Invitasjon til dialogmøter – Digitalt Felles Brukerutstyr /AV -utstyr med tilhørende tjenester

Bærum kommune ønsker å invitere markedet til dialog i forbindelse med en kommende anskaffelse for å dekke kommunens behov for digitalt felles brukerutstyr/AV–utstyr (DFB) med tilhørende tjenester. Denne markedsdialogen er en erstatning/oppdatering av tidligere gjennomført markedsdialog. Se tidligere gjennomført markedsdialog: https://doffin.no/notices/2023-653193 Invitasjon til markedsdialog – Rammeavtale for kjøp av digitalt felles brukerutstyr/ AV utstyr og tilhørende tjenester Bærum kommune inviterer til markedsdialog til Leverandører for Rammeavtale for kjøp av digitalt felles brukerutstyr/AV utstyr og tilhørende tjenester. Formålet med anskaffelsen er å erstatte dagens rammeavtale for kjøp av «Digitalt felles brukerutstyr – Møteromsutstyr og infotainment». Ny avtale vil dekke tilsvarende område og behov for digitalt felles brukerutstyr (DFB) for alle virksomheter og bygg hvor Bærum kommune er ansvarlig for slikt fellesutstyr. Kommunen har egne avtaler for klientuststyr og brukerrelatert utstyr. Bærum kommune ønsker å invitere markedet til dialog i forbindelse med en kommende anskaffelse for å dekke kommunens behov for digitalt felles brukerutstyr-/AV med tilhørende tjenester. Intensjonen er at avtalen skal dekke Bærum kommunes samlede behov for digitalt felles brukerustyr/AV-utstyr, entertainment, møteromsutstyr, tilbehør og tilhørende tjenester i avtaleperioden. Avtalen skal sikre at digitalt felles brukerutstyr/AV utstyr for Bærum kommunes virksomheter og bygg til enhver tid har tilgang på oppdatert utstyr/produkter og tjenester med tidsriktig og god kvalitet. Det tas ikke sikte på utskifting av eksisterende utstyr som dekker dagens bruker behov. I tillegg til levering og drift av nytt utstyr er det ønskelig at ny leverandør kan yte support og service på dagens utstyr. Rådgivningstjenestene styrkes i avtalen og leverandør må påregne å kunne bistå Kunden ved behov, både ift. vurdering/supplering av utstyr, support og vedlikehold. Ved større arrangementer og videokonferanser kan det være aktuelt med utvidet support og bistand. Målet med markedsdialogen er å få innsikt i markedet nå og fremover, etablere økt kunnskap om leverandørmarkedet, informere om kommende planlagt anskaffelse og få evt. tilbakemeldinger på planlagt anskaffelse før kunngjøring. Bærum kommune er en av Norges største kommuner. Både innbyggere og ansatte har høye forventninger til kommunens IT-løsninger, både når det gjelder respons, tilgjengelighet, informasjonssikkerhet, kostnadseffektivitet samt evne til å implementere nye funksjoner raskt og effektivt. I henhold til Bærum Kommunes digitaliseringsstrategi skal kommunens ansatte og innbyggere oppleve «Ett Bærum – digitalt førstevalg» via blant annet tilgang til beste og riktige praksis i tjenesteleveranser, tilgang til prosess-støtte og teknologi for å forenkle egen hverdag og få bedre verktøy for samhandling, saksbehandling og tjenesteproduksjon. Anskaffelsen er planlagt gjennomført som en anbudskonkurranse med kunngjøring før sommeren 2026. Leverandører inviteres til felles kort informasjonsmøte i Kommunegården i Sandvika for orientering om kommende planlagte anskaffelse fredag den 13.03.2026 kl. 09:00 – 10.00. Leverandører som er interessert i et kort 1:1 møte med Bærum Kommune om anskaffelsen kan melde sin interesse.1:1 møtene gjennomføres samme dag (13.03.2026) (inntil 30 min for hver leverandør) – hvis det bli flere påmeldte enn vi har satt av tid til så settes det av en ekstra dag til 1:1 møter. For 1:1 møte vil det være anledning for Leverandør til å informere og/eller stille spørsmål til Kunden. Det vil bli skrevet referat fra både informasjonsmøtene og 1:1 møtene. De Leverandørene som melder seg på markedsdialogen vil i forkant av møtet få tilsendt deler av utkast til konkurransegrunnlaget for planlagt konkurranse, slik at de har mulighet til å gi innspill på konkurransegrunnlaget før konkurransen kunngjøres. Formålet med det skriftlige innspillet er å få en overordnet beskrivelse av leverandørens løsning og tilbakemeldinger utsendt dokumentasjon og planlagt anskaffelse. Møtene vil være konfidensielle, og kun til internt bruk hos arbeidsgruppen i kommunen. Innspill fra dialogen vil kunne bli brukt i den etterfølgende konkurransen. Skriftlige innspill skal kun være relevante for konkurransen. Det vil bli sendt ut en mal for å gi tilbakemeldinger til leverandører som melder seg på til dialogkonferansen. Frist for påmelding til Dialogkonferanse og 1:1 møter er: 09.03.2026 kl. 16:00. Påmeldinger sendes som melding på saken i Mercell. Kunden ønsker evt. tilbakemeldinger fra Leverandører på planlagt anskaffelse og utkast til konkurransedokumenter innen: Torsdag 09.04.2026 kl. 16:00. Det presiseres at deltagelse på dialogmøtene verken er nødvendig eller påkrevd for å delta i den påfølgende konkurransen. Kommunikasjon skjer gjennom Mercell. For nærmere informasjon om Bærum kommune, se www.baerum.kommune.noMøtene vil gjennomføres i Kommunegården i SandvikaAdresse: Arnold Haukelands plass 10, 1338 Sandvika