HR Master -järjestelmä SaaS-palveluna

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) julkaisee ennakkoilmoituksen henkilöstöhallinnon HR Master -järjestelmän hankinnasta Saas-palveluna, josta käytetään jatkossa nimeä HR Master. Palkeet pyytää tulevasta markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittamaan kiinnostuksensa ja ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun vastaamalla tähän tietopyyntöön. Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö, eikä sen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tämä ei velvoita Palkeita toteuttamaan varsinaista hankintaa. Hankinnan kohdetta tarkennetaan markkinavuoropuhelun edetessä ja hankinnan kohde voi muuttua sen aikana sisällöltään. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. HANKINNAN KOHDE Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Tuotamme talous- ja henkilöstöpalveluja valtionhallinnon virastoille, laitoksille, rahastoille sekä valtion osakeyhtiö asiakkaille n. 80 000 yksittäiselle palkansaajalle noin 650 ammattilaisen voimin. Palkeet palvelukeskus on yhteisrekisterinpitäjä, joka vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä teknisestä rajapinnasta tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Yhteisrekisterinpitäjyys koskee valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien ja palvelujen sekä muiden vastaavien hallinnon tuki- ja asiantuntijapalvelujen tuottamisessa tarvittavia, palvelukeskuksen omistamissa tietojärjestelmissä olevia tietoja. Palkeet tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita valtiohallinnon eri kirjanpitoyksiköille, virastoille, laitoksille sekä rahastoille. Näistä käytetään jäljempänä nimitystä valtion kirjanpitoyksikköasiakkaat. Lisäksi Palkeet tuottaa vastaavia palveluita valtion yhtiö- ja liikelaitosasiakkaille. Käynnistyvällä kilpailutuksella Palkeet hakee ratkaisua, jolla tarjotaan asiakkaille henkilöstöhallinnon palveluita. Ratkaisua tullaan hyödyntämään henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintatapojen yhtenäistämisessä. Ratkaisun tulee toimia moniorganisaatioympäristönä yhteisessä järjestelmäinstanssissa valtion kirjanpitoyksikköasiakkailla. Moniorganisaatioympäristöllä tarkoitetaan tässä valtionhallinnon konsernirakennetta, jossa yksittäiset työnantajavirastot ovat itsenäisiä toimijoita, ja jotka eivät saa nähdä toistensa tietoja, vaikka valtion kirjanpitoyksiköitä hallitaan samasta instanssista. Valtion yhtiö- ja liikelaitosasiakkaille hankitaan mahdollisesti oma instanssi. HR Master tulee toimimaan palvelussuhteenhallinnan ratkaisuna, jossa ylläpidetään henkilöstöä koskevia perustietoja ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja. Palkanlaskentaan käytettävä järjestelmä, samoin kuin muut olemassa olevat HR-tietojärjestelmät integroidaan hankittavaan ratkaisuun. HR Master kattaa henkilöstön perustietojen hallinnan, palvelussuhteiden hallinnan, palkkatietojen hallinnan ja tiedolla johtamisen. Tämä hankinta koskee HR Master SaaS-palvelua sisältäen tarvittavat käyttöoikeudet, käyttöönottoprojektin, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä niihin liittyvät asiantuntijapalvelut. Palkeet tavoittelee uuden HR Master -järjestelmän ylläpidon osalta tilannetta, jossa Palkeet voi itsenäisesti toteuttaa järjestelmään liittyviä ylläpitotehtäviä, kuten muutoksia prosesseihin ja järjestelmäsisältöihin. Tämän vuoksi teknologiatoimittajan tulee voida tarjota vähintään englanninkielinen tukipalvelu, jota Palkeet voi myös suoraan hyödyntää ilman toimittajakumppanin tukipalvelun käyttöä. Lisäksi pyritään mahdollistamaan tuki- ja ylläpitokumppanin vaihtaminen tarvittaessa, eli sopimusmalli ei saa mahdollistaa ns. toimittajalukon (vendor lock) syntymistä. KUVAUS Ratkaisu hankitaan SaaS-mallilla (Software as a Service eli ohjelmiston hankinta palveluna). Hankittavan HR Master -järjestelmän suunniteltuja pakollisia toiminnallisuuksia ovat: • Organisaatiotietojen hallinta, sis. monitasoinen organisaatiorakenne • Positioiden hallinta (virkaluettelo) • Henkilöstön perustietojen hallinta • Palkkatietojen hallinnointi (palkan ja palkkioiden perusteet sekä niiden muutokset) • Palvelussuhteen elinkaaren hallinta, ml. palkka- ja työajan muutosprosessit, sopimusten hallinta • Nimikirjatietojen ylläpito (nimikirjalaki) • Kokemusvuosilaskennan tukeminen työuratietojen kautta • Poissaolojen hallinta • Pätevyyksien hallinta • Roolipohjaiset käyttöoikeudet sis. organisaatiorakenteen mukaan hallittavissa oleva käyttöoikeusrakenne • Roolipohjaiset itsepalvelutoiminnot • Työnkulut ja hyväksynnät • Sähköinen allekirjoitus (saumaton integrointi ulkoiseen allekirjoitusratkaisuun) • Raportointi ja analytiikka • Käyttöoikeusrooliin pohjautuva näkymä käyttöliittymässä • Päätelaiteriippumattomuus • Integraatioiden toteutusta varten kattava ja valmis API-rajapinta (suunta sisään ja ulos) Lisäksi mahdollisia lisätoiminnallisuuksia / optioita voivat olla: • Lomasuunnittelu • Työajanleimaus