HUS Kiinteistöpalvelut

HANKINNAN KOHDE Kilpailutus koskee HUS:n sairaalakiinteistöjen ja toimitilojen sekä niiden ulkoilualueiden kiinteistöpalveluja. Lisäksi palveluun sisältyy teknisenhuollon, kunnossapidon, irtaimisto- ja laitekunnossapidon palveluita sekä muita palveluita tarjouspyynnön mukaisesti. Hankinnan kohteena on palveluhankinta, jossa kiinteistöpalvelut luovutetaan valitulle toimittajalle yritysjärjestelyllä lopullisen tarjouspyynnön mukaisesti. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistaan neuvottelujen jälkeen valituille ehdokkaille. Suunnitellussa hankinnassa on siten kyse järjestelystä, jossa HUS luovuttaa neuvottelumenettelynä kilpailutettavan palveluhankinnan yhteydessä HUS:n sairaalakiinteistöjen sekä niiden ulkoalueiden kiinteistöpalveluja koskevan liiketoiminnan yksityiselle palveluntarjoajalle. Alustavan suunnitelman mukaisesti palvelukokonaisuuden luovutus tapahtuu HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n koko osakekannan osakekauppana. Kilpailutus toteutetaan neuvottelumenettelynä, jonka aikana myös järjestelyn muoto on yksi neuvottelujen kohteista. Lopullinen palvelukokonaisuuden luovutus voi siis toteutua lopulta myös esim. liiketoimintakauppana. Selvyyden vuoksi tarjouspyynnössä on kuvattu järjestely alustavien suunnitelmien mukaisena HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n koko osakekannan osakekauppana. HUS Kiinteistöpalvelut Oy on HUS:n kokonaan omistama tytäryhtiö, jonka tehtävä on tarjota laadukkaita kiinteistöpalveluita, jotka vaativat erikoisosaamista ja varmistavat sairaalatoiminnan sujuvuuden kaikissa tilanteissa. HUS Kiinteistöpalvelut Oy vastaa HUS:n kanssa vuosittain solmitun ylläpitosopimuksen mukaisesti sairaalakiinteistöjen sekä niiden ulkoilualueiden hoidosta sekä osittain muusta kunnossapidosta sekä irtaimisto- ja laitekunnossapidosta. HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n ulkoistettava henkilöstö määrä on noin 170 henkilöä. Osakekaupan toteutus on suunniteltu toteutettavan osana julkisten hankintojen sääntelyn mukaisin menettelyin toteutettavaa tarjouskilpailua. Osakekannan ostajataho valikoituu julkisen kilpailutuksen perusteella. Julkisen hankinnan kohteena on näin ollen: A. Palveluhankinta (Hankintayksikkö ostaa Liitteessä 1, Palvelukuvauksen tiivistelmässä yksilöityjä kiinteistöpalveluja tarjouskilpailun voittaneelta palveluntarjoajalta), ja B. Osakekannan myynti (osakkeiden luovutukseen ei sovelleta hankintalakia vaan HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n osakekanta muodostaa vastikkeen kohdan A. osalta). Ulkoistuksella HUS hakee kustannustehokkuutta, palvelun toimintavarmuuden ja laadun kärsimättä, ja ehdokkaalta edellytetään toimintojen kustannustehokkuuden kehittämistä. Järjestelyn toteutustapaa B. osalta käsitellään neuvottelujen aikana. Lopullinen osakekannan luovuttamista koskeva toteutus valikoituu neuvottelujen perusteella. HANKINNAN YLEISKUVAUS Hankintayksikkö hakee nyt käynnistettävällä kilpailutuksella sen hankintatarpeet parhaiten täyttävää ratkaisua kiinteistöpalvelutoiminnan hankintaan sekä osakekaupan toteuttamiseen. Hankintayksikön tavoitteena on neuvottelumenettelyn aikana käsitellä laajasti tarjottavan palvelun ja toteutuksen ominaisuuksia, tarkempaa sisältöä, edellytyksiä ja erityispiirteitä. Alustava kuvaus hankinnan kohteena olevasta palvelusta on tämän osallistumispyynnön Liitteenä 1, Palvelukuvauksen tiivistelmä. Hankinnan luonteesta johtuen tarjouspyyntöä ja palvelukuvausta ei voida laatia niin tarkasti, että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous voitaisiin valita joko avointa tai rajoittelua menettelyä käyttäen. Myöskään etukäteinen kokonaishinnoittelu ei ole hankinnan luonteesta johtuen mahdollista. Hankintayksikkö tulee tarkentamaan tarjouskilpailussa tarjottavaa palvelua ja osakekaupan toteuttamista koskevia seikkoja valittavien ehdokkaiden kanssa käytävien neuvottelujen perusteella. Hankintayksikkö voi myös neuvottelumenettelyn aikana muuttaa alustavaa tarjouspyyntöä tai neuvottelukutsua sekä pyytää tarjoajilta uusia neuvottelujen perusteella mukautettuja tarjouksia. Neuvottelujen sisältö tarkentuu menettelyn aikana. Alustava neuvottelutarve koskee etenkin aiheita, joiden osalta hankintayksiköllä on tarve varmistaa ymmärrys toteutettavan osakekaupan erityispiirteistä ja sen luomista mahdollisuuksista hankintayksikön toiminnassa sekä sen tuottamasta lisäarvosta hankintayksikölle. Lisäksi neuvottelujen perusteella voidaan käsitellä palvelun tuottamiseen liittyvien kilpailukykytekijöiden eroavaisuutta ja kyseisten tekijöiden huomioimista yhteismitallisin keinoin hankintamenettelyssä. Alustavana arvioina hankintayksikkö esittää, että neuvotteluja järjestetään noin 1–2 kpl / ehdokas. Lopullinen neuvottelutarve täsmentyy mm. ehdokkaiden alustavien tarjousten perusteella. Neuvotteluissa käsiteltäviksi aihealueiksi on alustavasti identifioitu: — Palvelun haltuunotto ja suorittaminen — Laadunvarmistus — Vasteajat ja toimintaprosessi — Hinnoittelu — ICT — Osakekaupan toteuttaminen SOPIMUSKAUSI Hankintasopimuksen keston on alustavasti suunniteltu olevan neljä vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskauden kestoa tullaan käsittelemään osana neuvottelumenettelyä, jonka perusteella lopullinen sopimuskauden kesto tullaan HUSin toimesta päättämään. Sopimuskauden kesto kirjataan lopulliseen tarjouspyyntöön.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, ja hankintamenettelynä on hankintalain 34 §:n tarkoittama neuvottelumenettely. Hankintayksikkö varaa oikeuden täsmentää tai julkisista hankinnoista annettujen oikeusohjeiden sallimassa laajuudessa muuttaa tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä esitettyjä tietoja hankintamenettelyn edetessä. Hankintamenettely etenee vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemuksensa neuvottelumenettelyyn. Osallistumishakemusten arviointi on kaksivaiheinen: 1) Vähimmäisvaatimusten täyttymisen ja osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen 2) Ehdokkaiden referenssien pisteytys. Osallistumishakemusten perusteella neuvotteluihin valitaan enintään neljä (4) eniten referenssilomakkeella pisteitä saanutta ehdokasta neuvotteluiden asianmukaisen kulun varmistamiseksi, ellei soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita ole vähemmän. Referenssien pisteytysperusteet on kuvattu tarkemmin Liitteellä 2, Referenssilomake. Vähimmäisvaatimuksen täyttymisestä ei saa lisäpisteitä. Lopullinen tarjouspyyntö pyritään julkaisemaan alla olevan aikataulun mukaisesti. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena paras hinta-laatusuhde. SUUNNITELLUT VAIHEET JA ALUSTAVA AIKATAULU: Kesäkuu 2025 - Hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön julkaisu Elokuu 2025 - Osallistumispyynnön kysymysten ja vastausten ("Q&A") määräaika - Osallistumishakemusten määräaika - Tarvittaessa vertailu neuvotteluihin valittavista ehdokkaista Syyskuu 2025 - Ehdokkaat palauttavat salassapitositoumuksen Lokakuu 2025 - Alustava tarjouspyynnön sekä neuvottelukutsun toimitus neuvotteluihin valituille ehdokkaille Marraskuu 2025 - Alustavan tarjouspyynnön kysymysten ja vastausten ("Q&A") määräaika - Alustavien tarjousten määräaika Joulukuu 2025 - Neuvottelut vk 50-51 Tammikuu 2026 - Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu Helmikuu 2026 - Lopullisten tarjousten toimittamisen määräaika Maaliskuu 2026 - Tarjousten vertailu ja hankintapäätös - Due diligence -tarkastus voittaneen tarjoajan toimesta - Palvelusopimuksen ja kauppakirjan viimeistely, mahdollisten täsmäytyserien vahvistaminen - Sopimuksen allekirjoitus Huhtikuu 2026 - Haltuunottovaihe Elokuu 2026 - Sopimuksen täytäntöönpano LOPULLISTEN TARJOUSTEN KÄSITTELY Hankintayksikkö 1. avaa tarjoukset 2. tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 3. vertailee tarjoukset 4. pyytää ja tarkastaa kilpailun voittajan/voittajien soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 5. tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 6. solmii sopimuksen valitun tarjoajan kanssa. Neuvotteluissa on tarkoituksena mm: -Varmistaa hankinnan tavoitteiden toteutuminen -Varmistaa edellytykset palvelun ulkoistuksen onnistuneelle toteuttamiselle -Neuvotella järjestelyn muodosta, jolla palvelukokonaisuus luovutetaan (esim. osakekauppa, liiketoimintakauppa) -Neuvotella hankinnan sisällöllisestä laajuudesta tarkemmalla tasolla, palvelujen laadusta, hinnoittelumalleista, hinnoitteluperusteista, sanktioista ja hyvityksistä -Neuvotella sopimusehdoista -Varmistaa tarjousten vertailukelpoisuus TARJOUSKILPAILUSSA KÄYTETTÄVÄ KIELI Kaikki neuvottelut ja muu kanssakäyminen käydään suomen kielellä. Hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Mikäli ehdokas tarvitsee dokumentit muulla kielellä, ehdokas vastaa itse käännättämisestä ja sen kustannuksista. Hakemukset on laadittava muilta osin suomen kielellä, paitsi tuotteisiin sekä niiden valmistukseen ja jakeluun liittyvät kuvaukset, tuote-esitteet, sertifikaatit, todistukset ja vastaavat hyväksytään myös englanninkielisinä. OSATARJOUKSET Osatarjouksia ei hyväksytä. RINNAKKAISET TARJOUKSET Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.