Dynamisk innkjøpsordning for møbler

Bakgrunn Rogaland fylkeskommune skal etablere en ny dynamisk innkjøpsordning (DPS) for møbler, ettersom gjeldende avtale utløper. Innkjøpsordningen skal benyttes av Rogaland fylkeskommune og Tannhelse Rogaland FKF. Formålet med den dynamiske innkjøpsordningen er å anskaffe nye, gjenbrukte og renoverte møbler og annet inventar i forbindelse med innredning av fylkeskommunens bygg. Innkjøpsordningen omfatter blant annet skole- og kontormøbler, herunder møblering av områder som kantine, møterom, venterom, garderobe, treningsrom og sosiale soner. Montering og demontering, service, reparasjon og renovering av møbler kan etterspørres i innkjøpsordningen. Innkjøpsordningen vil bli brukt til å dekke oppdragsgivers behov for kjøp av møbler der anskaffelsen har en verdi på over 750 000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Der oppdragsgiver gjør kjøp av møbler som ikke overstiger 750 000 kroner, vil anskaffelsen bli ivaretatt av egen rammeavtale. Deltakelse i innkjøpsordningen Den dynamiske innkjøpsordningen gjelder levering av møbler til Rogaland fylkeskommune og Tannhelse Rogaland FKF. Alle interesserte leverandører kan søke om å bli tatt opp i innkjøpsordningen gjennom denne konkurransen. Konkurransen skal være tilgjengelig på Doffin gjennom hele løpetiden til den dynamiske innkjøpsordningen. Nye leverandører kan fortløpende søke om opptak. Alle kvalifiserte leverandører vil bli tatt opp i innkjøpsordningen. Oppdragsgiver avgjør om en leverandør er kvalifisert. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli avvist. Frist for å delta i første konkurranse i ordningen er 30 dager etter kunngjøringen av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Anskaffelser under innkjøpsordningen Oppdragsgivers anskaffelser av møbler og inventar som overstiger 750 000 kroner eksklusiv merverdiavgift, vil bli gjennomført som konkurranser i den dynamiske innkjøpsordningen. Kvalifiserte leverandører blir invitert til konkurransene som gjennomføres i innkjøpsordningen. Samlet kontraktsverdi og volum Avtaler som skal inngås under ordningen har en antatt samlet kontraktsverdi på 50 000 000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Antatt samlet kontraktsverdi er kun av informativ karakter, og oppdragsgiver er ikke bundet av denne. Volumet vil kunne avvike som følge av endringer i blant annet økonomiske rammevilkår, behov, markedssituasjon og politiske vedtak. Varighet Den dynamiske innkjøpsordningen trer i kraft 16.12.2026 og har foreløpig varighet frem til 16.12.2032. Ordningen kan avsluttes eller forlenges ved kunngjøring i Doffin. Gjennomføring av konkurranser i den dynamiske innkjøpsordningen Alle kvalifiserte leverandører i ordningen vil bli invitert til å gi tilbud i de enkelte konkurransene. Hver konkurranse vil ha et eget konkurransegrunnlag med konkurransebetingelser, kravspesifikasjon, prisskjema, kontraktsvilkår og tildelingskriterier. Oppdragsgiver kan stille etiske kontraktsvilkår og kreve miljødeklarasjon (EPD) for produktene som anskaffes. Tilbudene vil bli evaluert på grunnlag av pris og kvalitet. Kvalitet kan omfatte egenskaper ved produktet, som materialvalg, slitestyrke og design, samt forhold knyttet til tilvirkning, transport, etiske arbeidsforhold, klimaavtrykk og leverandørkjedens ansvar. Det benyttes en poengskala fra 0 til 10 innenfor hvert tildelingskriterium. Beste tilbud innenfor hvert kriterium gis 10 poeng, og øvrige tilbud poengsettes relativt til dette. Poengsummene vektes og summeres, og tilbudet med høyest samlet poengsum tildeles kontrakt. Pris evalueres ut fra tilbudt pris eksklusiv merverdiavgift. Som utgangspunkt benyttes lineær metode, men dersom dette gir negativ poengscore, eller forskjellen mellom tilbudene er nærmere 100 %, kan hybrid metode eller forholdsmessig metode benyttes. Tilbudsfristen vil som utgangspunkt være minimum 10 dager, avhengig av anskaffelsens omfang og kompleksitet. Kontrakt anses inngått når begge parter har signert. Signering skjer elektronisk i oppdragsgivers avtaleverktøy. Før kontrakt inngås, vil oppdragsgiver skriftlig og samtidig informere berørte leverandører om valg av leverandør, med begrunnelse og eventuell karensperiode. Elektronisk gjennomføring Den dynamiske innkjøpsordningen skal være fullelektronisk. Oppdragsgiver bruker Hyyr til å gjennomføre kvalifisering og anskaffelser.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle kan søke om å delta, men bare et utvalg av kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud. Selve tilbudsfasen skjer uten dialog eller forhandling utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.