Kantinedrift

Driften af Frederiksberg Kommunes rådhus kantine med tilhørende møde- og arrangementsforplejning udbydes. Der udbydes en 4-årig aftale til ikrafttrædelse 1. august 2025 og med mulighed for at forlænge aftalen i op til 2X12 måneder. Aftalen forventes indgået ultimo marts 2025 med implementeringsperiode frem mod 1. august 2025. Leverandøren skal drive medarbejderkantinen på Frederiksberg rådhus og levere og håndtere forplejning til møder og arrangementer på rådhuset.Hovedtræk i procedurenTilbuds- og forhandlingsfasen starter ved kommunens opfordring til de udvalgte ansøgere om at afgive indledende tilbud. Efter udløbet af fristen for afgivelsen af det indledende tilbud foretager kommunen gennemgang af de modtagne tilbud og evaluerer disse. Kommunen kan på baggrund af denne evaluering beslutte at foretage tildeling til det økonomisk mest fordelagtige af de modtagne indledende tilbud ved at give samtidig meddelelse herom til samtlige tilbudsgivere. I givet fald foretages ikke forhandling af tilbuddene alligevel, men kommunen kan dog forud for sin be-slutning søge mindre uklarheder i tilbuddene udredt via en teknisk afklaring. Ellers gennemføres en individuel forhandling med hver tilbudsgiver på grundlag af pågældendes indledende tilbud. Denne forhandling gennemføres som udgangspunkt ved et møde mellem tilbudsgiver og kommunen på Frederiksberg Rådhus. Forud for mødet sender kommunen tilbudsgiver en dagsorden med kommunens forventning til emner, der skal være genstand for konkret drøftelse på forhandlingsmødet, og kommunen dokumenterer forløbet af forhandlingerne ved et beslutningsreferat fra mødet. Hver tilbudsgiver modtager referatet fra eget forhandlingsmøde med kommunen, hvori endvidere vil være indarbejdet eventuelle generelle oplysninger til alle tilbudsgivere foranlediget af den samlede forhandlingsrunde. I det omfang runden med forhandlinger giver anledning hertil, foretager kommunen en tilretning af udbudsmaterialet og uploader det reviderede materiale i Ethics. Kommunen opfordrer endvidere tilbudsgiverne til inden for en nærmere frist at afgive revideret tilbud og i forbindelse hermed oplyser kommunen, hvorvidt • det reviderede tilbud definitivt vil blive gjort til genstand for forhandling • det reviderede tilbud skal afgives som endeligt tilbud, der dermed definitivt ikke vil blive gjort til genstand for forhandling, eller om • kommunen forbeholder sig at foretage tildeling på baggrund af det reviderede tilbud, dvs. først efter gennemgang af tilbuddene beslutter, om der skal gennemføres en runde af forhandlinger på baggrund af tilbuddene eller ej. Efter udløbet af fristen for det reviderede tilbud foretager kommunen en gennemgang og evaluering af de modtagne tilbud samt en vurdering af eventuelle forbehold, svarende til behandlingen af de indledende tilbud. Har kommunen fastsat, at tilbud skulle afgives som endelige tilbud, eller har kommunen forbeholdt sig at foretage tildeling på baggrund af tilbuddet og vælger ikke at gennemføre forhandlingsrunden, indhenter kommunen dokumentation fra den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud og foretager herpå tildeling af kontrakt. Ellers gennemføres en runde med individuelle forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, efterfulgt af en eventuel tilretning af udbudsmaterialet og fastsættelse af frist for afgivelse af nyt, revideret tilbud – og processen gennemføres eventuelt i en eller flere yderligere runder indtil forløbet afsluttes, og efter indhentning af dokumentation (hvis denne ikke har været tilsendt tidligere) og tildeling af kontrakt. I dette udbud forventer kommunen umiddelbart, at der vil blive gennemført en (1) runde af forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, medmindre der måtte være grundlag for tildeling allerede på baggrund af det indledende tilbud.