Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Nærværende prækvalifikation vedrører udbud vedr. anskaffelse af et security management system (herefter SMS) til Danmarks Fængsler (herefter betegnet Ordregiver eller Danmarks Fængsler). Danmarks Fænglser ønsker således at anskaffeet softwarebaseret it-system med digitale integrationer til eksisterende og kommende sikrings- og brandtekniske systemer på Danmarks Fængslers lokationer. Der skal bl.a. integreres til ABA, ADK, AIA, belysning, cellekald, overfaldsalarmer, perimeterovervågning, porttelefoni, TVO, kropskamera etc. Leverancen omfatter desuden alle nødvendige ydelser i forbindelse med indkøbene, herunder implementering af ny central driftsmodel i Styrelsen for Danmarks Fængsler og i forlængelse heraf driftsstøtte (3. level support), implementering af SMS på lokationerne og alt det, som et indkøb omfatter, herunder bl.a. opsætning, programmering, installationer, integration af lokationens sikrings- og brandtekniske systemer og de enkelte enheder samt tests. Kontraktperioden vil have en længde på 8 år med mulighed for forlængelse op til 2 gange af 24 mdr. Forlængelse af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr. Dertil kommer, at Leverandøren er forpligtet til at levere vedligeholdelse, support, licenser, driftsstøtte mv. i op til 7 år efter, en lokation har købt Løsningen. Dette for at sikre, at SMS indkøbt f.eks. i år 10 i kontraktens løbetid, tilsvarende har mulighed for at have et velfungerende SMS i de efterfølgende 7 år fra implementeringen af SMS på den pågældende lokation. For så vidt angår licenser, vil der være tale om en tidsubegrænset brugsret, med mulighed for opsigelse. K02 danner kontraktgrundlag for aftalen. Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af lokationer hos Danmarks Fængsler. Endvidere vil kontrakten også blive benyttet i forbindelse bygge- og anlægsprojekter, fx det nye Fængsel i Viborg Kommune og den nye arrest i Slagelse – begge med en forventet kapacitet på hver især ca. 400 indsatte. Lokationerne vil købe SMS i takt med, at der opstår et behov i kontraktperioden. Ordregiver forventer, at alle fængsler og arrester i kontraktperioden får behov for at købe nyt SMS, og at udrulningen især vil ske i årene 2027-2033. Leverandøren er imidlertid ikke garanteret en mindsteomsætning i kontraktperioden. Der henvises til Danmarks Fængslers hjemmeside for en opdateret oversigt over alle lokationer. Alle medarbejdere hos den kommende leverandør, som skal have adgang til Ordregivers lokationer, eller som skal rådgive Ordregiver enten direkte eller ved behandling af skriftlige materialer, herunder tegningsmateriale, skal sikkerhedsgodkendes af Ordregiver og skal underskrive en for-trolighedserklæring. Sikkerhedsgodkendelsen vil enten være et KR-træk eller være en erklæring om, at de er indforståede med, at der indhentes oplysninger om den pågældende hos Politiets Efterretningstjeneste – herunder oplysninger i politiets registre og efterretningstjenestens egne registre. I så fald forventes sikkerhedsgodkendelsen at være til niveauet “hemmelig“. Sikkerheds-godkendelsens niveau vil være en konkret vurdering ift. graden af følsomme oplysninger, som den pågældende person kommer til at få indblik i. Herudover bemærkes det, at det er forbudt at medbringe mobiltelefoner og pc’ere inden for murerne ved udførelse af opgaver på Danmarks Fængslers lokationer. De enkelte lokationer kan give dispensation, såfremt det er strengt nødvendigt ift. opgavens udførelse.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF af 13. juli 2009 (forsvars- og sikkerhedsdirektivet). Udbudsproceduren udbud med forhandling med offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse benyttes, jf. artikel 26 i forsvars- og sikkerhedsdirektivet. I samme forbindelse er nærværende udbud bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved en udbudsbekendtgørelse. Ordregiver forventer at gennemføre forhandlingsprocessen som beskrevet nedenfor. Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde, hvori der gennemføres et forhandlingsmøde med hver Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at afholde yderligere forhandlingsmøder i en forhandlingsrunde og også til at gennemføre flere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig formålstjenligt eller nødvendigt. Endvidere kan Ordregiver vælge at gennemføre alle eventuelle forhandlingsrunder på flere forskellige måder, herunder som egentlige forhandlingsmøder, skriftlige forhandlinger samt videokonferencer. I givet fald vil Ordregiver naturligvis orientere alle Tilbudsgivere herom. Ordregiver forbeholder sig også retten til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, alternativt at tildele kontrakten på baggrund af det seneste modtagne tilbud (reviderede tilbud) uden gennemførelse af yderligere forhandlinger. Tildeling kan i begge tilfælde alene ske til et tilbud, som Ordregiver ikke er forpligtet til at afvise som ukonditionsmæssigt. Alle Tilbudsgivere, der har afgivet et indledende tilbud inden for den fastsatte tidsfrist, indbydes til at deltage i forhandling, hvis forhandlingerne finder sted, og får mulighed for at aflevere et endeligt tilbud. I tilfælde af at der afholdes mere end én forhandlingsrunde vil Ordregiver, hvis det vurderes hensigtsmæssigt i forhold til dels at minimere transaktionsomkostninger for såvel Tilbudsgiverne som Ordregiver og dels i forhold til at sikre fortsat tilstrækkelig konkurrence, foretage reduktion af antallet af Tilbudsgivere under forhandlingsforløbet (såkaldt shortlisting). En evt. shortlisting vil kun finde sted i det tilfælde, at Ordregiver har prækvalificeret mere end 3 Tilbudsgivere. Reduktionen/shortlistingen vil kunne finde sted efter 1. forhandlingsmøde og efter afgivelsen af et reviderede tilbud (tilbudsafgivelse nr. 2). Reduktion vil i givet fald ske på baggrund af et afgivet skriftligt tilbud og i henhold til de angivne tildelingskriterier. Såfremt forhandlingsprocessen måtte udvikle sig til at indebære yderligere forhandlingsrunder, vil en sådan udskillelse kunne foretages efter yderligere, reviderede tilbud (tilbudsafgivelse nr. 2, nr. 3, etc.) frem mod Ordregivers anmodning om fremsendelse af endeligt tilbud. Det gentages, at shortlisting kun vil finde sted i det tilfælde, at Ordregiver har prækvalificeret mere end 3. For fuldstændighedens skyld bemærker Ordregiver, at det således er forventningen, at Tilbudsgiverne skal aflevere et indledende tilbud, gennemføre en forhandling og aflevere et endeligt tilbud. Ordregiver har således ret til og mulighed for at gennemføre flere møder i en forhandlingsrunde, gennemføre flere forhandlingsrunder og til tildele kontrakten på basis af det indledende tilbud. Tilsvarende har Ordregiver også mulighed for at anmode om supplerende afleveringer (f.eks. uddybning af forhold, mellemregninger, tegninger etc.) som led i forhandlingerne, såfremt det viser sig relevant eller nødvendigt. Alle sådanne forhold vil blive klart kommunikeret og gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige principper. Formålet med forhandlingen er at sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder Ordregivers behov og krav i udbudsmaterialet samt at understøtte en effektiv og god konkurrence. Forhandlingsmøderne har desuden til formål at få Tilbudsgivernes kommentarer til opgavebeskrivelsen og udbudsmaterialet i øvrigt med henblik på en efterfølgende optimering af det endelige udbudsmateriale.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Simone Holck Jensen

Kontakttelefon

+45 51613651

Kontakt e-mail

SimoneHolck.Jensen@krfo.dk

Adresse

Strandgade 100, 1401 København K

• Pris

  30%

  Beskrivelse

  Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.

• Teknisk løsning

  50%

  Beskrivelse

  Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.

• Leverancesikkerhed og samarbejde

  20%

  Beskrivelse

  Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.

• Årlig omsætning

  Beskrivelse

  Ansøgers årlige omsætning skal i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår være mindst 35 mio. kr.

  Dokumentationskrav

  En Ansøger, der står til at få tildelt kontrakten, skal på Ordregivers anmodning fremlægge bevis for overholdelsen af Ordregivers mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen. Beviset kan være i form af: 1) Ansøgers seneste 3 afsluttede årsregnskaber, eller 2) En revisorpåtegnet erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal. Ansøgeren er imidlertid ikke forpligtet til at fremlægge det ovennævnte bevis, hvis oplysningerne er frit tilgængelige for Ordregiver. Ansøgere, som baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal desuden fremlægge en støtteerklæring (Underbilag B i Ansøgningsskema), der godtgør, at den støttende enhed stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet til rådighed for Ansøgeren, og som godtgør, at den støttende enhed har påtaget sig en solidarisk hæftelse for Ansøgeren i forbindelse med kontraktens gennemførelse.

• Egenkapital

  Beskrivelse

  Ansøgers egenkapital skal i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår være positiv med 10 mio. kr. eller derover.

  Dokumentationskrav

  En Ansøger, der står til at få tildelt kontrakten, skal på Ordregivers anmodning fremlægge bevis for overholdelsen af Ordregivers mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen. Beviset kan være i form af: 1) Ansøgers seneste 3 afsluttede årsregnskaber, eller 2) En revisorpåtegnet erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal. Ansøgeren er imidlertid ikke forpligtet til at fremlægge det ovennævnte bevis, hvis oplysningerne er frit tilgængelige for Ordregiver. Ansøgere, som baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal desuden fremlægge en støtteerklæring (Underbilag B i Ansøgningsskema), der godtgør, at den støttende enhed stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet til rådighed for Ansøgeren, og som godtgør, at den støttende enhed har påtaget sig en solidarisk hæftelse for Ansøgeren i forbindelse med kontraktens gennemførelse.

• Soliditetsgrad

  Beskrivelse

  Ansøger skal i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår som minimum have en soliditetsgrad på mindst 15 %.

  Dokumentationskrav

  En Ansøger, der står til at få tildelt kontrakten, skal på Ordregivers anmodning fremlægge bevis for overholdelsen af Ordregivers mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen. Beviset kan være i form af: 1) Ansøgers seneste 3 afsluttede årsregnskaber, eller 2) En revisorpåtegnet erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal. Ansøgeren er imidlertid ikke forpligtet til at fremlægge det ovennævnte bevis, hvis oplysningerne er frit tilgængelige for Ordregiver. Ansøgere, som baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal desuden fremlægge en støtteerklæring (Underbilag B i Ansøgningsskema), der godtgør, at den støttende enhed stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet til rådighed for Ansøgeren, og som godtgør, at den støttende enhed har påtaget sig en solidarisk hæftelse for Ansøgeren i forbindelse med kontraktens gennemførelse.

Se hele udbudsbekendtgørelsen