Hyvinkää Areenan ravintola-, puhtaus- ja muiden palveluiden hankinta

Hyvinkään kaupunki suunnittelee yhdessä Laurea-ammattikorkeakoulu Oy:n kanssa (Hankintayksikkö) Hyvinkää Areenan ravintola- ja puhtauspalveluiden sekä mahdollisten muiden palveluiden hankintaa. Hyvinkään kaupungin omistama rautatieaseman läheisyyteen rakentuva Hyvinkää Areena valmistuu keväällä 2027. Areena on hybridirakennus, johon sijoittuvat liikunta- ja tapahtumakäyttöön suunniteltavat monitoimitilat, Laurea-ammattikorkeakoulun opetustilat sekä näitä toimintoja tukevat ravintolatilat. Kts. https://www.hyvinkaa.fi/hyvinkaa-areena Kaupunki ja Laurea-ammattikorkeakoulu suunnittelevat parhaillaan Areenan palveluiden hankintaa sekä kilpailutettavien palveluiden laajuutta ja sisältöä. Hankinta koskee ainakin ravintola- ja puhtauspalveluita sekä myös mahdollisia muita näihin liittyviä palveluita. Ravintolapalveluihin on tarkoitus sisällyttää Laurean opiskelijoille ja henkilökunnalle sekä Areenan muille käyttäjille tarjottavan lounasruokailun järjestäminen. Korkeakouluopiskelijoiden ruokailu tulee järjestää KELAn ateriatuella ja sen tulee täyttää KELA-tuen kriteeristö: Kts. https://www.kela.fi/yhteistyokumppanit-oppilaitokset-ja-opiskelijaravintolat-ateriatuki. Lisäksi ravintolapalveluihin sisällytetään hallin tapahtuma-aikaiset ravintolapalvelut (ml. anniskelu) Areenan ravintolatilassa. Tilaaja selvittää vielä tässä vaiheessa mahdollisuutta liittää tapahtumatarjoiluoikeudet Areenan muissa tiloissa kokonaan tai osittain ravintolapalveluihin tai vaihtoehtona myydä Areenan muiden tilojen tapahtuma-tarjoiluoikeudet tapahtumakohtaisesti tapahtumajärjestäjälle. Lounasruokailujen ja tapahtuma-aikaisen ravintolatoiminnan lisäksi ravintolapalveluihin on mahdollista liittää kahvilapalvelut, juoma- ja ruoka-automaatit ja/tai 24/7-palvelupisteet sekä kokous-, edustus- ja tilaustarjoilut. Puhtauspalveluiden on tarkoitus kattaa koko Areenan puhtaanapito sisältäen myös Laurean tilat. Puhtauspalveluihin voidaan sisällyttää myös Areenan tapahtumien jälkeinen siivous. Muita mahdollisesti hankittavia palveluita voivat olla esim. Areenan toimintaan liittyvät muut palvelut, kuten hallin vahtimestaripalvelut sekä tapahtumiin liittyvät järjestely- ja logistiikkapalvelut (hallin katsomorakenteiden sekä kalusteiden ja laitteiden siirrot yms.), lipunmyynti-, narikka- ja turvallisuuspalvelut. Myös Areenan tapahtumiin liittyvät järjestely- ja logistiikkapalvelut, lipunmyynti-, narikka- ja turvallisuuspalvelut voidaan joko sisällyttää edellisiin, hankkia erikseen tai tuottaa tilaajan toimesta. Tilaajan tarkoituksena on alustavien tarjousten ja tarjousneuvotteluiden kautta määritellä ne keinot, joilla hankintayksiköiden tarpeet voidaan parhaiten täyttää, tuleeko hankinnan kohteena oleva palvelusisältö hankkia erillisinä ravintola- ja puhtauspalveluina vai laajempana kokonaisuutena sisältäen sekä ravintola- että puhtauspalvelut. Tilaajan on tästä syystä tarkoitus pyytää tarjoajilta alustavat tarjoukset palveluiden järjestämisestä ja resursoinnista, neuvotella näistä ja sopimusehdoista ja päättää sen jälkeen kilpailutettavien palveluiden sisältö ja sopimusehdot sekä pyytää lopulliset tarjoukset.Menettelyn pääpiirteetHankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (hankintalaki, 1397/2016). Kyse on hankintalain 26 §:n mukaisesta EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta. Hankinnassa noudatetaan hankintalain 36 §:n mukaista kilpailullista neuvottelumenettelyä, jossa Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen, johon kaikki halukkaat toimijat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö valitsee hyväksytysti osallistumisilmoituksen jättäneistä ja soveltuvuusvaatimukset täyttäneistä ehdokkaista tarjouskilpailuun 6-12 tarjoajaa. Tarjoajien valintaperusteena käytetään ehdokkaiden pisteytettäviä referenssejä. Hankintayksikkö pyytää tämän jälkeen tarjoajilta alustavat tarjoukset ja sekä tarjoajien esitykset palvelusisällöstä, palveluiden sopimusehdoista ja maksuperusteista. Hankintayksikkö arvioi alustavat tarjoukset ja valitsee arviointien perusteella tarjousneuvotteluihin 6-10 eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Hankintayksikkö käynnistää tämän jälkeen kunkin tarjoajan kanssa erikseen käytävät tarjousneuvottelut, joiden tarkoituksena on kartoittaa ja määritellä keinot, joilla tilaajan tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Neuvotteluissa on tarkoitus käsitellä erityisesti palvelusisältöä, palveluiden tuottamisen periaatteita sekä palveluiden sopimusehtoja ja maksuperusteita. Hankintayksikkö julkaisee neuvotteluiden päätyttyä lopullisen tarjouspyynnön ja pyytää lopulliset tarjoukset. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä.