Contentful-ohjelmiston käyttöoikeuslisenssi ja tukisopimus

Hankinnan kohteena oli Contentful-ohjelmiston käyttöoikeuslisenssi ja tukisopimus. Sopimuskausi on 3 vuotta.Menettelyn pääpiirteetHankintamenettely on suorahankinta. Perusteet suorahankinnalle: Hankintalain 1397/2016 40 §: 2) teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Seuraavin perustein: Tukisopimuksen laajennus jatkaa käytössä olevan järjestelmän elinkaarta kolmella vuodella. Teknisesti Contentful on integroitu käytössä olevaan Ilmatieteenlaitos.fi -verkkopalvelun julkaisujärjestelmään tiiviiksi osaksi kulkien sen kanssa käsi kädessä. Tarkastelemme markkinaa ja toimintaympäristöä säännöllisesti ja arvioimme tarvetta uudelleen sopimuskauden lopussa. Tuotteen vaihtaminen toiseen vaatisi merkittävän ohjelmistokehityspanoksen migraatiotöineen koska uusi tuote ei olisi teknisesti yhteensopiva nykyisen kanssa. Tämä johtaisi ainakin seuraaviin toimenpiteisiin datan migraatiossa: - Content Modelin luominen uuteen järjestelmään. Tällä hetkellä käytössä on n. 50 erilaista sisältötyyppiä ja nämä käytännössä täytyy luoda käsin uudelleen jos palvelua vaihtaa - Migraatio-ohjelmiston kirjoittaminen, joka luo nykyisen järjestelmän varmuuskopiosta sisällöt uuteen järjestelmään. Aiemman kokemuksen perusteella tämä ei ole suoraviivainen tehtävä ja vaatii paljon käsityötä sisällön oikeellisuuden tarkistamiseksi - Staattisten assettien (mm. kuvat) siirtäminen uuteen järjestelmään Lisäksi tarvittavia koodimuutoksia ovat ainakin: - Verkkosivun CMS-rajapintakyselyiden uudelleenkirjoittaminen - Testien uudelleenkirjoittaminen Aikaa menisi myös omien sisäisten käyttäjien uudelleenkoulutuksen. Näitä käyttäjiä on talossa pitkälti toista sataa. Voidaan arvioida, että pelkästään kehitystyön hinta ilman migraatiokustannuksia ja oman henkilöstön koulutuskulut ovat suuremmat kuin kolmen vuoden Contentful-lisenssi. Kilpailutuksessa saatava hintahyöty voisi realistisesti olla 5-20 % luokkaa, jolloin vuositason säästö olisi n. 2000 – 7500 €. Jos tuotteen kilpailutuksen, vaihdon ja migraatioprojektin kustannus olisi 100 000 €, takaisinmaksuaika investoinnille olisi minimissään 10 vuotta. Vertailun vuoksi Contentfuliin verrattavissa oleva suosittu zesty.io sisällönhallintajärjestelmä kustantaa listahinnaltaan n. 39 000 € vuodessa 10 käyttäjällä kun Ilmatieteen laitoksen tarpeet ovat 75 käyttäjää. Näin esimerkiksi tämä järjestelmä tulisi vaihtokustannuksineen ja lisenssimaksuiltaan merkittävästi kalliimmaksi.