Dynamisk indkøbssystem til indkøb af teknisk rådgivning og bistand

Bygherre har regelmæssigt behov for teknisk rådgivning og bistand til en række forskellige projekter. For at give Bygherre adgang til løbende at foretage indkøb til opfyldelse af behovet for teknisk rådgivning og bistand etableres dette dynamiske indkøbssystem, jf. udbudslovens § 101 ff. Det dynamiske indkøbssystem etableres uden slutdato, hvilket vil sige, at systemets løbetid er ubegrænset. Bygherre forbeholder sig ret til at ændre det dynamiske indkøbssystems løbetid i overensstemmelse med udbudslovens regler herom. Bygherre er ikke forpligtet til at benytte det dynamiske indkøbssystem. Uanset om et konkret indkøbsbehov falder inden for de kategorier, som omfattes af det dynamiske indkøbssystem, er Bygherre derfor berettiget til at foretage det pågældende indkøb uden for det dynamiske indkøbssystem. Det dynamiske indkøbssystem er opdelt i følgende kategorier: - Kategori 1: Anlæg, komponenter og ledningsnet - Kategori 2: Konstruktion, arkitektur og geoteknik - Kategori 3: Miljø, myndigheder og arealforhold - Kategori 4: Projekt-, kontrakt- og bygherrerådgivning - Kategori 5: Totalrådgivning. Optagelsesbetingelsernes afsnit 3 indeholder eksempler på ydelser, som er omfattet af hver kategori. Bygherre ønsker med kategorierne at fremme mindre virksomheders adgang til det dynamiske indkøbssystem. Samtidig er det Bygherres erfaring, at Bygherres indkøbsbehov sjældent omfatter kun ydelser inden for en enkelt kategori . Et indkøb, som konkurrenceudsættes i én kategori, kan derfor som accessorisk ydelse omfatte ydelser, som også er beskrevet i en af de andre kategorier, se Optagelsesbetingelserne for yderligere beskrivelse. Da det dynamiske indkøbssystem etableres uden en på forhånd fastsat slutdato, afspejler nedenstående årlige værdier opgjort i DKK ekskl. moms. KATEGORI 1 Anlæg, komponenter og ledningsnet (anslået værdi 50 mio. kr., maksimal værdi 75 mio. kr.) 2 Konstruktion, arkitektur og geoteknik (anslået værdi 5 mio. kr, maksimal værdi 10 mio. kr.) 3 Miljø, myndigheder og arealforhold (anslået værdi 10 mio. kr, maksimal værdi 20 mio. kr.) 4 Projekt-, kontrakt- og bygherrerådgivning (anslået værdi 30 mio. kr, maksimal værdi 50 mio. kr.) 5 Totalrådgivning (anslået værdi 25 mio. kr., maksimal værdi 35 mio. kr.)Hovedtræk i procedurenEt dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsmetode, som giver Bygherre mulighed for at konkurrenceudsætte sine indkøb i takt med, at behovet opstår. De enkelte indkøb konkurrenceudsættes blandt de virksomheder, som på tidspunktet for konkurrenceudsættelsen (kaldet ”miniudbuddet”) er optaget i det dynamiske indkøbssystem. Det dynamiske indkøbssystem er åbent i den forstand, at enhver virksomhed, som opfylder egnethedskravene i Optagelsesbetingelserne (afsnit 7), har ret til at blive optaget i systemet og derved har mulighed for at afgive tilbud i Bygherres miniudbud. Der gælder ikke nogen grænse for, hvor mange virksomheder, der kan optages i det dynamiske indkøbssystem, og kredsen af mulige tilbudsgivere vil således kunne ændre sig i hele indkøbssystemets løbetid. En virksomhed kan søge om optagelse i en eller flere kategorier. Når Bygherre har en konkret opgave, der skal udføres, sender Bygherre opgaven i miniudbud blandt alle de virksomheder, som på tidspunktet for miniudbuddet, er optaget på det dynamiske indkøbssystem i den kategori, som miniudbuddet angår. Hvis et indkøb omfatter ydelser på tværs af Kategorierne 1-4, anvender Bygherre følgende fremgangsmåde for at identificere rette kategori: - Bygherre identificerer den ydelse, som må kategoriseres som hovedformålet med indkøbet (”Hovedydelsen”) - Indkøbet gennemføres ved miniudbud i den kategori, som indeholder Hovedydelsen - Hvis Bygherre enten (i) ikke kan identificere en Hovedydelse, eller hvis (ii) Ho-vedydelsen vurderes at være en kombination af ydelser i to eller flere af Kate-gorierne 1-4, gennemføres miniudbuddet i Kategori 5 (Totalrådgivning). Bygherre kan vælge at lade et miniudbud omfatte en kontrakt på ydelser knyttet til et konkret projekt eller kontrakt med fleksible vilkår (dvs. en kontrakt, som giver Bygherre adgang til at anvende rådgivers bistand inden for mere fleksible rammer). Tildelingskriteriet i miniudbuddene er bedste forhold mellem pris og kvalitet, idet under-kriterierne og disses vægtning (oplyst i et spænd) er som følger: - Pris (vægtes 25-40 %) - Kvalitet (vægtes 75-60%). Bygherre vil i forbindelse med hvert miniudbud ”låse” vægtningen af de to underkriterier inden for de ovenfor oplyste spænd. Underkriteriet ”Pris”: I forhold til underkriteriet ”Pris” vil Bygherre i forbindelse med hvert miniudbud fastsætte den konkrete pris- og afregningsmodel, som forventes at omfatte fast pris, honorar med loft, timepriser, eller en variant af disse. Bygherre kan i forbindelse med det konkrete miniudbud fastsætte mindste- eller maksimumpriser, som tilbudsgiverne skal iagttage i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Underkriteriet ”Kvalitet”: Bygherre vil i forbindelse med hvert miniudbud fastsætte de delkriterier, indgår i underkriteriet ”Kvalitet”, idet disse delkriterier kan omfatte et, flere eller alle af de kriterier, som fremgår af nedenstående liste: - CV og kompetencer (nøglepersoner) - Organisation - Opgaveløsning - Procesbeskrivelse - Tidsplan - Miljø - Bæredygtighedstiltag - Sikkerhed og sundhed. Ovenstående liste fungerer som en udtømmende bruttoliste; Bygherre skal således i forbindelse med hvert miniudbud vælge et, flere eller alle delkriterier fra ovenstående liste. Evalueringsmodel: Bygherre fastlægger og offentliggør i miniudbudsmaterialet den evalueringsmodel, som finder anvendelse i det konkrete miniudbud. Grundlaget for miniudbuddet vil være de tekniske og kontraktuelle vilkår, som knytter sig til den opgave, der Bygherre sender i miniudbud. Bygherre fastlægger og udformer dokumenterne til brug for miniudbuddet forud for hvert miniudbud og tilbud skal afgives på grundlag af de dokumenter, som indgår i miniudbuddet.