Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II

Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung IIHauptmerkmale des VerfahrensOffenes Verfahren

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

+49 22899610-2432

Kontakt-E-Mail

B12.29@bescha.bund.de

Adresse

Brühler Straße 3, 53119 Bonn

• Preis

  100%

  Beschreibung

  Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten bedingungsgemäßen Angebotes erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der in der Excel-Tabelle "06_Preisliste und fiktive Kalkulation" dargestellten Preissystematik ermittelt. Für die Ermittlung der Vergleichspreise im Rahmen der Angebotsauswertung wird der Nettopreis aus dem Angebotsformular zzgl. pauschal 19% Umsatzsteuer zugrunde gelegt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt. Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument "Rechtsbehelfsbelehrung".

  Bewertungsmethode

  Der Gesamtpreis wird auf Basis der in der Excel-Tabelle "06_Preisliste und fiktive Kalkulation" dargestellten Preissystematik ermittelt. Für die Ermittlung der Vergleichspreise im Rahmen der Angebotsauswertung wird der Nettopreis aus dem Angebotsformular zzgl. pauschal 19% Umsatzsteuer zugrunde gelegt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.

• Fachpersonal

  Beschreibung

  Der Bieter muss darlegen, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen sind darzulegen. Die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen ist anzugeben. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind.

  Dokumentationsanforderung

  Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die Aspekte zum Fachpersonal näher erläutert werden.

• Scanner

  Beschreibung

  Der Bieter muss angeben, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Für jedes Scanner-Modell ist ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems beizufügen, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Es ist darzulegen, wie im Falle eines Ausfalls der Ausgleich erfolgt und wie das erforderliche Mengengerüst nachgeholt werden soll. Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft: Aufsichtscanner: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook.

  Dokumentationsanforderung

  Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die Aspekte zu den Scannern näher erläutert werden. Für jedes Scanner-Modell ist ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems beizufügen.

• Lagerung

  Beschreibung

  Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sowie der Schutz vor Schädlingsbefall (IPM). Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4.7, zu entnehmen.

  Dokumentationsanforderung

  Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die Aspekte zur Lagerung näher erläutert werden.

• Transport

  Beschreibung

  Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.

  Dokumentationsanforderung

  Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die Aspekte zum Transport näher erläutert werden.

• Bereitstellung von Ressourcen

  Beschreibung

  Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.

  Dokumentationsanforderung

  Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die Bereitstellung von Ressourcen näher erläutert wird.

• Qualitätssicherung

  Beschreibung

  Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen: Hin- und Rücktransport des Archivguts (inkl. unerwarteter Vorkommnisse), Beibehaltung der inneren Ordnung des Archivguts, Verhinderung von Schäden am Archivgut bei Auf- und Nachbereitung sowie Digitalisierung und Vorgehen bei Schäden, Vorgehen bei abweichender Bearbeitungstechnik oder -tiefe und unerwarteten Funden, Sicherstellung der Qualitätsvorgaben bei Digitalisaten, Maßnahmen bei wiederholter Reklamation durch das Bundesarchiv, Sicherstellung der maximalen Verweilfrist von 12 Wochen.

  Dokumentationsanforderung

  Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind in einer separaten Eigenerklärung zu beschreiben.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Der Bieter muss mindestens zwei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung vorweisen, die die Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und relevante Erfahrungen darstellen. Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Veröffentlichung) und müssen abgeschlossen sein. Die Digitalisierung muss Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 21. Jahrhundert aus Archiven oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen umfassen, an losem Aktenschriftgut durchgeführt worden sein (nicht an Büchern oder ähnlichen homogenen Vorlagen), eine Menge von mindestens 2.000.000 Images/pro Jahr aufweisen und zu mindestens 25 % mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.2.2 und 3.2.3, dargestellten Anforderungen entsprechen. Eine Aufteilung der genannten Mindestmenge auf mehr als 6 Referenzprojekte ist nicht zulässig.

  Dokumentationsanforderung

  Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist die Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" zu verwenden. Darin sind folgende Angaben zu machen: Beschreibung der ausgeführten Leistungen, Wert des Auftrages, Zeitraum der Leistungserbringung, Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss die Prüfung ermöglichen, ob die Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" sind die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen. Bei berechtigten Geheimhaltungsgründen kann ein anderer geeigneter Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgelegt werden.

• Qualitätsmanagementsystem

  Beschreibung

  Der Bieter muss ein zumindest nach DIN ISO EN 9001 von unabhängiger Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem eingerichtet haben, betreiben und aufrechterhalten.

  Dokumentationsanforderung

  Als Nachweis sind die entsprechenden Zertifikate einzureichen. Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" gültig sein.

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