Kirjaston kirjat ja niihin liittyvät AV-materiaalit hankintaportaalitilauksina

Numera Palvelut Oy:n Hankintayksikkö pyysi asiakkailleen tarjouksia kirjaston kirjoista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Kilpailutettaviin tuotteisiin kuuluvat kirjastoihin hankittava kotimainen kirjallisuus ja siihen liittyvä AV-materiaali, ulkomainen englanninkielinen kirjallisuus, ulkomainen ruotsinkielinen kirjallisuus, ulkomainen muun kielinen kirjallisuus, kotimaiset ja ulkomaiset nuotit sekä muovituspalvelu. Hankintaan sisältyy optiona seuraavat tuoteryhmät: ammattikirjallisuus/oppikirjat K-kirjat, ammattikirjallisuus/oppikirjat P-kirjat, ammattikirjallisuus/oppikirjat J-kirjat, kotimaiset ja ulkomaiset äänikirjat, koti- ja ulkomaiset musiikkituotteet (CD-levyt), kuvatallenteet (DVD:t ja Blu-rayt), tietokone- ja konsolipelit sekä tarroituspalvelu. Sopimuksen pääasiallisia käyttäjiä ovat kirjastot, mutta kirjoja voidaan tilata myös muihin yksiköihin. Kirjastot tilaavat kotimaisen aineiston pääsääntöisesti ennakkotilauksina. Hankinta ei koske oppilaitoksiin hankittavia aineistoja eikä sanoma- tai aikakauslehtiä. Tilauksia tehdessään Tilaajilla on käytössään sähköinen palvelu, ns. hankintaportaali, jonka kautta tilaajat tutustuvat valittavissa olevaan kirjallisuuteen, tekevät valinnat ja tilaavat aineistot. Hankintaportaali vertailee yksittäisten hankintojen hintoja ja ohjaa tilauksen sille aineistotoimittajalle, joka tarjoaa tilauksen aineiston sen tilaushetkellä edullisimpaan hintaan. Tilaajat voivat tehdä tilauksia pienemmissä määrin myös sähköpostitse ja toimittajan verkkokaupan kautta. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on laadultaan paras. Kilpailutus suoritetaan avoimella menettelyllä ja sopimustoimittajiksi valitaan enintään kolme (3) hyväksyttävissä olevaa toimittajaa, jotka muodostavat puitejärjestelyn; valittujen sopimustoimittajien kanssa tehdään erilliset sopimukset. Mikäli tarjouskilpailuun saadaan hyväksyttyjä tarjouksia enemmän kuin kolme (3), vertaillaan tarjoukset vaadittujen uutuusnimikkeiden (suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset) vuonna 2025 toteutuneen tarjonnan laajuuden sekä toimitusajan ja ekologisuuden mukaan. Valinta tapahtuu tarjoajien pisteytysjärjestyksessä hankinnan kohteen kriteereissä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, hankintayksikkö arpoo valittavat tarjoajat. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa. Sopimuskausi on määräaikainen neljä (4) vuotta. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Numera Palvelut Oy:n asiakasyhteisöjen osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Sopimuskausi alkaa 17.10.2026 tai aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimukseen liittyvät yhteisöt (ks. sopimuspohja) siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten sopimustensa päättymisen jälkeen. Hankintaa ei ole jaettu osakokonaisuuksiin, koska hankintayksikön näkemyksen mukaan ei ole tarkoituksenmukaista, että sopimuksen käyttäjillä olisi eri kirjastoaineistoille erillisiä sopimuksia. Kilpailutukseen sitoutuneet tai optioasiakkaiksi ilmoittautuneet Numera Palvelut Oy:n omistaja-asiakkaat on ilmoitettu sopimusluonnoksen liitteessä 1 (kts. sopimusluonnoksen Liite 1) HUOM! Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen yhteydenottolomakkeella tai numeroon 020 766 1075. Sarastia ei vastaa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista.Menettelyn pääpiirteetKilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hintalaatusuhde: Hinnan painoarvo on 0 p ja laadun 100 p. Vertailu ainoastaan laadulla on mahdollista tehdä, koska tilauksia tehdessään Tilaajilla on käytössään sähköinen palvelu, ns. hankintaportaali, joka vertailee yksittäisten hankintojen hintoja ja ohjaa tilauksen sille aineistotoimittajalle, joka tarjoaa tilauksen aineiston sen tilaushetkellä edullisimpaan hintaan.