FG-2025/794 - Viestintätoimistoyhteistyön kilpailutus

Yritysviestintä on merkittävässä roolissa osana yhtiön toimintaa. Fingrid Oyj ja Fingrid Datahub Oy (myöhemmin Fingrid) viestii laajasti eri sidosryhmilleen käyttämällä viestintään useita eri tapoja ja kanavia. Yrityksen viestinnässä työskentelee seitsemän työntekijää. Ilmoitamme hankintailmoituksella viestintäyhteistyökumppanista. Hankintaan sisältyy viestinnän visuaalista ja sisällöllistä suunnittelua ja tuotantoa, kuten yritysilmeen mukaisten julkaisujen ja asiakasviestinnän tuotantoa, sekä erilaisin viestinnällisin keinoin toteutettuja ratkaisuja, kuten esimerkiksi valokuvausta, tekstityötä ja taittotöitä. Tarvittaessa työhön kuuluu myös yritysilmeen ja brändin jatkokehittäminen. Lisäksi hankintaan sisältyy yritysviestintään liittyvää konsultointia, kuten viestintästrategian valmistelua, yrityksen ydinviestien kiteyttämistä tai viestinnän sisältöjen tai prosessien auditointia ja kehittämistä. Kriisiviestinnän yhteistyökumppanina toimiminen jää tämän tarjouspyynnön ulkopuolelle. Lisäksi hankintaan sisältyy Fingridin asiakaslehden ja muiden julkaisuiden tuottamista. Tähän kuuluu kolmesti vuodessa ilmestyvän asiakaslehden, vuosittaisen työturvallisuusjulkaisun sekä maanomistajajulkaisun toimittaminen, sekä muiden Fingridin julkaisujen (esimerkiksi Kantaverkon kehittämissuunnitelma, Sähkön tuotannon ja kulutuksen kehitysnäkymät jne.) visuaalinen suunnittelu ja toteutus. Tilaaja varaa oikeuden hankkia optiona vuosikertomuskokonaisuuden, joka sisältää hallituksen toimintakertomuksen (mukaan lukien kestävyysraportti), tilinpäätöksen, selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä, palkitsemisraportin sekä vuosikatsauksen. Kumppanin roolina on suunnitella ja tuottaa visuaalisesti yhtenäinen ja yritysilmeen mukainen kokonaisuus sisältäen tarvittavien graafisten elementtien toteutuksen. Kumppanilta edellytetään riittäviä resursseja tiiviisti aikataulutetun projektin toteuttamiseen sekä valmiutta työskennellä tarvittaessa myös toimistoaikojen ulkopuolella. Viestintätoimistoyhteistyö alkaa vuoden 2026 alkupuoliskolla. Vuosikertomuskokonaisuus tehdään vuoden 2025 raportin osalta nykyisen yhteistyökumppanin kanssa, joten vuosikertomuksen option osalta palvelu alkaa vuoden 2026 jälkipuoliskolla. Viestintäyhteistyösopimus tehdään puitesopimuksena, jossa laskutus perustuu ennalta sovittuun hinnoitteluun esimerkiksi htp-perusteisesti tai tiettyyn työhön sovitun kokonaishinnan pohjalta. Tarkemmin tehtävästä työstä sovitaan kuukausittaisessa yhteistyötapaamisessa. Yhtiö käyttää tarvittaessa pienemmissä yksittäisissä kokonaisuuksissa tarpeen mukaan myös muita viestintäyhteistyökumppaneita nyt valittavan viestintätoimiston rinnalla. Hankinnan sopimuskauden pituus on 3+1+1 vuotta. Viestintäpalvelujen toimittaja vastaa seuraavista palveluista: • Fingridin yritysviestinnän sisältöjen visuaalisesta ja tekstisuunnittelusta ja tuotannosta yhdessä Asiakkaan kanssa. • Fingridin yritysviestinnän sisältöjen ja prosessien konsultoinnista ja kehittämisestä yhdessä Asiakkaan kanssa. • Kuukausittaisten yhteistyötapaamisten järjestämisestä. • Projektinjohdosta, aikataulutuksesta ja yhteyksistä alihankkijoihin. • Kuukausittaisesta tuntiraportoinnista. Tarjouspyynnön ulkopuolelle jäävät: • Mediaseuranta- ja tiedotejakelupalvelut • Rekrytointiviestinnän yhteistyökumppanuus • Messuyhteistyökumppanuus • Kriisiviestinnän yhteistyökumppanuus • Video- ja äänituotannotMenettelyn pääpiirteetHankintamenettelyyn kutsutaan osallistumishakemusvaiheessa neljä (4) eniten pisteitä saanutta Ehdokasta, mikäli neljännellä sijalla on tasapisteissä useampia Ehdokaita, kaikki heistä kutsutaan hankintamanettelyyn. Pisteytys ilmenee liitteestä 1. Neuvottelukutsu on tarkoitus lähettää kaikille hyväksytyille ehdokkaille heti kun osallistumishakemukset on hankintayksikön toimesta käyty läpi (arvio vko 47). Neuvottelukutsun ohessa voi olla materiaalia, johon ehdokkaan edellytetään tutustuvan etukäteen ja/tai esimerkiksi täytettävä poikkeamaluettelo liittyen osallistumisilmoituksella julkaistuun dokumentaatioon. Neuvottelut käydään alustavan arvion mukaan viikoilla 51/2025 - 1/2026, tarvittaessa kasvotusten Fingridin päätoimipisteessä Läkkisepäntiellä Helsingissä tai Microsoft Teamsin välityksellä. Neuvotteluissa keskustellaan hankinnan kohteesta, Tilaajan tarpeista, tarjoajan mahdollisuudesta vastata tilaajan tarpeisiin, hankintasopimusehdoista sekä muista hankinnan kohteen tarkentamiseen liittyvistä esiin nousevista asioista. Neuvotteluista laaditaan pöytäkirja ja mahdollisesti esiin nousevat kysymykset ja Tilaajan tekemät tarkennukset julkaistaan viimeistään lopullisessa tarjouspyynnössä kaikkien tarjoajien nähtäville. Mahdolliset alustavat tarjoukset tai muu Ehdokkaan toimittama alustava materiaali ei ole julkista. Lopullisten tarjousten osalta julkista on vähintäänkin tarjottu kokonaisvertailuhinta ja laatuvertailu ilman liikesalaisuustietoja. Fingrid pidättää itsellään oikeuden muuttaa yllä mainittua alustavaa aikataulua. Lisäksi Fingrid pidättää itsellään oikeuden keskeyttää hankinta tai hylätä kaikki osallistumishakemukset / tarjoukset, mikäli ne eivät vastaa Fingridin tarpeita tai mikäli Fingridin tarpeet muuttuvat kesken hankintaprosessin.