Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

1. Gegenstand der Leistung Die Stadt Bonn beabsichtigt, alle Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn an einen neuen Standort umzuziehen. Der Umzug erfolgt innerhalb des Stadtgebietes der Stadt Bonn. Gegenstand des Auftrags ist die Konzeptionierung, Planung und Durchführung des Archiv- und Bibliotheksgutsumzugs. Der Auftragnehmer erbringt alle erforderlichen Leistungen zur Durchführung des Ausräumens, Verpackens der Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek sowie für den Transport und die Einbringung des Archiv- und Bibliotheksguts in das neue Gebäude. Der Umzug erfolgt zwingend nach dem Prinzip "Regalboden zu Regalboden", um die logische Ordnung der Archiv- und Bibliotheksbestände lückenlos beizubehalten. Hinweis: Die Demontage, der Transport oder der Ab- und Aufbau von Regaltechnik und Mobiliar sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Ausschreibung; diese verbleiben am alten Standort. 2. Voraussichtlicher Leistungszeitraum Der Gesamtauftrag gliedert sich in zwei aufeinanderfolgende Phasen und soll im Zeitraum von voraussichtlich Ende April (geplant ist der 26.04.2027) bis Ende Oktober 2027 (geplant ist der 29.10.2027) durchgeführt werden: Phase 1 (Konzeptphase): Erstellung des detaillierten Umzugskonzepts nach Zuschlagserteilung, voraussichtlich von Ende April 2027 (geplant ist der 26.04.2027) bis Mitte Mai 2027 (geplant ist der 18.05.2027) . Phase 2 (Physischer Umzug): Durchführung des eigentlichen Archiv- und Bibliotheksumzugs im Anschluss an die Konzeptphase, voraussichtlich von Mitte Juni 2027 (geplant ist der 14.06.2027) bis Ende Oktober 2027 (geplant ist der 29.10.2027). 3. Umfang der Bestände Insgesamt werden etwa 21,5 Regalkilometer Bestand umgezogen, davon etwa 17 Regalkilometer Archivbestände und etwa 4,5 Regalkilometer Bibliotheksbestände. Die Archivbestände sind zu etwa 80 Prozent in Archivkartons verpackt, weniger als 20 Prozent sind unverpackte Aktenordner. Die Bibliotheksbestände sind zu etwa 10 Prozent in Archivkartons verpackt. . 4. Verfahrensbeschreibung Die Leistung wird im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens als nicht-offenes Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV) durchgeführt. Das Verfahren ist zweistufig gegliedert: Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb): In dieser aktuellen Phase wird ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Vergabestelle prüft anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber. Stufe 2 (Angebotsphase): Im anschließenden nicht-offenen Verfahren werden die geeigneten Unternehmen zur Angebotsabgabe inkl. Einreichung eines Vorkonzeptes aufgefordert. Die Wirtschaftlichkeitswertung erfolgt anhand der Zuschlagskriterien "Vorkonzeptqualität" (Gewichtung: 70 %) und "Preis" (Gewichtung: 30 %). Die Vorkonzeptqualität wird anhand einer 6-stufigen Notenskala (0 bis 5 Punkte) bewertet. Die Preisbewertung erfolgt über eine lineare Interpolation (Mindestwertmethode), bei der das niedrigste wertbare Angebot 5 Punkte und Angebote ab dem 2,0-fachen des niedrigsten Preises 0 Punkte erhalten. Unbedingte Preisnachlässe werden berücksichtigt, Skonti nicht. Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Punktzahl im Kriterium Vorkonzept. Wichtiger Hinweis zur Transparenz: Die detaillierte Wertungsmatrix, die mathematische Preisberechnungsformel (inkl. der Kappungsgrenze zur Vermeidung negativer Punktwerte) sowie die Regelungen zu Nachlässen und Punktgleichheit sind vollständig und ausführlich im beigefügten Dokument "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (siehe Vergabeunterlagen dieser Stufe 1) dargestellt. Die Erstellung des in der zweiten Stufe des Verfahrens (Angebotsphase) geforderten Vorkonzeptes (das später, im Fall eines erfolgten Zuschlags, in der Leistungsphase 1 in Abstimmung mit dem Auftraggeber-Umzugsleitung finalisiert wird) setzt zwingend eine vorherige Besichtigung der örtlichen Gegebenheiten an den betroffenen Standorten voraus. Eine entsprechende Objektbesichtigung wird für die in Stufe 2 ausgewählten und zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter verpflichtend vorgeschrieben. Die genauen Termine, organisatorischen Rahmenbedingungen und Sicherheitsvorgaben für die Besichtigung werden mit den Angebotsunterlagen in Stufe 2 bekannt gegeben. Bei der Festlegung der dortigen Angebotsfrist wird die Vergabestelle die Pflicht zur vorherigen Objektbesichtigung im Sinne des § 20 Abs.2 VgV angemessen berücksichtigen, sodass allen Bietern auch nach den Besichtigungsterminen ausreichend Zeit zur Erstellung des Vorkonzeptes und zur Angebotskalkulation verbleibt. Zur aktuellen Stufe 1 (Öffentlicher Teilnahmewettbewerb): Für die Teilnahme am Vergabeverfahren und den Nachweis Ihrer Eignung sind die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nachweise vollständig einzureichen. Bitte nutzen Sie hierfür die in der Vergabeplattform bereitgestellten Formblätter, soweit zugeordnet. Die Prüfung und Wertung Ihrer Eignung erfolgt ausschließlich anhand dieser festgelegten Kriterien und einzureichenden Unterlagen. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie die vollständigen Auftragsunterlagen werden ausschließlich den qualifizierten Unternehmen im Rahmen der Stufe 2 (Angebotsphase) über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

+49 228772600

Kontakt-E-Mail

referatvergabedienste@bonn.de

Adresse

Bertha-von-Suttner-Platz 2-4, 53111 Bonn

Keine zuschlagskriterien in der Auftragsbekanntmachung gefunden.

• Transportmanagement für Kulturgut

  Beschreibung

  Eigenerklärung zum Transportmanagement für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 16648 oder gleichwertig).

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung.

• Kommunikations- und Lesekompetenz des Personals

  Beschreibung

  Eigenerklärung über die Kommunikations- und Lesekompetenz des Personals.

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung.

• Gesamtumsatz

  Beschreibung

  Eigenerklärung über den Gesamtumsatz.

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Nachweis von Unternehmensreferenzen. Um für das Auswahlverfahren berücksichtigt zu werden, muss der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft) mindestens die Kriterien der Bewertungsstufe mit 3 Punkten (Absoluter Mindeststandard) erreichen. Bewerber, deren eingereichte Referenzen die Anforderungen für diese Mindestpunktzahl nicht erfüllen und somit 0 Punkte erzielen, verfügen nicht über die fachliche Mindesteignung für dieses sensible Projekt und werden vom weiteren Verfahren zwingend ausgeschlossen. Bewertungsmethode zur Bewerberauswahl: Definition der Mengeneinheit: Das Volumen wird ausnahmslos in Regalmetern (Rfm) gemessen. Ein Regalmeter entspricht der Menge an Archiv- und Bibliotheksgut, die nebeneinander aufgereiht auf einen Fachboden von genau einem Meter Länge passt. Allgemeine Büro-, Akten- oder Möbellogistikanteile (z. B. Lademeter auf dem Lkw) werden bei der Ermittlung der Regalmeter nicht angerechnet. 10 Punkte (Hervorragende Eignung): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen: Mindestens drei (3) erfolgreich durchgeführte Projekte mit einem Volumen von jeweils mindestens 10.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, ODER Mindestens ein (1) erfolgreich durchgeführtes Großprojekt mit einem Volumen von mindestens 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. 9 Punkte (Exzellente Eignung): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen: Exakt zwei (2) erfolgreich durchgeführte Projekte mit einem Volumen von jeweils mindestens 10.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, ODER Mindestens ein (1) erfolgreich durchgeführtes Großprojekt mit einem Volumen von mindestens 15.000 Rfm bis unter 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. 8 Punkte (Sehr gute Eignung - Stufe A): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, wobei jedes dieser Einzelprojekte ein Mindestvolumen von mindestens 5.000 Rfm aufweisen muss. 7 Punkte (Sehr gute Eignung - Stufe B): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 15.000 Rfm bis unter 21.500 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, wobei jedes dieser Einzelprojekte ein Mindestvolumen von mindestens 3.000 Rfm aufweisen muss. 6 Punkte (Sehr gute Eignung - Stufe C): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 10.000 Rfm bis unter 15.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut, wobei jedes dieser Einzelprojekte ein Mindestvolumen von mindestens 3.000 Rfm aufweisen muss. 5 Punkte (Zufriedenstellende Eignung - Erhöhter Mindeststandard): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 5.000 Rfm bis unter 10.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. Der Mindestumfang eines einzelnen Projekts ist hierbei unerheblich. 4 Punkte (Zufriedenstellende Eignung - Mittlerer Mindeststandard): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist vergleichbare Referenzen nach, die folgende Bedingung erfüllen: Die Projekte umfassen in der Summe mindestens 3.000 Rfm bis unter 5.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. Der Mindestumfang eines einzelnen Projekts ist hierbei unerheblich. 3 Punkte (Zufriedenstellende Eignung - Absoluter Mindeststandard): Der Bewerber (bzw. die Bietergemeinschaft insgesamt) weist folgende Referenz nach: Mindestens ein (1) erfolgreich durchgeführtes, vergleichbares Referenzprojekt mit einem Volumen von mindestens 1.000 Rfm bis unter 3.000 Rfm Archiv- und Bibliotheksgut. 0 Punkte (Ungenügende Eignung - Führt zum Ausschluss): Das Angebot wird wegen Nichterfüllung der Mindesteignung zwingend ausgeschlossen, wenn: Die eingereichten Referenzen in der Summe ein Volumen von unter 1.000 Rfm reinem Archiv- und Bibliotheksgut aufweisen, ODER keine Referenzen eingereicht werden bzw. die Angaben trotz formeller Nachforderung unvollständig oder nicht nachprüfbar sind, ODER die eingereichten Projekte keinerlei inhaltlichen oder logistischen Bezug zu strukturierten Archiv- und Bibliotheksumzügen aufweisen. Regelung bei Punktgleichheit (Pattsituation): Sollten nach Abschluss der Punktevergabe mehr Bewerber die Mindestpunktzahl für die Zulassung zur Angebotsphase erreichen, als Plätze vorgesehen sind (maximal 5 Bewerber), und herrscht auf den entscheidenden Plätzen Punktgleichheit, wird folgendes sachliche Hilfskriterium herangezogen: Es erhält derjenige Bewerber den Vorzug, der das volumenmäßig größte Einzelreferenzprojekt (gemessen in Regalmetern [Rfm] nachgewiesenem Archiv- und Bibliotheksgut) innerhalb des 5-jährigen Betrachtungszeitraums durchgeführt hat. Besteht auch danach noch Punktgleichheit, entscheidet das Losverfahren über die Zulassung zur Phase der Angebotsau?orderung.

  Dokumentationsanforderung

  Mittels Eigenerklärung.

• Registrierungsbescheinigung

  Beschreibung

  Sie müssen nachweisen, dass Sie ordnungsgemäß im Handelsregister (oder einem vergleichbaren Berufs- bzw. Partnerregister Ihres Herkunftslandes) eingetragen sind. Die Eintragung muss den aktuellen und tatsächlichen rechtlichen Status Ihres Unternehmens widerspiegeln. Für Bietergemeinschaften gilt: Dieser Nachweis muss von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft separat erbracht werden. Hinweis für ausländische Bewerber: Sofern in Ihrem Herkunftsland keine Pflicht zur Eintragung in ein solches Register besteht, müssen Sie eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde oder eine entsprechende Eigenerklärung einreichen. Dies gilt gleichermaßen für ausländische Mitglieder einer Bietergemeinschaft.

  Dokumentationsanforderung

  Reichen Sie bitte einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister (z. B. in Deutschland ein aktueller Ausdruck aus dem Handelsregister - HR-Auszug) bzw. dem vergleichbaren Berufs- oder Gewerberegister Ihres Herkunftslandes ein. Der Auszug darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 6 Monate sein. Alternativ können Sie diesen Nachweis durch die entsprechenden Angaben in Ihrer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbringen. Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, den tatsächlichen Auszug im weiteren Verfahrensverlauf anzufordern. Tritt ein Bewerber als Bietergemeinschaft auf, ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft ein eigener Nachweis bzw. eine eigene EEE einzureichen.

• Haftpflichtversicherung (Betriebs- und Verkehrshaftung)

  Beschreibung

  Aufgrund der Sensibilität und des erheblichen Gesamtwerts des zu transportierenden Archiv- und Bibliotheksguts müssen Sie über einen ausreichenden Haftpflichtversicherungsschutz verfügen. Da der Transport rollierend und in logistischen Teilabschnitten erfolgt, wird die erforderliche Deckungssumme an das maximale Konzentrationsrisiko auf den Fahrzeugen angepasst. Der Sachwert einer einzelnen Fahrzeugladung (Lkw/Transporter) erreicht im Spitzenwert bei den wertvollsten Archivalien ein konkretes Transportrisiko von bis zu netto 5.000.000,- EUR. Zum Ausgleich dieses spezifischen Risikos sowie potenzieller Folgeschäden (z. B. aufwendige Wiederherstellungs-, Sortier- und Scankosten bei Teilverlust oder Beschädigung) müssen die Deckungssummen dieses Risiko vollumfänglich abbilden. Mindestanforderung: Es wird der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder die verbindliche Zusage eines Versicherers zum Abschluss einer entsprechenden Projektversicherung für dieses Vorhaben gefordert. Der Versicherungsschutz muss bezogen auf den Gesamtauftrag mindestens folgende Deckungssummen aufweisen: Für Sach- und Vermögensschäden am Transportgut: mindestens netto 5.000.000,- EUR je Schadensfall (bzw. je Transportmittel/Lkw-Ladung). Für allgemeine Personenschäden: Mindestens netto 5.000.000,- EUR je Schadensfall. Die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr muss mindestens das Zweifache der jeweiligen Deckungssumme betragen (2-fache Maximierung). Besondere Bestimmungen für Bietergemeinschaften: Wird der Teilnahmeantrag von einer Bietergemeinschaft eingereicht, muss der geforderte Versicherungsschutz bezogen auf das Gesamtprojekt in voller Höhe lückenlos abgedeckt sein. Der Nachweis kann wie folgt erbracht werden: Entweder durch Vorlage einer gemeinsamen Haftpflichtpolice oder einer entsprechenden Versicherungszusage, die ausdrücklich auf die namentlich benannte Bietergemeinschaft (bzw. ARGE) ausgestellt ist und für die Tätigkeiten aller Mitglieder gesamtschuldnerisch haftet, oder durch Vorlage von Einzelpolicen/Einzelzusagen der jeweiligen Mitglieder der Bietergemeinschaft. In diesem Fall muss aus den Bescheinigungen der Versicherer zweifelsfrei hervorgehen, dass der Versicherungsschutz auch für die Beteiligung an einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft im Rahmen dieses konkreten Projekts vollumfänglich greift. Eine Addition von Einzelpolicen ist zulässig. Aus den Nachweisen muss für die Vergabestelle ersichtlich sein, dass im Schadensfall die Policen der Mitglieder das Haftungsrisiko für die jeweils von ihnen operativ übernommenen Leistungsteile lückenlos und in voller Höhe der geforderten Mindestdeckungssummen abdecken, sodass keine Deckungslücken durch die Aufteilung der Leistungserbringung entstehen.

  Dokumentationsanforderung

  Reichen Sie bitte eine aktuelle Bestätigung Ihres Versicherungsunternehmens (nicht älter als 3 Monate) über das Bestehen einer entsprechenden Haftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen ein. Alternativ: Sollte Ihre aktuelle Betriebshaftpflicht diese Summen derzeit nicht abdecken, reicht eine unbedingte und unwiderrufliche Erklärung Ihres Versicherers aus. In dieser muss der Versicherer rechtsverbindlich bestätigen, dass er bereit ist, Ihren Versicherungsschutz im Fall der Zuschlagserteilung für die Dauer des Projekts auf die geforderten Summen aufzustocken (Projekthaftpflichtversicherung). Alternativ können Sie diesen Nachweis durch die entsprechenden Angaben in Ihrer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbringen. Die Vergabestelle macht von ihrem Recht gemäß § 50 Abs. 2 VgV Gebrauch und behält sich vor, die physische Bestätigung des Versicherers bzw. die verbindliche Erklärung des Versicherers im weiteren Verfahrensverlauf (vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe in Stufe 2) von den in die engere Auswahl genommenen Bewerbern anzufordern, um den ordnungsgemäßen und zügigen Verfahrensablauf zu gewährleisten.

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