Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki
Myönnetty
Kilpailutus on päättynyt ja voittaja on valittu.
- Määräaika
- 2. marsPäättynyt
- Valinta
- Vuosittainen kokonaishinta 30 % ja 2 muuta
Tiivistelmä
Ulkopoliittinen instituutti on tehnyt sopimuksen Hotelldrift Helsinki Oy Ab:n kanssa konferenssin tapahtumatiloista ja majoituspalveluista Helsingissä. Sopimus kattaa tapahtumat vuosille 2026, 2027 ja 2028, joista vuodet 2027 ja 2028 ovat optiovuosia. Palvelun arvo on 194 954 euroa. Tapahtumatilojen tulee sijaita Helsingin keskustassa tai sen läheisyydessä hotellin yhteydessä, ja niiden tulee soveltua enintään 300 henkilön konferenssiin. Tilojen tulee sisältää yksi suuri konferenssihuone (vähintään 200 paikkaa cabaret-muodossa ja 100 lisäpaikkaa tuolirivein), yhdeksän kokoushuonetta (kolme 50 hengen salia, kolme 10 hengen tilaa, yksi 20 hengen median työtila, yksi 10 hengen järjestäjien työtila ja yksi 10 hengen taukotila avustajille), tila tauko- ja lounastarjoiluille, aulatila ilmoittautumiselle ja naulakkopalvelu. Tarjoilujen tulee olla terveellisiä, tuoreita ja vastuullisesti tuotettuja, painottaen lähituotettua ruokaa. Majoituspalvelut sisältävät standard-luokan huoneita konferenssin puhujille (15 huonetta torstai-perjantai, 35 huonetta perjantai-lauantai ja 35 huonetta lauantai-sunnuntai). Hankinnassa painotettiin tapahtumatilan soveltuvuutta (40%), sijaintia ja saavutettavuutta (20%), vuosittaista kokonaishintaa (30%) ja ympäristövastuullisuutta (10%). Kilpailutukseen osallistui kolme tarjoajaa.
Hotelltjenester og konferanser
Tulos
- Hotelldrift Helsinki Oy AbVoittaja
- 3Tarjousten määrä
- 194 954 €Sopimuksen arvo
Mukautetut arviointikriteerit
Saat vastaukset bid/no-bid-kriteereihinne
Määritä ne kerran, niin Cobrief vastaa jokaisessa hankinnassa
Teettekö tarjouksen?
Agentti perustaa tarjouksen ja kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen. 14 päivää ilmaiseksi.
Hankintaperusteet
Kuvaus
Tapahtuma- ja majoitustilojen soveltuvuutta arvioidaan kokonaisuutena sen perusteella, kuinka hyvin tilat sekä tarjoilut tukevat tapahtuman tavoitteita, tunnelmaa, ohjelmarakennetta, teknistä toteutusta ja osallistujakokemusta. Arvioinnissa huomioidaan tilojen muunneltavuus, esteettisyys, valaistus, kalustusmahdollisuudet, yleinen ilmapiiri sekä esteettömyys.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Arvioinnissa käytetään tarjouksessa ilmoitettua palvelujen arvonlisäverotonta vuosittaista kokonaishintaa, joka toimii vertailuhintana tarjousvertailussa.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Sijainnin arvioinnissa huomioidaan kohteen sijainti suhteessa Helsingin keskustaan sekä sujuvat joukkoliikenneyhteydet ja helppo saavutettavuus eri julkisilla kulkumuodoilla.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Ympäristövastuullisuutta arvioidaan kokonaisuutena sen perusteella, kuinka hyvin majoituspalvelut, tapahtumatilat ja tarjoilut tukevat kestävän kehityksen periaatteita. Arvioinnissa huomioidaan energiatehokkuus, jätteiden lajittelu, ruokahävikin minimointi, paikallisten ja kausituotteiden hyödyntäminen sekä ympäristöystävälliset toimintatavat. Vastuullisuustoimet tulee osoittaa esimerkiksi verkkosivujen, sertifikaattien tai muun luotettavan dokumentaation avulla.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Aiemmat voittajat
Keitä vastaan kilpailette?
Toimittajat, jotka ovat voittaneet vastaavia sopimuksia hankkijalta Ulkopoliittinen instituutti
Ilmoituksesta
Ulkopoliittinen instituutti järjestää vuosittain kansainvälisen konferenssin, joka kokoaa yhteen ulko- ja turvallisuuspolitiikan asiantuntijoita, päättäjiä ja vaikuttajia Suomesta ja ulkomailta. Hankittava palvelu kattaa tapahtumaan liittyvät tilapalvelut, tarjoilut ja puhujien majoituksen. Hankinta koskee vuosien 2026, 2027 ja 2028 tapahtumia. Vuoden 2026 tapahtumasta tehdään varsinainen sopimus. Vuodet 2027 ja 2028 ovat optiovuosia, joista tehdään erillinen hankintapäätös vuosittain. Tapahtumien ajankohdat: 2026: to 1.- su 4.10.2026 2027: to 30.9. – su 3.10.2027 (optio) 2028: to 28.9. – su 1.10.2028 (optio) Tapahtumatilojen tulee sijaita Helsingin keskustassa tai sen läheisyydessä ja olla sellaisen hotellin yhteydessä, jossa osallistujien on mahdollista majoittua konferenssin ajan. Tilojen tulee soveltua tapahtuman luonteeseen, tukien sen tunnelmaa, ohjelmarakennetta, teknistä toteutusta ja osallistujakokemusta. Kokous- ja tarjoilukäytössä olevien tilojen tulee olla tilaajan yksityiskäytössä. Osallistujia tulee arvion mukaan olemaan yhtäaikaisesti paikalla enimmillään noin 300 henkilöä. Tarvittavat tapahtumatilat: - Tasokas ja näyttävä yhtenäinen konferenssihuone, jossa kalustus mahdollinen cabaret-muodossa vähintään 200:lle sekä 100 lisäpaikkaa tuolirivein - Konferenssihuoneen välittömästä läheisyydestä vähintään 9 kokoushuonetta seuraavasti: - 3 salia rinnakkaistiloiksi (n.50 hlöä/tila) - 3 kokoustilaa (n.10 hlöä/tila) - 1 median työskentelytila (n.20 hlöä/tila) - 1 työskentelytila järjestäjille (n.10 hlöä) - 1 taukotila avustajille (n.10 hlöä) Lisäksi tarvitaan: - Kokoustilojen välittömässä läheisyydessä tila tauko- ja lounastarjoiluille. Tarjoilut nautitaan mieluiten seisten. - Aulatila ilmoittautumiselle sekä mahdolliselle turvatarkastuspisteelle (läpivalaisu) - Naulakkopalvelu Tarjoiluissa tulee huomioida seuraavat: - Kokoustarjoilut nautitaan mieluiten seisten kokoustilan läheisyydessä. - Tarjoilujen tulee olla terveellisiä, tuoreita ja vastuullisesti tuotettuja, lähituotettua ruokaa painottaen. Turhaa ruokahävikkiä tulee välttää. - Kahvia ja vettä tulee olla tarjolla osallistujille koko tapahtuman ajan (pe-su) - Suuri osa osallistujista majoittuu hotellissa, joten aamiaiselle ei ole tarvetta. Aamu- ja iltapäivän kahvitauoille kahvin oheen tarjolle jotain pientä, esim. marjapiiras tai keksejä ja hedelmiä. - Lauantain lounas ”take away”-tyyppinen, joka on nopeasti ja helposti otettavissa mukaan lounaskeskusteluun. Kyseessä voi olla esim. ruokaisa salaattilounas. - Konferenssi päättyy sunnuntain päätöslounaaseen. - Päiväkohtaiset tarjoilumäärät liitteessä "Ulkopoliittisen instituutin konferenssin tarjouspyyntö 2026-2028" Ulkopoliittinen instituutti tarjoaa standard-luokan tai vastaavan tason majoituksen 1hh konferenssin puhujille. Majoituskapasiteetin tarve: - torstai-perjantai 15 huonetta/yö - perjantai-lauantai 35 huonetta/yö - lauantai-sunnuntai 35 huonetta/yö Konferenssin osallistujien tarvitsema majoituskapasiteetti on noin 50–100 huonetta. Konferenssin osallistujat varaavat ja maksavat tarvitsemansa majoituksen itse oman tarpeensa ja huoneiden saatavuuden mukaisesti. Tarjouspyyntö kokonaisuudessaan löytyy liitteestä "Ulkopoliittisen instituutin konferenssin tarjouspyyntö 2026-2028".
Yhteyshenkilö
FIIA Eventskirjaamofi@fiia.fi- TulosTyyppi
- Helsinki-UusimaaSijainti
- 55120000PääkoodiHotellien kokous- ja konferenssipalvelut