Haku
  • Haku


    Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki

    Ulkopoliittinen instituutti

    Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki

    1. Kilpailuilmoitus julkaistu

      10. des. 2025 kl. 08:0810. desember 2025 kl. 08:08
    2. Toimittajan valinta

      5. feb. kl. 00:005. februar 2026 kl. 00:00
    3. Sopimus allekirjoitettu

      1. mars kl. 00:001. mars 2026 kl. 00:00
    4. Tulosilmoitus julkaistu

      3. mars kl. 09:043. mars 2026 kl. 09:04
    5. Sopimuksen alkamispäivä

      1. okt. kl. 00:001. oktober 2026 kl. 00:00
    6. Sopimuksen päättymispäivä

      4. okt. kl. 00:004. oktober 2026 kl. 00:00

    Brief

    Tarjouskilpailut maassa Suomi/Ulkopoliittinen instituutti/Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki

    Myönnetty

    Kilpailutus on päättynyt ja voittaja on valittu.

    Määräaika
    2. marsPäättynyt
    Valinta
    Vuosittainen kokonaishinta 30 % ja 2 muuta
    Menettely
    AvoinYksivaiheinen
    Sopimus
    Palveluiden hankinta
    Arvioitu arvo
    200 t. €okt. 2026 asti

    Tiivistelmä

    Ulkopoliittinen instituutti on tehnyt sopimuksen Hotelldrift Helsinki Oy Ab:n kanssa konferenssin tapahtumatiloista ja majoituspalveluista Helsingissä. Sopimus kattaa tapahtumat vuosille 2026, 2027 ja 2028, joista vuodet 2027 ja 2028 ovat optiovuosia. Palvelun arvo on 194 954 euroa. Tapahtumatilojen tulee sijaita Helsingin keskustassa tai sen läheisyydessä hotellin yhteydessä, ja niiden tulee soveltua enintään 300 henkilön konferenssiin. Tilojen tulee sisältää yksi suuri konferenssihuone (vähintään 200 paikkaa cabaret-muodossa ja 100 lisäpaikkaa tuolirivein), yhdeksän kokoushuonetta (kolme 50 hengen salia, kolme 10 hengen tilaa, yksi 20 hengen median työtila, yksi 10 hengen järjestäjien työtila ja yksi 10 hengen taukotila avustajille), tila tauko- ja lounastarjoiluille, aulatila ilmoittautumiselle ja naulakkopalvelu. Tarjoilujen tulee olla terveellisiä, tuoreita ja vastuullisesti tuotettuja, painottaen lähituotettua ruokaa. Majoituspalvelut sisältävät standard-luokan huoneita konferenssin puhujille (15 huonetta torstai-perjantai, 35 huonetta perjantai-lauantai ja 35 huonetta lauantai-sunnuntai). Hankinnassa painotettiin tapahtumatilan soveltuvuutta (40%), sijaintia ja saavutettavuutta (20%), vuosittaista kokonaishintaa (30%) ja ympäristövastuullisuutta (10%). Kilpailutukseen osallistui kolme tarjoajaa.

    Hotelltjenester og konferanser

    Tulos

    TED
    • Hotelldrift Helsinki Oy Ab
      Voittaja
    • Tarjousten määrä
      3
    • Sopimuksen arvo
      194 954 €

    Mukautetut arviointikriteerit

    • Saat vastaukset bid/no-bid-kriteereihinne

      Määritä ne kerran, niin Cobrief vastaa jokaisessa hankinnassa

    Teettekö tarjouksen?

    Agentti perustaa tarjouksen ja kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen. 14 päivää ilmaiseksi.

    Hankintaperusteet

    • Kuvaus

      Tapahtuma- ja majoitustilojen soveltuvuutta arvioidaan kokonaisuutena sen perusteella, kuinka hyvin tilat sekä tarjoilut tukevat tapahtuman tavoitteita, tunnelmaa, ohjelmarakennetta, teknistä toteutusta ja osallistujakokemusta. Arvioinnissa huomioidaan tilojen muunneltavuus, esteettisyys, valaistus, kalustusmahdollisuudet, yleinen ilmapiiri sekä esteettömyys.

      Lähde

      Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.

    • Kuvaus

      Arvioinnissa käytetään tarjouksessa ilmoitettua palvelujen arvonlisäverotonta vuosittaista kokonaishintaa, joka toimii vertailuhintana tarjousvertailussa.

      Lähde

      Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.

    • Kuvaus

      Sijainnin arvioinnissa huomioidaan kohteen sijainti suhteessa Helsingin keskustaan sekä sujuvat joukkoliikenneyhteydet ja helppo saavutettavuus eri julkisilla kulkumuodoilla.

      Lähde

      Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.

    • Kuvaus

      Ympäristövastuullisuutta arvioidaan kokonaisuutena sen perusteella, kuinka hyvin majoituspalvelut, tapahtumatilat ja tarjoilut tukevat kestävän kehityksen periaatteita. Arvioinnissa huomioidaan energiatehokkuus, jätteiden lajittelu, ruokahävikin minimointi, paikallisten ja kausituotteiden hyödyntäminen sekä ympäristöystävälliset toimintatavat. Vastuullisuustoimet tulee osoittaa esimerkiksi verkkosivujen, sertifikaattien tai muun luotettavan dokumentaation avulla.

      Lähde

      Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.

    Aiemmat voittajat

    • Keitä vastaan kilpailette?

      Toimittajat, jotka ovat voittaneet vastaavia sopimuksia hankkijalta Ulkopoliittinen instituutti

    Ilmoituksesta

    • Ulkopoliittinen instituutti järjestää vuosittain kansainvälisen konferenssin, joka kokoaa yhteen ulko- ja turvallisuuspolitiikan asiantuntijoita, päättäjiä ja vaikuttajia Suomesta ja ulkomailta. Hankittava palvelu kattaa tapahtumaan liittyvät tilapalvelut, tarjoilut ja puhujien majoituksen. Hankinta koskee vuosien 2026, 2027 ja 2028 tapahtumia. Vuoden 2026 tapahtumasta tehdään varsinainen sopimus. Vuodet 2027 ja 2028 ovat optiovuosia, joista tehdään erillinen hankintapäätös vuosittain. Tapahtumien ajankohdat: 2026: to 1.- su 4.10.2026 2027: to 30.9. – su 3.10.2027 (optio) 2028: to 28.9. – su 1.10.2028 (optio) Tapahtumatilojen tulee sijaita Helsingin keskustassa tai sen läheisyydessä ja olla sellaisen hotellin yhteydessä, jossa osallistujien on mahdollista majoittua konferenssin ajan. Tilojen tulee soveltua tapahtuman luonteeseen, tukien sen tunnelmaa, ohjelmarakennetta, teknistä toteutusta ja osallistujakokemusta. Kokous- ja tarjoilukäytössä olevien tilojen tulee olla tilaajan yksityiskäytössä. Osallistujia tulee arvion mukaan olemaan yhtäaikaisesti paikalla enimmillään noin 300 henkilöä. Tarvittavat tapahtumatilat: - Tasokas ja näyttävä yhtenäinen konferenssihuone, jossa kalustus mahdollinen cabaret-muodossa vähintään 200:lle sekä 100 lisäpaikkaa tuolirivein - Konferenssihuoneen välittömästä läheisyydestä vähintään 9 kokoushuonetta seuraavasti: - 3 salia rinnakkaistiloiksi (n.50 hlöä/tila) - 3 kokoustilaa (n.10 hlöä/tila) - 1 median työskentelytila (n.20 hlöä/tila) - 1 työskentelytila järjestäjille (n.10 hlöä) - 1 taukotila avustajille (n.10 hlöä) Lisäksi tarvitaan: - Kokoustilojen välittömässä läheisyydessä tila tauko- ja lounastarjoiluille. Tarjoilut nautitaan mieluiten seisten. - Aulatila ilmoittautumiselle sekä mahdolliselle turvatarkastuspisteelle (läpivalaisu) - Naulakkopalvelu Tarjoiluissa tulee huomioida seuraavat: - Kokoustarjoilut nautitaan mieluiten seisten kokoustilan läheisyydessä. - Tarjoilujen tulee olla terveellisiä, tuoreita ja vastuullisesti tuotettuja, lähituotettua ruokaa painottaen. Turhaa ruokahävikkiä tulee välttää. - Kahvia ja vettä tulee olla tarjolla osallistujille koko tapahtuman ajan (pe-su) - Suuri osa osallistujista majoittuu hotellissa, joten aamiaiselle ei ole tarvetta. Aamu- ja iltapäivän kahvitauoille kahvin oheen tarjolle jotain pientä, esim. marjapiiras tai keksejä ja hedelmiä. - Lauantain lounas ”take away”-tyyppinen, joka on nopeasti ja helposti otettavissa mukaan lounaskeskusteluun. Kyseessä voi olla esim. ruokaisa salaattilounas. - Konferenssi päättyy sunnuntain päätöslounaaseen. - Päiväkohtaiset tarjoilumäärät liitteessä "Ulkopoliittisen instituutin konferenssin tarjouspyyntö 2026-2028" Ulkopoliittinen instituutti tarjoaa standard-luokan tai vastaavan tason majoituksen 1hh konferenssin puhujille. Majoituskapasiteetin tarve: - torstai-perjantai 15 huonetta/yö - perjantai-lauantai 35 huonetta/yö - lauantai-sunnuntai 35 huonetta/yö Konferenssin osallistujien tarvitsema majoituskapasiteetti on noin 50–100 huonetta. Konferenssin osallistujat varaavat ja maksavat tarvitsemansa majoituksen itse oman tarpeensa ja huoneiden saatavuuden mukaisesti. Tarjouspyyntö kokonaisuudessaan löytyy liitteestä "Ulkopoliittisen instituutin konferenssin tarjouspyyntö 2026-2028".

    • Yhteyshenkilö

      FIIA Eventskirjaamofi@fiia.fi
    • Tyyppi
      Tulos
    • Sijainti
      Helsinki-Uusimaa
    • Pääkoodi
      Hotellien kokous- ja konferenssipalvelut
      55120000

    Samankaltaiset aktiiviset kilpailutukset

    • Lapin liitto

      Arrangementstjenester

      FEM 2027 konferenssitoimistopalvelu

      Lapin liitto tarvitsee konferenssitoimistopalveluita 1.–5. marraskuuta 2027 järjestettävään 16th Fennoscandian Exploration and Mining (FEM 2027) -konferenssiin, jonka arvioitu kokonaisarvo on enintään 65 000 euroa. Palvelut sisältävät pääasiassa asiakaspalvelua, ilmoittautumisten käsittelyä ja maksuliikenteen hoitamista. Työ edellyttää korkeatasoista konferenssihallintajärjestelmää ja vahvaa kokemusta sen hallinnoinnista. Tarjoukset arvioidaan kokonaishinnan (60 %) ja tarjoajan nimeämien vastuuhenkilöiden ammatillisen pätevyyden (työkokemus) (40 %) perusteella. Ammatillisen pätevyyden osalta arvostetaan monipuolista projektinhallintaosaamista kokonaisvastuullisella ja vahvaa kokemusta konferenssihallintajärjestelmän käytöstä, rekisteröintien käsittelystä ja kansainvälisen maksuliikenteen hallinnoinnista asiakasvastuullisella. Levi Summit -tapahtumakeskuksen tuntemus katsotaan eduksi.

      Kilpailutus
      11. nov. 2026(13 päivää)
      65 000 €
    • Espoon kaupunki

      Rådgivende ingeniørtjenester for bygg og anlegg

      Toimitilojen teknisten selvitysten, tutkimusten ja suunnittelun hankinta 2026

      Espoon kaupunki tarvitsee toimitilojen teknisiä selvityksiä, tutkimuksia ja suunnittelua puitejärjestelynä neljän vuoden ajaksi, arvoltaan enintään 21,9 miljoonaa euroa. Palvelut toimitetaan Helsinki-Uusimaa-alueella ja ne on jaettu seitsemään osa-alueeseen: rakennetekniset suunnittelupalvelut (uudis-, korjaus- ja ylläpitokorjauskohteet), akustiikan suunnittelupalvelut, paloturvallisuussuunnittelupalvelut, purku- ja uudelleenkäyttöhankkeiden asiantuntijapalvelut (rakennustekninen purkusuunnittelu, purku- ja uudelleenkäyttömateriaalin kierrätyspalvelut), asiantuntija- ja tutkimuspalvelut (kosteuden- ja puhtaudenhallintakoordinaattorit, kuntoarviot, kuntokartoitukset, PTS-tehtävät, rakennetekniset kuntotutkimukset, haitta-ainekartoitukset ja -tutkimukset, asuntokaupan kuntotarkastukset, lämpökuvaukset, tiiveys- ja merkkiainemittaukset, putkistojen ja talotekniset kuntotutkimukset), materiaalien ja sisäympäristön laboratoriopalvelut (ilmanäytteiden, rakennusmateriaalinäytteiden, kaatopaikkakelpoisuuden, hyötykäytön maarakentamisessa ja betonin materiaalianalyysit sekä lujuustestaukset) ja kiertotalouden ja elinkaarisuunnittelun asiantuntijapalvelut. Tarjoukset arvioidaan hinnan (20-40%) ja laadun (60-80%) perusteella osa-alueesta riippuen.

      Puitejärjestely
      9. nov. 2026(11 päivää)
      21 900 000 €
    • Suomen Reumaliitto ry

      Hotelltjenester og konferanser

      Majoitus-, ravintola- ja ryhmätilapalvelut Reumaliiton järjestämille Arkea tukeville -kursseille

      Suomen Reumaliitto ry tarvitsee majoitus-, ravintola- ja ryhmätilapalveluita Arkea tukeville -kursseille vuosina 2027 ja 2028, kahdella optiovuodella. Palveluiden enimmäisarvo on 80 000 euroa. Kursseja järjestetään vuosittain kahdeksan valtakunnallisesti Keski-Suomen, Pirkanmaan, Pohjois-Pohjanmaan, Pohjois-Savon, Päijät-Hämeen ja Helsinki-Uudenmaan alueilla. Kurssit kestävät 2–4 vuorokautta ja niille osallistuu 16–18 aikuista reumaa tai muuta tuki- ja liikuntaelinsairautta sairastavaa henkilöä. Kurssipaikkojen majoitus-, ryhmä- ja ravintolatilojen tulee olla esteettömiä, ja niissä on oltava 2–3 invahuonetta. Kurssipaikalle tulee olla julkisen liikenteen yhteys enintään 500 metrin päässä, tai tarjoajan on järjestettävä kuljetus. Kahden luontopainotteisen kurssin osalta pihapiiristä tai lähiympäristöstä tulee löytyä helposti saavutettavia ja esteettömiä luontoreittejä. Tarjoukset arvioidaan kokonaishinnan (70 %) ja lisäpalveluiden ja ominaisuuksien (30 %) perusteella.

      Kilpailutus
      31. okt. 2026(2 päivää)
      80 000 €