HR- ja matkanhallinnan järjestelmä

Teese Botnia Oy Ab:n hankintapalvelut pyytää Mico Botnia Oy:n toimeksiannosta tarjouksia SaaS-palveluna toimitettavasta HR- ja matkanhallinnan järjestelmästä. Hankinta sisältää kahdessa hankinnan osassa hankittavat järjestelmät HR -prosesseihin ja matkanhallintaan. Mico Botnia hankkii Populus palkanlaskentajärjestelmään yhteensovitettavia HR- ja matkanhallinnan järjestelmiä. Järjestelmät tulevat Mico Botnian omaan sekä loppuasiakkaiden käyttöön. HR-järjestelmän tulee mahdollistaa palkansaajan työsuhteen elinkaaren ylläpito sekä henkilöstön kehittämisen toimenpiteet. Matkanhallinnan järjestelmän tulee mahdollistaa henkilöstön kulu- ja matkakorvausten käsittely sekä viranomaisilmoitukset. Järjestelmillä korvataan osittain manuaalisia prosesseja sekä nykyisiä järjestelmiä. Järjestelmien tulee mahdollistaa tietojen vastaanottaminen lähdejärjestelmistä ja vastaavasti tietojen lähettäminen kohdejärjestelmiin moderneilla tiedonsiirtomenetelmillä. Keskeisenä vaatimuksena on, että palkanlaskenta-, HR- ja matkanhallinnan järjestelmät toimivat saumattomasti keskenään mahdollistaen ajantasaisen ja virheettömän datan käytön palkansaajien, HR-asiantuntijoiden sekä palkanlaskijoiden kesken. HR- ja matkanhallinnan järjestelmät tulevat ensisijaisesti loppuasiakkaiden käyttöön päivittäisten HR- ja matkanhallinnan toimintojen tekemiseen. Mico Botnialla tulee olla palveluntarjoajana mahdollisuus ylläpitää ja hallinnoida loppuasiakkaiden järjestelmäkokonaisuuksia siten, että palkanlaskentaan tulevien tietojen oikeellisuus voidaan varmistaa. Järjestelmien tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Vaatimusluettelo HR ja matkanhallinta” Tavoitteena on, että palkka ja HR-järjestelmän käyttöönotto käynnistyy välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Päätös järjestelmien käyttöönotosta tehdään loppuasiakaskohtaisesti. Järjestelmien käyttöliittymien tulee olla visuaalisesti selkeitä ja käyttäjää ohjaavia. Tämän lisäksi järjestelmien tulee olla toiminnallisuuksiltaan skaalautuvia loppuasiakkaiden tarpeisiin. Molemmat järjestelmät tarjoavat tavoitetilassa kattavat raportointimahdollisuudet HR- ja matkanhallinnan tietojen raportointiin. Järjestelmien tulee voida vastaanottaa aineistoa lähdejärjestelmistä, sekä muodostaa kohdejärjestelmiin aineistoa siirrettäväksiMenettelyn pääpiirteetTarjoaja jättää tarjouksen täyttämällä tarjouslomakkeen tarjouspalvelussa ja palauttamalla sen lisäksi liitteenä seuraavat tarjouspyynnön liitteet täytettynä pyydetyllä tavalla (liitteiden tarkemmat täyttöohjeet on kuvattu ko. liitteessä): - Referenssilomake (referenssilomaketta käytetään tarjoajan soveltuvuuden arvioinnissa) - Vaatimusluettelo - Hinnoittelu - Asiantuntijalomake Lisäksi tarjoaja liittää tarjoukseen kaikki muut pyydetyt liitteet: - Käyttöönoton projektisuunnitelman pohja • Projektisuunnitelma täydennetään yhdessä Mico Botnian kanssa ennen ensimmäistä käyttöönottoa • Jokaiseen käyttöönottoon laaditaan oma projektisuunnitelma käyttäen samaa pohjaa - Yleinen palvelukuvaus - Ratkaisun tekninen kuvaus Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevana. Sopimusaika voi olla pidempi kuin neljä (4) vuotta, sillä hankinnan kohteena on tilaajalta ja toimittajalta merkittäviä alkuvaiheen resursseja vaativa tietojärjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojekti sekä mm. järjestelmän pitkäaikaiset jatkokehitys-, tuki- ja ylläpitopalvelut.