Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

DTU ønsker at etablere et dynamisk indkøbssystem. Baggrunden for at etablere det dynamiske indkøbssystem er, at DTU løbende har behov for at indkøbe diverse typer af inventar og møbler. DTU har behov for at indkøbe mange forskellige typer af møbler og inventar i forbindelse med den almindelige bygningsdrift, vedligeholdelse samt til brug for nybyggerier og innovative projekter. Mange af disse indkøb kan ikke forudsiges på forhånd, og samtidigt vil indkøbene også varierer markant i varetyper og omfang. Formålet med etableringen af Indkøbssystemet er således at sikre, at DTU kan afløfte udbudspligten for fremtidige indkøb af forskellige typer af møbler og inventar. Det omfatter indkøb af nye og brugte produkter, indkøb af produkter til indendørs og udendørs brug, udfærdigelse af tegninger på nye produkter samt indkøb af standard og specialtilpassede møbler og inventar. Indkøbene kan ligeledes konkret vedrøre indkøb af møbler og inventar, der er produceret af bæredygtige materialer eller gennem bæredygtige fremstillingsmetoder. Indkøbene er opdelt i følgende forskellige kategori: • Kategori nr. 1 – Møbler og inventar • Kategori nr. 2 - Køkken- og badinventar • Kategori nr. 3 – Gardiner og solafskærmning • Kategori nr. 4 - Møbler til laboratorier Indkøbssystemet er gældende for alle DTU’s lokationer: • Lyngby • Ballerup • Risø • Silkeborg • Nykøbing Mors • Hirtshals • Sisimuit (Grønland) • Høvsøre • ØsterildHovedtræk i procedurenDet dynamiske indkøbssystem etableres i overensstemmelse med afsnit II i lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer ("udbudsloven"). Baggrunden for at etablere Det Dynamiske Indkøbssystem er, at DTU løbende har behov for at indkøbe diverse typer af inventar og møbler. Formålet med etableringen af Indkøbssystemet er således at sikre, at DTU kan afløfte udbudspligten for fremtidige indkøb af forskellige typer af møbler og inventar. Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsproces, der bedst lader sig beskrive som en slags åben rammeaftale, hvor DTU får mulighed for at konkurrenceudsætte sine indkøb i takt med, at behovet opstår. De enkelte indkøb konkurrenceudsættes således løbende blandt samtlige tilbudsgivere, som er optaget i indkøbssystemet. Et dynamisk indkøbssystem skal følge proceduren for et begrænset udbud. Et begrænset udbud består af en prækvalifikationsfase og en tilbudsfase. I relation til et dynamisk indkøbssystem udgør prækvalifikationen selve etableringen af det dynamiske indkøbssystem, mens tilbudsfasen først gennemføres ved de konkrete indkøb, der ønskes gennemført under det dynamiske indkøbssystems løbetid. Et dynamiske indkøbssystem er dog åbent i den forstand, at enhver ansøger, som opfylder egnethedskriterierne, har mulighed for at blive optaget i systemet og på listen over mulige tilbudsgivere. Der gælder ikke nogen grænse for, hvor mange tilbudsgivere, der kan optages i systemet, og kredsen af mulige tilbudsgivere vil således kunne ændre sig i hele indkøbssystemets løbetid – af denne grund siges systemet at være "dynamisk".

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Trine Louise Dahl

Kontakttelefon

+45 33344023

Kontakt e-mail

trlod@dtu.dk

Adresse

Anker Engelunds Vej 1, 2800 Kgs. Lyngby

• Pris

  35%

  Beskrivelse

  Pris vil have en vægtning indenfor intervallet 20-50 %, men af formelle grunde er vægtningen i udbudsbekendtgørelsen opgivet som 35 %, som er midt i intervallet. Den konkrete vægtning fastsættes i miniudbudsbetingelserne i relation til det konkrete Miniudbud. Evalueringen af underkriteriet ”Pris” vil ske på baggrund af Tilbudsgivers udfyldelse af tilbudslisten, som DTU vedlægger miniudbudsmaterialet. DTU anvender en lineær pointmodel til at evaluere tilbuddenes priser. Den lineære point-model indebærer, at de tilbudte priser omregnes til point. De tilbudte priser tildeles point på en skala fra 0-10 efter nedenstående formel. Således tildeles Laveste pris maksimumpoint 10, mens priser, der er 100% eller dyrere/højere end den laveste pris, tildeles 0 point. Øvrige priser herimellem tildeles point i henhold til formlen ved lineær interpolation. Såfremt mere end et af tilbuddene tildeles 0 point ved denne model, reguleres punktet for 0 point i opadgående retning med 5%-point indtil kun en tilbudsgiver tildeles 0-point. Punktet for 0 point vil dog uanset ovenstående ikke reguleres til højere end 200 %. Såfremt samtlige konditionsmæssige tilbud tildeles 9 point eller mere, ændres punktet for 0 point med 5%-point i nedadgående retning indtil minimum én tilbudsgiver tildeles mindre end 9 point. Punktet for 0 point vil dog uanset ovenstående ikke reguleres til lavere end 50 %.

  Evalueringsmetode

  DTU anvender en lineær pointmodel til at evaluere tilbuddenes priser. Den lineære point-model indebærer, at de tilbudte priser omregnes til point. De tilbudte priser tildeles point på en skala fra 0-10 efter nedenstående formel. Således tildeles Laveste pris maksimumpoint 10, mens priser, der er 100% eller dyrere/højere end den laveste pris, tildeles 0 point. Øvrige priser herimellem tildeles point i henhold til formlen ved lineær interpolation. Såfremt mere end et af tilbuddene tildeles 0 point ved denne model, reguleres punktet for 0 point i opadgående retning med 5%-point indtil kun en tilbudsgiver tildeles 0-point. Punktet for 0 point vil dog uanset ovenstående ikke reguleres til højere end 200 %. Såfremt samtlige konditionsmæssige tilbud tildeles 9 point eller mere, ændres punktet for 0 point med 5%-point i nedadgående retning indtil minimum én tilbudsgiver tildeles mindre end 9 point. Punktet for 0 point vil dog uanset ovenstående ikke reguleres til lavere end 50 %.

• Kvalitet

  65%

  Beskrivelse

  Kvalitet vil have en vægtning indenfor intervallet 50-80 %, men af formelle grunde er vægtningen i udbudsbekendtgørelsen opgivet som 65 %, som er midt i intervallet. Den konkrete vægtning fastsættes i miniudbudsbetingelserne i relation til det konkrete Miniudbud. Evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” vil ske i henhold til de delkriterier, der fastsættes konkret i miniudbudsmaterialet. DTU fastsætter delkriterierne ud fra en vurdering af, hvilke elementer der har betydning for DTU i den konkrete indkøbssituation. Nedenfor er en udtømmende bruttoliste på delkriterier, som DTU kan vælge at vurdere underkriteriet ”Kvalitet” på baggrund af: • Bæredygtighed • Genbrug • Samarbejde • Garanti og reklamationsret • Funktionalitet • Æstetik • Leveringstid- og vilkår • Brugervenlighed • Ergonomi • Løsningsforslag Evalueringen af hvert delkriterium vil ske på baggrund af Tilbudsgivers indleverede tilbud, herunder eksempelvis vareprøver. DTU vil i miniudbudsmaterialet angive, hvad Tilbudsgiver skal indlevere. Miniudbudsmaterialet vil indeholde angivelse af, hvad der tillægges positiv vægt ved hvert anvendt delkriterium. DTU vil vurdere, hvor tilfredsstillende tilbuddet opfylder de specificerede evalueringskrav til underkriteriet Kvalitet ud fra Tilbudsgivers angivelser i kravspecifikationen eller øvrigt materiale, der indgår i miniudbudsmaterialet. På baggrund af vurderingen af opfyldelsen tildeles point fra 0-10.

  Evalueringsmetode

  DTU vil vurdere, hvor tilfredsstillende tilbuddet opfylder de specificerede evalueringskrav til underkriteriet Kvalitet ud fra Tilbudsgivers angivelser i kravspecifikationen eller øvrigt materiale, der indgår i miniudbudsmaterialet. På baggrund af vurderingen af opfyldelsen tildeles point fra 0-10.

• Overskudsgrad

  Beskrivelse

  Ansøger skal have en positiv overskudsgrad i de seneste tre afsluttede regnskabsår. Den positive overskudsgrad beregnes ved hjælp af nedenstående formel: Overskudsgrad = resultat før finansielle poster / omsætning * 100. Med ”afsluttet regnskabsår” menes det seneste regnskabsår, hvor der foreligger et godkendt årsregnskab.

  Dokumentationskrav

  For det seneste afsluttede regnskabsår skal ansøger i ESPD’et give oplysninger om Ansøgers overskudsgrad.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal have udført mindst tre sammenlignelige aftaler inden for de seneste tre år. Med sammenlignelige aftaler menes opgave(r) med en værdi på mindst DKK 250.000 vedrørende levering af møbler og inventar som beskrevet i kategori 1, jf. optagelsesbetingelsernes afsnit 2.3.1, eller en sammenlignelig ydelse.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal for at opfylde mindstekravet kunne fremlægge mindst tre referencer i ESPD'et, som er udført inden for de seneste tre år regnet fra fristen for ansøgning om prækvalifikation, og skal som minimum indeholde følgende: Kundenavn og kontaktoplysninger, Opgavens/leverancens størrelse (kontraktsum), Beskrivelse af leverancen/ydelsen og udførelsesperiode.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal have udført mindst tre sammenlignelige aftaler inden for de seneste tre år. Med sammenlignelige aftaler menes opgaver med en værdi på mindst DKK 100.000 vedrørende levering af køkken- og badinventar, som beskrevet i kategori 2, jf. optagelsesbetingelsernes afsnit 2.3.2, eller en sammenlignelig ydelse.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal for at opfylde mindstekravet kunne fremlægge mindst tre referencer i ESPD'et, som er udført inden for de seneste tre år regnet fra datoen for ansøgning om prækvalifikation, og skal som minimum indeholde følgende: Kundenavn og kontaktoplysninger, Opgavens/leverancens størrelse (kontraktsum), Beskrivelse af leverancen/ydelsen og udførelsesperiode.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal have udført mindst tre sammenlignelige aftaler inden for de seneste tre år. Med sammenlignelige aftaler menes opgaver med en værdi på mindst DKK 50.000 vedrørende levering af gardiner og solafskærmning, som beskrevet i kategori 3, jf. optagelsesbetingelsernes afsnit 2.3.3, eller en sammenlignelig ydelse.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal for at opfylde mindstekravet kunne fremlægge mindst tre referencer i ESPD'et, som er udført inden for de seneste tre år regnet fra datoen for ansøgning om prækvalifikation, og skal som minimum indeholde følgende: Kundenavn og kontaktoplysninger, Opgavens/leverancens størrelse (kontraktsum), Beskrivelse af leverancen/ydelsen og udførelsesperiode.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal have udført mindst tre sammenlignelige aftaler inden for de seneste tre år. Med sammenlignelige aftaler menes opgaver med en værdi på mindst DKK 100.000 vedrørende levering af laboratoriemøbler, som beskrevet i kategori 4, jf. optagelsesbetingelsernes afsnit 2.3.4, eller en sammenlignelig ydelse.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal for at opfylde mindstekravet kunne fremlægge mindst tre referencer i ESPD'et, som er udført inden for de seneste tre år regnet fra datoen for ansøgning om prækvalifikation, og skal som minimum indeholde følgende: Kundenavn og kontaktoplysninger, Opgavens/leverancens størrelse (kontraktsum), Beskrivelse af leverancen/ydelsen og udførelsesperiode.

Se hele udbudsbekendtgørelsen