Koulutuksenhallintajärjestelmän kilpailutus

Koulutuksenhallintajärjestelmää käytetään Työterveyslaitoksen tuottamien koulutusten hallinnointiprosessiin ja sillä on tarkoitus toteuttaa mm. ilmoittautumisten ja koulutusten hallinta, maksujen käsittely ja raportointi, analytiikka ja asiakasviestintä. Tällä hetkellä Työterveyslaitoksella koulutuksenhallintajärjestelmässä hallinnoidaan keskimäärin 250 koulutustapahtumaa vuodessa. Koulutukset voivat olla joko yksittäisiä koulutuksia tai ne voivat koostua useasta toteutuksesta. Lisäksi ne voivat olla hyvin erilaisia kestoltaan ja osallistujamääriltään. Mahdollisesti tulevaisuudessa tapahtumamäärät voivat nousta ja tapahtumatyypit voivat vaihdella. Kilpailutus toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Hankinnan ennakoitu arvo 130 000 €.Menettelyn pääpiirteetHankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain mukaista neuvottelumenettelyä. Hankinta toteutetaan neuvottelumenettelynä, koska koulutuksenhallintaohjelmiston hankinnan luonne edellyttää tarjoajien kanssa käytäviä neuvotteluja parhaiden ratkaisujen löytämiseksi. Menettelyn tavoitteena on määritellä lopullinen tarjouspyyntö ja hankintasopimus yhteistyössä valittujen tarjoajien kanssa. Neuvotteluissa tarkennetaan hankinnan sisältöä, teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia sekä sopimusehtoja. Lopullinen tarjous pyydetään neuvottelujen päätteeksi. Ehdokkaita koskevat osallistumisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön kohdassa "soveltuvuusvaatimukset". Päästäkseen mukaan hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät tilaajalle osallistumishakemuksen. Työterveyslaitos kutsuu neuvotteluihin neljä toimittajaa. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän, tilaaja pisteyttää ehdokkaiden referenssit. Ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen pisteytyksen perusteella. Menettelyyn mukaan valituille tarjoajille toimitetaan neuvottelukutsu sekä tarkempaa aineistoa hankinnan kohteesta. Tämän perusteella tarjoajilta pyydetään alustavat tarjoukset, joiden pohjalta neuvottelut käydään. Neuvottelujen tarkoituksena on tarkentaa tapahtumanhallintajärjestelmän sisältöä sekä valintakriteereitä, joilla tilaajan tarpeet saadaan parhaiten huomioitua. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankintaan liittyviä asioita, joita ovat ainakin: - Järjestelmän sisältö ja laajuus - Tarvittavat liittymät ja niiden määritteleminen lopulliseen tarjouspyyntöön - Tarvittavat lisenssit - Tilaajan tarpeeseen soveltuvat tekniset yksityiskohdat - Vertailuperusteen tarkennukset - Hinnoittelumalli ja järjestelmän elinkaari - Tietosuoja-asiat - Järjestelmätoimituksen aloittamisen aikataulu Kaikki neuvottelut käydään tarjoajakohtaisesti etäyhteydellä (Teams). Tilaaja ei paljasta tarjoajien esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja muille. Neuvotteluihin on alustavasti varattu 2-3 tuntia per tarjoaja. Menettelyyn osallistumisesta tai siihen liittyvistä toimenpiteistä ei makseta korvausta. Korvausta ei makseta myöskään siinä tapauksessa, että hankinta jouduttaisiin keskeyttämään. Alla alustava aikataulusuunnitelma: Alustava tarjouspyyntö julkaistaan: ti 11.11.2025 Kysymykset alustavasta tarjouspyynnöstä: pe 5.12.2025 kello 10.00 Vastaukset julkaistaan: viim. ti 9.12.2025 Osallistumishakemukset saapuvat: ma 15.12.2025 kello 10.00 Pyyntö toimittaa alustava tarjous ja neuvottelukutsut lähetetään: pe 19.12.2025 Alustavien tarjousten määräaika: ma 19.1.2026 kello 10.00 Neuvottelut: viikot 5-6 Lopullinen tarjouspyyntö toimitetaan: helmikuun lopussa, tarkentuu Lopullisten tarjousten määräaika: maaliskuun lopussa, tarkentuu Hankintapäätöksen tiedoksianto: huhtikuun alussa Sopimuksen allekirjoitus: huhtikuun puolivälissä