Kiinteistöpäällikkö- ja muut kiinteistöhallinnan kokonaisasiantuntijapalvelut, suorahankinta

Kiinteistöyhtiön suurin omistaja Senaatti-kiinteistöt tuottaa ja koordinoi jatkossa kiinteistöyhtiölle sen edellyttämät kiinteistöpäällikkö- ja rakennuttamispalvelut. Tehdyn markkinakartoituksen mukaan kaikkien suomalaisten merkittävien kulttuurirakennuksien kiinteistöpäällikkö on joko kiinteistönomistajan tai rakennuksen päätoimijan omaa henkilöstöä. Kiinteistöyhtiön arvion mukaan muu alalla toimiva tarjoaja ei myöskään kykenisi tuottamaan palvelua kokonaispalveluna sisältäen vaaditun erityisosaamisen eri aloilta. Hankinta perustuu hankintalain pykälään 40 § 2 mom. 2-kohta, koska kysymyksessä on ainutlaatuinen kulttuurirakennus ja käyttäjien tarpeet mm. arvokkaiden instrumenttien johdosta ovat poikkeuksellisia. Suorahankinnan peruste on tekninen syy eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole. Kohteen erityisluonteen vuoksi omistajaohjaus on erityisen aktiivista ja palveluita tuottavalta taholta edellytetään erityisen aktiivista ja tiivistä yhteistyötä kiinteistöyhtiön omistajien sekä kohteen käyttäjien kanssa. Kiinteistöpäällikköpalveluita tuottavalta palveluntuottajalta edellytetään nopeaa reagointikykyä myös yllättävissä tilanteissa ja mahdollisten ongelmien ratkaisua pikaisella aikataululla yllä aiemmin kuvatun toiminnan varmistamiseksi. Tehtävien onnistunut toteuttaminen edellyttää riittäviä palveluntuottajan resursseja sekä laajaa organisaation tukea liittyen mm. talotekniikkaan, rakennuttamiseen, vuokraukseen, talouden hallintaan sekä juridiseen tukeen. Palveluntuottajan tulee kyetä ottamaan tehtäviä hoitaessaan laajasti huomioon edellä luetellut osaamisalueet. Hankittavaan palveluun sisältyy kiinteistön päivittäisestä ylläpidosta ja huollosta vastaaminen, eli esimerkiksi huolto- ja siivouspalveluiden koordinointi, laadunvalvonta sekä pitkäaikaisten ylläpitosuunnitelmien laatiminen ja toteuttaminen. Lisäksi palveluun sisältyy kiinteistön taloudelliseen hallintaan liittyviä tehtäviä, kuten budjetointi, kustannusseuranta ja taloudellinen raportointi. Palvelulla varmistetaan kiinteistön ylläpito sekä se, että kiinteistö on turvallinen, toimiva ja viihtyisä sekä olosuhteiltaan kulttuurituotannoille ja opetukselle optimaalinen. Hankittavalta palvelulta edellytetään erityisen korkeaa laadullista tasoa ja palveluntuottajalta erityistä osaamista. Kiinteistössä järjestetään erityiset akustiset olosuhteet vaativia konsertteja ja tapahtumia, ja siellä säilytetään pysyvästi soittimia ja soitintarvikkeita sekä kuvataideteoksia. Konserttisalissa ovat kiinteänä kalusteena maailman suurimmat modernit konserttisaliurut. Erityisesti konserttisalin ilmankosteuden ja -laadun hallinta ja säätäminen vaativat erityistä osaamista ja tietämystä, jotta soittimet eivät vaurioidu ja niiden käyttöikä säilyy optimaalisena. Hankintayksikölle on erityisesti merkityksellistä, että kohteessa osataan huomioida soittimien säilyttämisen, tilojen akustiikan ja tiloissa järjestettävän taiteellisen toiminnan ja opetustoiminnan asettamat rajoitukset ja vaatimukset kiinteistön ylläpidolle. Senaatti-kiinteistöt on poikkeuksellinen toimija markkinoilla, koska sillä on erityinen kokemus valtion rakennusperinnön vaalimisesta sekä kiinteistöjen vastuullisesta arvonsäilyttämisestä. Senaatti-kiinteistöt hallitsee useita suojeltuja arvokohteita, kuten kulttuurirakennuksia ja museoita, ja on sitoutunut toiminnassaan kulttuurirakennusten ylläpitämiseen ja suojeluun. Senaatti-kiinteistöillä on vahvaa aiempaa osaamista vastaavien kulttuurikohteiden kiinteistöpäällikköpalveluista ja tällä on laaja organisaatio ja osaaminen tuottaa palvelut Hankintayksikölle kokonaisuudessaan. Senaatti-kiinteistöillä on tarvittaessa taustatukenaan myös konsernin tuki erityiskäyttöön tarkoitettujen arvokiinteistöjen ylläpidosta. Kiinteistöpäällikköresurssin lisäksi Senaatti-kiinteistöt tuottaa ja koordinoi Hankintayksikön edellyttämät kiinteistöpalvelut eri alojen asiantuntijoiden toimesta, esim. talotekniikka-, sisäilma-, turvallisuus- ja rakennuttamisen erityisasiantuntijat. Moniammatillinen tiimi hoitaa ainutlaatuisen rakennuksen tehtävät korkealla ammattitaidolla nopeasti ja tehokkaasti. Lisäksi Senaatti-kiinteistöillä on valmiit kiinteistöjärjestelmät tuotettavan palvelun tueksi. Senaatti-kiinteistöllä on kohteen välittömässä läheisyydessä useita ainutlaatuisia kulttuurirakennuksia (mm. Suomen Kansallisooppera ja -baletti, Kiasma, Ateneum, Kansallismuseo), joka mahdollistaa tiedolliset ja toiminnalliset synergiaedut. Kiinteistöyhtiö ja Senaatti-kiinteistöt tekevät em. palvelusta toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen, jonka hinta säilyy ennallaan eli 123.000 euroa (alv 0%) vuodessa. Hintaa korotetaan vuosittain erillisen indeksiehdon mukaisesti.