Kutsu markkinavuoropuheluun: Asianhallintajärjestelmä

Kirkon keskusrahasto käynnistää tällä ilmoituksella markkinavuoropuhelun koskien asianhallintajärjestelmän mahdollista hankintaa. MARKKINAVUOROPUHELUN TARKOITUS Markkinakartoituksen tavoitteena on kartoittaa markkinoilla olevia vaihtoehtoisia ratkaisuja ja muodostaa kokonaiskuva eri vaihtoehtojen teknisistä, toiminnallisista ja taloudellisista eduista sekä auttaa arvioimaan niitä objektiivisesti ennen mahdollisen hankinnan käynnistämistä. Tällä pyynnöllä ei pyydetä eikä tähän anneta tarjouksia, vaan pyydetään kiinnostuneita tarjoajia osallistumaan markkinakartoitukseen. Markkinakartoituksessa esiin tulleet tiedot säilyvät täysin luottamuksellisina, ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan mahdollisen hankinnan suunnitteluun. Kutsu eikä itse markkinakartoitus velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tai muullakaan tavalla. Markkinakartoitukseen ilmoittautumisesta, siihen vastaamisesta tai tilaisuuteen osallistumisesta ei makseta korvausta, eikä siihen osallistuminen ole edellytys mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. NYKYTILAN KUVAUS Nykyisin asianhallintajärjestelmänä toimii Triplan Oy:n Tweb ja sitä käyttävät tällä hetkellä 9 tuomiokapitulia, lähes kuusikymmentä seurakuntataloutta ja Kirkkohallitus, jotka muodostavat kukin omat kirjaamonsa järjestelmään (monikirjaamomalli). Seurakunnat ovat voineet ottaa asianhallintajärjestelmän käyttöön halutessaan. Seurakuntatalouksia on kaikkiaan 207. Järjestelmä sisältää asian- ja asiakirjahallinnan lisäksi viranhaltijapäätökset, kokoushallinnan, julkaisuportaalin ja luottamushenkilöportaalit kirkolliskokoukselle ja seurakunnille. Kirkolliskokousportaaliin on räätälöity kirkolliskokouksen puheiden tarkistusosio, joista edustajien puheet voidaan viedä asianhallintajärjestelmään ja julkaista verkkoon. Kirkolliskokousportaaliin julkaistaan kirkolliskokouksen tuottamat asiakirjat kokouksen aikana ja se toimii kirkolliskokousedustajien ja valiokuntasihteerien tietopankkina. Järjestelmässä on räätälöitynä ominaisuutena kirjaamokohtainen massahävitystoiminnallisuus. Järjestelmä ei sisällä erillistä arkistointiominaisuutta eikä siitä ole tehty sähköisiä siirtoja mihinkään muuhun järjestelmään. Kirkkohallitus ja jotkin tuomiokapitulit ovat tuoneet kokoushallinnan tuottamisen lisäksi takautuvasti digitoitua ja syntysähköistä diaariaineistoa järjestelmään, muut organisaatiot käyttävät sitä vain asianhallintajärjestelmänä. Nykytilan kuvauksen mukainen toiminta sekä edellä mainitut nykyiseen järjestelmään räätälöidyt toiminnot ovat keskeisiä kirkon toimintaympäristössä, joita asianhallintajärjestelmän tulee tukea. Tällä hetkellä puutteena on erityisesti sähköinen pitkäaikaisarkistointiratkaisu, joka on integroitu osaksi asianhallintajärjestelmän kokonaisuutta. ILMOITTAUTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Toimittajat voivat ilmoittaa kiinnostuksestaan osallistua markkinavuoropuheluun toimittamalla kiinnostusta koskevan ilmoituksen sekä lyhyen esittelyn tarjoamastaan asianhallintajärjestelmästä referenssiprojekteineen suomen kielellä sähköpostitse osoitteeseen hankinnat.kirkkohallitus@evl.fi viimeistään 15.5.2026 mennessä. YHTEYDENOTTO JA TOIMITTAJIEN VALINTA VUOROPUHELUUN Kirkon keskusrahasto on yhteydessä kaikkiin kiinnostuksensa ilmaisseisiin toimijoihin määräajan päättymisen jälkeen. Vuoropuheluun kutsutaan lähtökohtaisesti 6 toimittajaa, jotka valitaan vertaamalla toimitettuja järjestelmäesittelyitä ja referenssiprojekteja yllä kuvattuihin tarpeisiin. Alustavan aikatauluarvion mukaan markkinavuoropuhelut on tarkoitus käydä elo-syyskuussa viikoilla 34-37 Teamsin välityksellä. Markkinavuoropuhelut käydään suomen kielellä.