Kutsu markkinavuoropuheluun – talousjärjestelmäuudistus Mico Botnialle

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan kutsu markkinavuoropuheluun mahdollisille tarjoajille. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä tietoa sekä toimittajien kommentteja, jotta mahdollinen tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tässä vaiheessa ei pyydetä, eikä siihen anneta, tarjouksia. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai markkinavuoropuheluissa kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdolliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Hankinnan kohde Hankittava järjestelmä on SaaS-pohjainen järjestelmäkokonaisuus, joka mahdollistaa palvelukeskuskäytön. Hankinnassa haetaan ratkaisua, joka palvelee erityisesti kaksikielisiä kunta-asiakkaita ja kuntaomisteisia organisaatioita. Ratkaisun tulee skaalautua myös isompien kuntien tarpeeseen (esimerkiksi Vaasan kaupunki). Järjestelmäkokonaisuuden tulee tarjota laaja valikoima valmiita julkishallinnon organisaatioille optimoituja taloushallinnon prosesseja, toimintoja ja asetuksia. Hankinnan tavoitteena on toteuttaa ja toimittaa Tilaajalle nykyaikainen taloushallintojärjestelmäratkaisu, joka tukee laadukasta, tehokasta ja mahdollisimman pitkälle automatisoitua talouspalvelutuotantoa. Ratkaisu voi pohjautua nykyiseen Dynamics F&O –alustaratkaisuun tai olla kokonaan erillinen järjestelmäkokonaisuus. Ratkaisun tulee sisältää valmiita julkishallinnon organisaatioille optimoituja taloushallinnon prosesseja, toimintoja ja asetuksia. Tarkemmin hankinnan kohdetta on kuvattu markkinavuoropuhelun liitteessä 1 ”Hankinnan kohteen kuvaus”. Toimittajien tulee huomata, että hankinnan kohteen kuvaus on alustava ylätason kuvaus ja se voi tarkentua vielä mahdollisessa hankintavaiheessa. Järjestelmäkokonaisuuden tulee kattaa seuraavat osa-alueet: • Kirjanpito ja tilinpäätös • Ostoreskontra ja ostolaskujen kierrätys • Myyntilaskutus, myyntireskontra • Käyttöomaisuuden hallinta • Budjetointi, ennustaminen ja raportointi Optiona tarjouspyynnössä tullaan todennäköisesti pyytämään Toimittajilta tarjouksia myös mm. tilinpäätöskirjan ja riskienhallinnan työkaluihin, ostolaskujen tekoälyautomaatioon sekä konsernilaskennan ja -tilinpäätöksen ratkaisuihin. Lisäksi tarkastellaan toimittajien palvelumalleja ja järjestelmän soveltuvuutta palvelukeskusmalliin ja erityisesti kunta-asiakkaiden tarpeisiin. Järjestelmän tulisi tukea palvelukeskuksen laajoja pääkäyttäjätoimintoja ja järjestelmästä tulisi löytyä automaatiomahdollisuuksia prosessien tehostamiseksi. Markkinavuoropuhelun toteutus Jokaiselle ehdot täyttävälle toimittajalle varataan markkinavuoropuheluun keskustelutilaisuus ja tilaisuudet järjestetään Teams-yhteydellä. Tilaisuudet on tarkoitus järjestää maaliskuun aikana. Keskustelutilaisuuden alustava agenda ja tarkentavat kysymykset Toimittajille ovat esitelty liitteessä 2 ”Markkinavuoropuhelun agenda ja kysymykset”. Kysymyksiin toivotaan kirjallisia vastauksia viimeistään Toimittajan kanssa käydyn tilaisuuden jälkeen. Markkinavuoropuhelun tilaisuudet nauhoitetaan Tilaajan sekä mahdollisten tulevien loppuasiakkaiden käyttöä varten. Tallenteita voidaan jakaa tuleville loppuasiakkaille, kuten Vaasan kaupungille, heidän sisäiseen käyttöön liittyen hankintaprosessiin. Muutoin tallenteita ei jaeta ulkopuolisille. Tallenteet hävitetään hankintaprosessin päätyttyä. Keskustelutilaisuuksien jälkeen lähetämme huhti-toukokuun aikana kaikille markkinavuoropuheluun osallistuneille alustavat tarjouspyyntömateriaalit kommentoitavaksi. Tarvittaessa järjestetään lyhyet keskustelutilaisuudet tarjouspyyntömateriaalien läpikäynteihin, mutta ensisijaisesti kommentointi tehdään kirjallisena. Aikataulu ja jatkotoimet Markkinavuoropuhelun jälkeen Mico Botnia arvioi saatujen tietojen ja toimittajien kommenttien perusteella, miten tarjouspyyntö laaditaan ja missä muodossa kilpailutus toteutetaan. Päätös tarjouskilpailun käynnistämisestä tehdään markkinavuoropuhelun tulosten pohjalta. Tavoitteena on, että varsinainen tarjouspyyntö julkaistaan viimeistään elokuussa. Kaikille markkinavuoropuheluun osallistuneille toimittajille tiedotetaan jatkotoimista ja aikataulusta erikseen.