schaffen, und das Risiko, der Schnelligkeit der Veränderung nicht standzuhalten. Durch die Einführung eines Workflow Managements soll ein Instrument etabliert werden, mit dem Chancen genutzt und Risiken weitgehend vermieden werden sollen sowie eine hohe und schnelle Flexibilisierung der Prozesse erreicht wird. * Wie stellen Sie mit Ihrem angebotenen System folgende Kernanforderungen des CISPA dar: * Transparente Gestaltung der Prozesse als Basis Aufzeigen der richtigen Handlungsoptionen: Mithilfe digitaler Workflows wird u.a. unter anderem erkannt, welche Aufgaben bearbeitet werden, wie lange die Fertigstellung dauern wird und es werden Erkenntnisse über Schwachstellen und Optimierungsansätze gesammelt. * Erfüllen der Dokumentationspflichten gegenüber Dritten (wie z.B. Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsministerium, ...) * direkte Sichtbarkeit der Wirkung abgestimmter Abläufe * Ermöglichen einer zielgerichteten und einheitliche Kommunikation, dadurch dass die Kunden den Stand der Bearbeitung kennen. * Steigerung der Qualität unserer Prozesse Prozesse, die definierten Schemata und Vorgaben folgen, haben eine höhere Qualität. So sollen beispielsweise Medienbrüche möglichst vermieden werden. Zufriedenheit der Prozessnutzer: diese wünschen sich Handlungssicherheit sowie eine effiziente, intuitive und konsistente User-Experience (abteilungsübergreifend). * Erhöhung der Effizienz der Prozesse Durch einen gefestigten Handlungsrahmen verkürzen sich die Durchlaufzeiten und minimieren sich die Wartezeiten. Eine Workflow-Automatisierung unterstützt insbesondere die wiederkehrenden Prozesse und spart Zeit und Geld. Erhöhung der Usability: Dashboards ermöglichen einen zentralen Absprungpunkt für alle offenen Vorgänge ins Fachsysteme. * Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit Durch Workflows erhalten alle die benötigen Informationen und werden über aktuelle Aufgaben benachrichtigt. Rückfragen werden reduziert und das gegenseitige Verständnis gesteigert. * Barrierefreiheit der Benutzersoftware Wie wird die Norm EU-EN 301549 im angebotenen System umgesetzt * Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten? * Wie stellen Sie sicher, dass Sie genug Ressourcen zur Verfügung stellen können, um den Proof of Concept (POC) spätestens nach 3 Monaten nach Zuschlagserteilung mit einem Kick off zu initiieren. * Die Implementierung eines mittel-komplexen Prozesses im POC soll innerhalb 3 Monaten abgeschlossen sein. Wie genau wollen und können Sie diese Deadline sicherstellen? * Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Beschreiben Sie einzelnen Rollen und ihre Zuständigkeiten, sowohl CISPA- extern als auch CISPA-intern. Wer wird zum Go-Live (Hypercare-Phase) nach dem Einführungsprojekt für den Support zuständig sein? * Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die funktionalen Anforderungen (s. Kapitel Funktionale Anforderungen) erfüllt. * Bitte tragen Sie vor, wie Sie die technischen System-Anforderungen (s. Kapitel Technische Anforderungen) umsetzen werden. * Stellen Sie bitte einen Projektplan mit einer insgesamten Time-Line dar, die geschätzten Personentage für die einzelnen Projektphasen (POC und Einführungsprojekt) darstellt, idealerweise nach Rollen gegliedert (s. Kapitel Projektplan (POC und Einführungsprojekt)). * Bitte stellen Sie entsprechende Projektsteckbrief der Berater/Beraterprofil vor, die hauptsächlich an dem Projekt mitwirken sollen. Die detaillierten schriftlichen Angaben müssen einen Mindestumfang von 4 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in welchem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden. Die o. g. Fragen müssen zwingend beantwortet werden. Eine bloße Bestätigung hinsichtlich der Einhaltung / Sicherstellung der o. g. Mindestanforderungen genügt insoweit ausdrücklich nicht. Mindestbedingung für dieses Kriterium (konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung): Angebote, die für diese konzeptionelle Bewerbung nicht mindestens 5 Punkte erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirtschaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit sind die Mindestanforderungen an die Qualität der konzeptionellen Idee zur Projektumsetzung überaus wichtig. Die konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung wird wie folgt gewertet: Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium: Punkteskala Sehr gute Konzeptvors

Quelle

Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.