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    E-Akte

    Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen

    E-Akte

    1. Wettbewerbsbekanntmachung veröffentlicht

      Sep 24, 11:42 AMSeptember 24, 2026 11:42 AM

    2. Teilnahmefrist

      Nov 2, 12:00 PMNovember 2, 2026 12:00 PM

    Brief

    Deutschland: Ausschreibungen/Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen/E-Akte
    Brief

    IT- drift og vedlikehold

    Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen benötigt Dienstleistungen für die Beschaffung und Implementierung einer E-Akte sowie des dazugehörigen Veränderungsmanagements. Ziel ist eine zukunftsfähige und effiziente E-Akte, die Arbeitsabläufe optimiert, die Zusammenarbeit verbessert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur digitalen Aktenführung sicherstellt. Die Ausschreibung umfasst die Bereitstellung und Weiterentwicklung der Software, Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, Third-Level-Support sowie produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung. Perspektivisch sollen ca. 250 Behörden mit etwa 90.000 Anwendern die E-Akte produktiv nutzen. Die Zuschlagskriterien sind Preis (60%) und Qualität (40%). Qualifikationsanforderungen umfassen den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 10 Mio. EUR für Personenschäden und 3 Mio. EUR für Sach- und Vermögensschäden, geeignete Referenzen aus den letzten 3 Jahren in den Bereichen Einführung und Betreuung von E-Akte-Systemen in der öffentlichen Verwaltung, Anbindung an Fachverfahren, Datenmigration (insbesondere von nscale), Bereitstellung hochverfügbarer Softwaresysteme (mind. 99,9% Verfügbarkeit) für mindestens 20.000 parallele Nutzer, Durchführung von Change Management-Projekten und barrierefreien Software-Schulungen. Des Weiteren sind Zertifizierungen nach ISO 27001, DIN EN ISO 9001:2015 und ein Nachweis über Erfahrungen mit Penetrationstests (TÜV, ISTQB oder gleichwertig) erforderlich, sowie die Bestätigung, dass mindestens 5 Arbeitskräfte im Bereich Verwaltungsdigitalisierung über eine gültige Sicherheitsüberprüfung (mindestens SÜ2) verfügen.

    Über das Angebot

      Das Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD), möchte für die E-Verwaltungsarbeit eine E-Akte sowie das damit einhergehende Veränderungsmanagement beschaffen. Perspektivisch arbeiten im Zielzustand ca. 250 Behörden - ca. 90.000 Anwendende - produktiv mit der E-Akte. Ziel dieser Ausschreibung ist eine zukunftsfähige und effiziente E-Akte, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen gerecht wird. Die E-Akte muss dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur digitalen Aktenführung sicherzustellen. Derzeit nutzt das Land Nordrhein-Westfalen das E-Akte-System nscale mit dem Modul nscale eGov der Firma Ceyoniq Technology GmbH. Die Ausschreibung umfasst die Bereitstellung und Weiterentwicklung der notwendigen Software, die Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sowie Supportleistungen (Third-Level-Support). Die Ausschreibung umfasst außerdem produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung der E-Akte.Hauptmerkmale des VerfahrensDas MHKBD vergibt den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit der Bekanntmachung fordert das MHKBD interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Auf Grundlage des eingereichten Teilnahmeantrags prüft das MHKBD die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert das MHKBD die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein Erstangebot in Form eines indikativen Angebotes einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe fordert das MHKBD die Bieter zur Abgabe von Optimierungsvorschlägen zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag auf. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt das MHKBD mit den Bietern über die eingereichten Vorschläge. Das MHKBD behält sich vor, die Angaben der Bieter mittels einer Teststellung zu überprüfen.

      Kontakttelefon
      000
      Kontakt-E-Mail
      BeschaffungMHKBDNRW@heuking.de
      Adresse
      Hubertusstraße 9, 40219 Düsseldorf

    Benutzerdefinierte Bewertungskriterien

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    Zuschlagskriterien

    • Beschreibung

      Vorläufiges Kriterium (auch bezüglich Gewichtung). Details werden nach dem Teilnahmewettbewerb bekanntgegeben.

    • Beschreibung

      Vorläufiges Kriterium (auch bezüglich Gewichtung). Details werden nach dem Teilnahmewettbewerb bekanntgegeben.

    Qualifikationsanforderungen

    • Beschreibung

      Der Bewerber muss in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register des Herkunftslandes eingetragen sein.

      Dokumentationsanforderung

      Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist.

    • Beschreibung

      Es dürfen keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sein.

      Dokumentationsanforderung

      Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind.

    • Beschreibung

      Der Bewerber zählt nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen.

      Dokumentationsanforderung

      Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass der Bewerber nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt.

    • Beschreibung

      Bei Bewerbergemeinschaften muss eine Erklärung abgegeben werden, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.

      Dokumentationsanforderung

      Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.

    • Beschreibung

      Der Bewerber muss eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 10,0 Mio. pro Schadensfall für Personenschäden sowie in Höhe von mindestens EUR 3,0 Mio. pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden unterhalten oder im Falle der Auftragserteilung abschließen.

      Dokumentationsanforderung

      Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 10,0 Mio. pro Schadensfall für Personenschäden sowie in Höhe von mindestens EUR 3,0 Mio. pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.

    • Beschreibung

      Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

      Dokumentationsanforderung

      Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

    • Beschreibung

      Angabe der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Verwaltungsdigitalisierung) vergleichbar sind.

      Dokumentationsanforderung

      Angabe der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Verwaltungsdigitalisierung) vergleichbar sind.

    • Beschreibung

      Der Bewerber muss geeignete Referenzen vorweisen, die in den letzten 3 Jahren (maßgeblich ist das Enddatum) erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung mehr als ein Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Die Referenzen müssen in Art und Umfang mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein und sollen insbesondere Erfahrung in den Bereichen Einführung und Betreuung eines E-Akte-Systems in der öffentlichen Verwaltung, Anbindung eines E-Akte-Systems an Fachverfahren und Workflow-Systeme, Migration von Daten aus anderen DMS-Systemen (insbesondere nscale), Bereitstellung eines hochverfügbaren Software-Systems (Verfügbarkeit von mind. 99,9 % bezogen auf ein Kalenderjahr) für die öffentliche Verwaltung, Bereitstellung eines Software-Systems, das eine parallele Nutzung von 20.000 Anwendenden oder höher ermöglicht hat, Durchführung eines Change Management-Projektes zur Einführung und Nutzung eines E-Akte-Systems, sowie Durchführung von barrierefreien Software-Schulungen (auch für Menschen mit Behinderungen, inkl. E-Learning-Modulen und Lernvideos) nachweisen. Die genannten Kriterien sind keine Mindestanforderungen. Der Auftraggeber wird die Referenzen gemäß Ziffer 2.1.4 im Rahmen des Rankings berücksichtigen. Sofern erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der Auftraggeber auch einschlägige Referenzen berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen.

      Dokumentationsanforderung

      Geeignete Referenzen, die in den letzten 3 Jahren (maßgeblich ist das Enddatum) erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung mehr als ein Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Die Referenzen sollen möglichst folgende Angaben enthalten: Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten eines Ansprechpartners), Leistungsumfang, Erbringungszeitraum, Auftragssumme.

    • Beschreibung

      Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte, insgesamt und gesondert nach Beschäftigten im Tätigkeitsfeld Verwaltungsdigitalisierung sowie im Bereich Softwareentwicklung des Tätigkeitsfelds Verwaltungsdigitalisierung.

      Dokumentationsanforderung

      Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte, insgesamt und gesondert nach Beschäftigten im Tätigkeitsfeld Verwaltungsdigitalisierung sowie im Bereich Softwareentwicklung des Tätigkeitsfelds Verwaltungsdigitalisierung.

    • Beschreibung

      Nachweis einer Zertifizierung der relevanten Prozesse nach ISO 27001 oder gleichwertig.

      Dokumentationsanforderung

      Nachweis einer Zertifizierung der relevanten Prozesse nach ISO 27001 oder gleichwertig.

    • Beschreibung

      Nachweis einer Zertifizierung durch den TÜV, ISTQB oder gleichwertig, dass der Bewerber Erfahrungen mit Penetrationstests und der Behebung von Sicherheitsschwachstellen besitzt.

      Dokumentationsanforderung

      Nachweis einer Zertifizierung durch den TÜV, ISTQB oder gleichwertig, dass der Bewerber Erfahrungen mit Penetrationstests und der Behebung von Sicherheitsschwachstellen besitzt.

    • Beschreibung

      Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig.

      Dokumentationsanforderung

      Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig.

    • Beschreibung

      Der Bewerber muss über mindestens 5 Arbeitskräfte aus dem Tätigkeitsfeld der Verwaltungsdigitalisierung mit einer gültigen Sicherheitsüberprüfung (mindestens SÜ2) verfügen.

      Dokumentationsanforderung

      Bestätigung, dass der Bewerber über mindestens 5 Arbeitskräfte aus dem Tätigkeitsfeld der Verwaltungsdigitalisierung mit einer gültigen Sicherheitsüberprüfung (mindestens SÜ2) verfügt.

    • Beschreibung

      Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.

      Dokumentationsanforderung

      Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

    Frühere Zuschlagsempfänger

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    Auftraggeber
    Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
    Titel
    E-Akte
    Typ
    WettbewerbPräqualifikation
    Hauptcode
    72260000Dienstleistungen in Verbindung mit Software
    Zusätzliche Codes
    72512000Dokumentenmanagement

    Aktive ähnliche Ausschreibungen

    • IT-Stelle der hessischen Justiz

      Elektrisk infrastruktur og veibelysning

      Ausstattung der Sitzungssäle des Landes Hessen

      Die IT-Stelle der hessischen Justiz beabsichtigt, die Sitzungssäle aller Gerichtsbarkeiten des Landes Hessen, insgesamt über 70 Gerichtsstandorte und geschätzte 530 (maximal 580) Sitzungssäle, mit einheitlich bedienbarer Medien- und Videoverhandlungstechnik auszustatten. Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 8 Jahren und sieht keine Mindestabnahmemenge vor. Die Vergabe erfolgt im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Bewerber sollten Referenzprojekte vorweisen, die in den letzten 3 Jahren erfolgreich abgeschlossen wurden oder noch andauern, wobei pro Referenzprojekt in mindestens 50 Räumen an mindestens 10 verschiedenen Standorten Video- und Audiotechnik verbaut wurde. Zudem sind Nachweise über Unternehmenszertifizierungen nach ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, ISO/IEC 20000 und DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig erforderlich. Es wird auch erwartet, dass der Bewerber über Personal mit spezifischer Erfahrung und Zertifizierungen in den Bereichen AV-Technik, Netzwerktechnik und ITIL verfügt.

      Rahmenvereinbarung mit QualifikationOct 1, 2026
      Nov 3, 2026(25 Tage)

    • Hamburger Stadtentwässerung AöR

      IT-drift og support

      Einführung eines unternehmensweiten PPS- und Ressourcenmanagementtools

      Die Hamburger Stadtentwässerung AöR benötigt Dienstleistungen für die Einführung einer geeigneten Softwarelösung zur Unterstützung der Projektportfoliosteuerung, des Projektmanagements sowie des Ressourcenmanagements im Unternehmen in Hamburg. Der Vertrag hat eine Laufzeit von 96 Monaten. Die Zuschlagskriterien sind Funktionalität (60 %) und Preis (40 %). Es werden mindestens drei Projektreferenzen verlangt, sowie der Nachweis einer DIN EN ISO 9001 Zertifizierung oder gleichwertig. Zudem ist eine gültige ISO 27001 Zertifizierung (oder gleichwertig) für Datenschutz und Informationssicherheit erforderlich, und es muss ein DSGVO-konformes Datenschutzmanagementsystem betrieben werden. Die Datenverarbeitung muss ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) oder in Ländern mit einem Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO stattfinden. Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckung von 5.000.000 EUR für Personen-, Sach- und daraus resultierende Vermögensschäden sowie eine IT-Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 500.000 EUR für Vermögensschäden nachzuweisen.

      WettbewerbOct 6, 2026
      Nov 9, 2026(31 Tage)

    • AOK-Bundesverband eGbR - Arbeitsgemeinschaft von Körperschaften des öffentlichen Rechts

      Programvareprodukter og lisenser

      Software zur Datenbewirtschaftung

      Der AOK-Bundesverband eGbR benötigt Software zur Datenbewirtschaftung im Rahmen einer Rahmenvereinbarung über 6 Jahre. Die Lieferung der Software soll in Berlin erfolgen. Der geschätzte jährliche Mindestumsatz des Bieters im Bereich Softwareüberlassung zur Datenbewirtschaftung muss durchschnittlich 1.000.000 Euro netto über die letzten drei Geschäftsjahre betragen. Es sind mindestens 20 Fachkräfte mit Erfahrung in Entwicklung und Support von Datenbewirtschaftungssoftware nachzuweisen. Zudem sind mindestens eine Referenz im Bereich "Datenbankzentrierte Ausführung", zwei Referenzen im Bereich "komplexe Prozessketten" und zwei Referenzen im Bereich "Auto-ML" vorzulegen, die innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurden und On-Premises-Installationen betreffen. Die Zuschlagskriterien sind Qualität des Angebotes (60%) und Angebotspreis (40%).

      Rahmenvereinbarung mit QualifikationSep 11, 2026
      Oct 13, 2026(4 Tage)

    • Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI

      Datamaskinhandel og tilhørende utstyr

      Nachhaltige Arbeitsplatzcomputer (produktneutral) der Kategorie Konfigurierbar und Zusatzleistungen

      Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI, benötigt eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von nachhaltigen Arbeitsplatzcomputern (produktneutral) der Kategorie Konfigurierbar und Zusatzleistungen für 1 Jahr, mit einem maximalen Gesamtwert von 28 Millionen Euro. Die Vergabe erfolgt ausschließlich auf Basis des Preises (100%). Qualifikationsanforderungen umfassen den Nachweis eines Partnerstatus oder einer vergleichbaren Beziehung zum Hersteller, falls der Bieter nicht der Hersteller ist, sowie mindestens zwei Referenzen für IT-Service-Dienstleistungen (Wartung, Installation, Support oder Reparatur) mit einem Mindestwert von 25.000 € netto und zwei Referenzen für die Lieferung von IT-Hardware (z.B. Thin Clients, Notebooks, PCs, Drucker) mit einem Mindestwert von 125.000 € netto, die jeweils nicht älter als drei Jahre sein dürfen. Des Weiteren ist eine durchschnittliche Mindestmitarbeiterzahl von 25 in den letzten drei Geschäftsjahren und ein Qualitätsmanagementsystem vergleichbar DIN EN ISO 9001:2015 nachzuweisen. Der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in den letzten drei Geschäftsjahren mindestens 2.000.000 € netto für die Lieferung von IT-Hardware und 50.000 € netto für IT-Dienstleistungen betragen.

      RahmenvereinbarungSep 23, 2026
      Oct 20, 2026(11 Tage)
      28.000.000 €

    • Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI

      Datamaskinhandel og tilhørende utstyr

      Nachhaltige Arbeitsplatzcomputer (produktneutral) der Kategorie Standard und Zusatzleistungen

      Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI, benötigt eine Rahmenvereinbarung für die Lieferung von nachhaltigen Arbeitsplatzcomputern (produktneutral) der Kategorie Standard und Zusatzleistungen über 12 Monate mit einem maximalen Gesamtwert von 13 Millionen Euro. Die Vergabe erfolgt ausschließlich auf Basis des Preises (100%). Bewerber müssen nachweisen, dass sie, falls sie nicht der Hersteller sind, einen Partnerstatus oder eine vergleichbare Beziehung zum Hersteller haben, der sie zum Verkauf und Support der Produkte an Endkunden berechtigt. Es sind mindestens zwei Referenzen für IT-Service-Dienstleistungen (Wartung, Installation, Support, Reparatur) mit einem Mindestwert von 25.000 € netto und zwei Referenzen für die Lieferung von IT-Hardware (Thin Clients, Notebooks, PCs, Drucker o.ä.) mit einem Mindestwert von 125.000 € netto einzureichen, die jeweils nicht älter als drei Jahre sind. Des Weiteren ist eine durchschnittliche Mindestmitarbeiterzahl von 25 pro Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren sowie ein Qualitätsmanagementsystem vergleichbar DIN EN ISO 9001:2015 nachzuweisen. Der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in den letzten drei Geschäftsjahren jährlich mindestens 1.000.000 € netto für die Lieferung von IT-Hardware und 50.000 € netto für IT-Dienstleistungen betragen.

      RahmenvereinbarungSep 23, 2026
      Oct 20, 2026(11 Tage)
      13.000.000 €