Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)
- Teilnahmefrist
- Nov 30,Noch 24 Tage
- Verfahrensart
- Mit VerhandlungZwei Stufen
- Vertrag
- RahmenvereinbarungLaufzeit 4 Jahre
Brief
Das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg, benötigt eine vierjährige Rahmenvereinbarung für die Einführung, Anbindung und den Betrieb eines zentralen elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems für BAföG-Verfahren im Fachverfahren Bafög21. Die E-Akte soll eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare Aktenführung ermöglichen; angebunden werden können bis zu 21 BAföG-Ämter in Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern, ohne Mindestabnahmemenge. Bafög21 bleibt das führende Fachverfahren. Gefordert sind unter anderem Erfahrung mit der Einführung und dem SaaS-Betrieb einer E-Akte, Support, dem Umgang mit besonders schutzbedürftigen Personen- und Sozialdaten, der Anbindung von Fachverfahren und CMIS-Schnittstellen sowie der zentralen Bereitstellung für mehrere Organisationseinheiten. Das Vergabeverfahren umfasst einen Teilnahmewettbewerb und anschließend verbindliche Erstangebote; Verhandlungen und Teststellungen sind möglich. Als Referenzen sollen vergleichbare Projekte eingereicht werden, die innerhalb der letzten drei Jahre abgeschlossen wurden oder seit mehr als einem Jahr laufen.
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Qualifikationsanforderungen
Beschreibung
Der Bewerber muss in ein Berufsregister (Handelsregister oder Handwerksrolle oder ein vergleichbares Register des Herkunftslandes) eingetragen sein.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufsregister.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Es dürfen keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. es müssen erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB durchgeführt worden sein.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB durchgeführt worden sind.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Der Bewerber darf nicht zu den in Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehören, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung, in welcher der Bewerber bestätigt, nicht zu den in Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, zu gehören.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Bewerbergemeinschaften müssen erklären, dass kein Verstoß gegen das Kartellrecht vorliegt und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.
Dokumentationsanforderung
Erklärung von Bewerbergemeinschaften, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen das Kartellrecht vorliegt und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Der Bewerber muss eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhalten oder im Falle der Auftragserteilung vor Leistungsbeginn abschließen.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung vor Leistungsbeginn abschließen wird.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Der Bewerber muss die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre nachweisen.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Der Bewerber muss die in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erwirtschafteten Umsätze mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) vergleichbar sind, nachweisen.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung über die in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erwirtschafteten Umsätze mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) vergleichbar sind.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Der Bewerber muss Referenzprojekte einreichen, die in den letzten 3 Jahren erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung seit mehr als einem Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Die Referenzen sollen in Art und Umfang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) vergleichbar sein. Die Referenzen sollen insbesondere Erfahrung in den Bereichen Einführung eines zentralen elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems, SaaS-Betrieb und Support einer E-Akte, Verarbeitung besonders schutzbedürftiger personenbezogener Daten und Sozialdaten, Anbindung eines Fachverfahrens an die E-Akte, Anbindung einer Software an die E-Akte über eine CMIS-Schnittstelle, Zentrale Bereitstellung einer E-Akte für mehrere Organisationseinheiten nachweisen.
Dokumentationsanforderung
Referenzprojekte mit folgenden Angaben: Referenzgeber, Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten eines Ansprechpartners), Leistungszeitraum, Leistungsumfang, Auftragssumme, eingesetzte Technologien und zugrundeliegende Software sowie Umfang der betreuten Organisationseinheiten und Nutzer.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Beschreibung
Der Bewerber muss angeben, welche Teile des Auftrags er als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Dokumentationsanforderung
Eigenerklärung, aus der hervorgeht, welche Teile des Auftrags der Bewerber als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Quelle
Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.
Frühere Gewinner
Gegen wen treten Sie an?
Die Anbieter, die ähnliche Aufträge bei Land Baden-Württemberg vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg gewonnen haben
Aus der Bekanntmachung
Das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK), möchte ein elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem (nachfolgend: E-Akte) für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) im Fachverfahren Bafög21 beschaffen und einführen. Zu diesem Zweck schreibt der Auftraggeber eine Rahmenvereinbarung aus, auf deren Grundlage die abrufberechtigten Parteien des Bafög21-Verbunds - das Land Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern - den Auftragnehmer mit der Anbindung und dem Betrieb der E-Akte an das Fachverfahren Bafög21 in den BAföG-Ämtern bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen beauftragen können. Hierdurch können die abrufberechtigten Parteien die Dienstleistung ohne zusätzliches förmliches Vergabeverfahren abrufen. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Freistaat Sachsen Mitglied des Bafög21-Verbunds ist, aber keine abrufberechtigte Partei der Ausschreibung. Bafög21 bleibt auch nach Anbindung der E-Akte das führende Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung. Die E-Akte ergänzt die fachliche Bearbeitung im Fachverfahren Bafög21 durch eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare Aktenführung. Die beteiligten Länder tragen die Kosten der jeweils von ihnen abgerufenen Leistungen des Auftragnehmers selbst. Die beteiligten Länder verfügen über folgende Anzahl an BAföG-Ämtern bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen: - Baden-Württemberg: 8 Studierendenwerke; - Rheinland-Pfalz: 11 Hochschulen; - Mecklenburg-Vorpommern: 2 Studierendenwerke. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Finanzierung der Anbindung der BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen in Mecklenburg-Vorpommern nicht gesichert ist. Die Rahmenvereinbarung sieht keine Mindestabnahmemenge vor. Der Auftraggeber schätzt die Menge der anzubindenden BAföG-Ämter auf 21. Die Höchstmenge der anzubindenden BAföG-Ämter beträgt 21. Mit Erreichen der Höchstmenge verliert die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung.Hauptmerkmale des VerfahrensDas MWK vergibt den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert das MWK interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Auf Grundlage des eingereichten Teilnahmeantrags prüft das MWK die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert das MWK die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein verbindliches Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird das MWK auch Optimierungsvorschläge zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag zulassen. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt das MWK mit den Bietern unter anderem über die eingereichten Vorschläge. Das MWK behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf die Erstangebote zuzuschlagen. Das MWK behält sich außerdem vor, die Angaben der Bieter mittels einer Teststellung zu überprüfen.
Kontakt
Referat 24 des Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württembergreferat-24@mwk.bwl.de- Wettbewerb · Rahmenvereinbarung · PräqualifikationTyp
- 72252000HauptcodeDatenarchivierung