Kuntatietojärjestelmän hankinta

Hankinta on kuvattuna tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä. Hankinnan valmisteluvaiheessa tehtiin markkinakartoitus, joka toteutettiin julkaisemalla HILMAssa tietopyyntö 28.8.2026. Tietopyyntö oli avoin kaikille kiinnostuneille tarjoajille, ja siihen saatiin neljä vastausta. Saatuja vastauksia hyödynnettiin hankinnan valmistelussa. Markkinakartoitus toteutettiin avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteita noudattaen. Hankinnan jakaminen osiin ei ole tilaajan tarpeiden näkökulmasta katsottuna mahdollista, koska jakaminen johtaisi palveluiden kannalta hallitsemattomaan tilanteeseen, jota ei palvelun kriittisyyden vuoksi olisi mahdollista koordinoida turvallisesti säilyttäen samalla palvelun toimivuus. Jakaminen tuottaisi palveluprosesseihin sekä osapuolten vastuisiin ja vastuiden seurantaan merkittäviä haasteita. Hankinnan sopimushallinta tulisi teknisesti erittäin raskaaksi ja kalliiksi, ja jakaminen vaarantaisi sopimuksen asianmukaisen seurannan. Sopimuksen jakaminen osiin heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä, koska hankinta voisi jakautua usealle toimittajalle heikentäen sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.Menettelyn pääpiirteetHankintamuotona käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on lähetetty ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n viralliseen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Osallistumispyyntö on julkaistu internetissä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Neuvotteluun kutsuttavista ehdokkaista tehdään tarvittaessa välipäätös ennen neuvottelukutsujen lähettämistä. Tilaaja pidättää oikeuden aikataulumuutoksiin. Suulliset ja mahdolliset kirjalliset neuvottelut käydään suomen kielellä. HANKINNAN AIKATAULU - Markkinakartoitus 8-9/2026 - Osallistumispyynnön julkaisu 11/2026 - Osallistumishakemukset ja mahdollinen välipäätös 12/2026 - Neuvottelut 1-3/2027 - Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu 4/2027 - Tarjoukset ja hankintapäätös 5-6/2027 - Hankintasopimus alkaa 08/2027 HANKINNAN JA NEUVOTTELUJEN ALUSTAVA SISÄLTÖ Hankinnan kuvauksessa mainittujen palveluiden ja toiminnallisuuksien lisäksi neuvottelumenettelyssä keskustellaan seuraavista osa-alueista: - Alustava hinnoittelumalli palvelun toimittamiseen ja tuottamiseen - Mahdolliset rajoitteet ja kehitysehdotukset - Hankintaan sisällytettävät osat tai moduulit - Aikataulutus - Projektinhallintamenetelmät - Palveluun tarvittavat resurssit Tilaajan puolelta projektin aikana ja sen jälkeen - Jatkokehittäminen ja optiot - Dokumentointi - Sopimusehdot - Muut neuvottelujen aikana ilmenneet asiat Neuvotteluihin kutsuttaville ehdokkaille voidaan Tilaajan niin halutessa lähettää ennakkotehtäviä liittyen neuvottelujen alustavaan sisältöön. Neuvottelut ovat samansisältöiset kaikkien kutsuttavien kanssa ja ne käydään luottamuksellisesti. Ennen lopullisen tarjouspyynnön valmistumista käydään valittujen ehdokkaiden kanssa neuvottelut, joissa pyritään täsmentämään hankinnan toteutusta. Neuvottelukierroksia järjestetään alustavasti moduuleittain. Neuvottelut voidaan käydä lähi- ja etätapaamisissa sekä kirjallisesti. Ensimmäinen neuvottelukierros pyritään alustavasti järjestämään Turussa läsnäkokouksena. Neuvottelujen perusteella laaditaan lopullinen tarjouspyyntö, jossa vertaillaan hintaa, tarjoajan teknistä suorituskykyä sekä edellytyksiä toiminnan kehittämiseen yhdessä Tilaajan kanssa. Lopullisessa tarjouspyynnössä hinnan painotus tulee olemaan 70 % ja laadun painotus 30 %. Kaikki tai osa neuvotelluista toiminnallisuuksista tulevat olemaan lopullisessa tarjouspyynnössä palvelun pakollisia vähimmäisvaatimuksia tai pisteytettäviä laatukriteereitä. Lopullisessa tarjouspyynnössä palvelut voivat muuttua neuvottelujen perusteella siten, että kokonaispalveluun kuuluvia osia voidaan lisätä tai poistaa. Alustavasti varsinaisessa tarjouspyynnössä voidaan käyttää laatukriteeristönä tai vähimmäisvaatimuksina mm. palvelun ominaisuuksia, teknisiä ominaisuuksia, henkilöiden (esim. asiantuntijat) kokemus- ja osaamistasoa, prosessien kehittyneisyyttä, projektisuunnitelman laatua ja asiakaslähtöisyyttä. Neuvottelukierrosten jälkeen Tilaaja julkaisee lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella lopullinen Toimittajavalinta toteutetaan. Lopullinen tarjouspyyntö tullaan muodostamaan neuvottelujen perusteella ja ehdokkaiden antamien ratkaisumallien perusteella.