Kvalifikasjonsfase - IK-EØS 2025-076 Anskaffelse ny HR-løsning

Bergen kommune skal anskaffe ny HR-løsning, levert som en skytjeneste. Ny løsning skal erstatte HR-funksjonene i dagens HR- og lønnssystem (UNIT4 ERP/UBW HR, WebCruiter og Dossier). Løsningen skal dekke kommunens behov innenfor følgende hovedprosesser og funksjonsområder:Rekruttering. Innfasing før og etter tiltredelse og utfasing. Grunndata HR og ansettelse. Personaladministrasjon, ansettelsesforhold, fravær og ferie, variabel lønn og godtgjørelse, dokumenthåndtering og dokumentarkiv, distribuering og signering, organisasjonsstruktur, roller og tilgang. Kompetanse. Kompetansebeholdning, kompetanseutvikling og oppfølging, kompetansestyring og analyse. Medarbeideroppfølging. Samtalestøtte, sykefraværsoppfølging, nærværsarbeid, tilbakemeldinger, pulsmålinger og undersøkelser. Lønnsforhandling og streik. Rollebasert arbeidsflate/portal. Rapportering og analyse. Integrasjoner og utveksling av data mellom ulike løsninger. Avtalen omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring, datakonvertering og etablering av integrasjoner, samt drift/forvaltning, brukerstøtte og videreutvikling. Et systemskifte innebærer en stor mulighet for Bergen kommune til å anskaffe og innføre en moderne HR-løsning, som ikke bare dekker grunnleggende funksjonalitet, men som forenkler arbeidshverdagen til ansatte, ledere, og fagressurser. Kommunen trenger løsninger som er bygget på trygg teknologi, kan gjenbruke data på tvers av funksjonalitet og systemer, følger standard arbeidsprosesser og er enkle å bruke. Målet er å ta i bruk teknologi som åpner for nye arbeidsprosesser og strukturer, skaper tverrfaglige synergier og effekter, samt bidrar til fremtidige økonomiske gevinster. I den sammenheng ser kommunen etter en strategisk partner, fremfor kun en kapasitetsleverandør, som bidrar til å understøtte målbildet slik at kommunen utvikler seg i tråd med vedtatte strategier. Leverandøren skal tilby ytelser og løsning/skytjeneste som dekker behov og krav som framgår av SSA-Skyavtalen med bilag og vedlegg. Bergen kommune ønsker også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning og opplæringstjenester under avtalens forvaltning, og mulighet for utvidet brukerstøtte. Oppdragsgiver for anskaffelsen er Bergen kommune ved Byrådsleders avdeling – HR konsern.Hovedtrekkene i prosedyrenBergen kommune skal anskaffe ny HR-løsning, levert som en skytjeneste. Ny løsning skal erstatte HR-funksjonene i dagens HR- og lønnssystem (UNIT4 ERP/UBW HR, WebCruiter og Dossier). Løsningen skal dekke kommunens behov innenfor følgende hovedprosesser og funksjonsområder:Rekruttering. Innfasing før og etter tiltredelse og utfasing. Grunndata HR og ansettelse. Personaladministrasjon, ansettelsesforhold, fravær og ferie, variabel lønn og godtgjørelse, dokumenthåndtering og dokumentarkiv, distribuering og signering, organisasjonsstruktur, roller og tilgang. Kompetanse. Kompetansebeholdning, kompetanseutvikling og oppfølging, kompetansestyring og analyse. Medarbeideroppfølging. Samtalestøtte, sykefraværsoppfølging, nærværsarbeid, tilbakemeldinger, pulsmålinger og undersøkelser. Lønnsforhandling og streik. Rollebasert arbeidsflate/portal. Rapportering og analyse. Integrasjoner og utveksling av data mellom ulike løsninger. Avtalen omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring, datakonvertering og etablering av integrasjoner, samt drift/forvaltning, brukerstøtte og videreutvikling. Et systemskifte innebærer en stor mulighet for Bergen kommune til å anskaffe og innføre en moderne HR-løsning, som ikke bare dekker grunnleggende funksjonalitet, men som forenkler arbeidshverdagen til ansatte, ledere, og fagressurser. Kommunen trenger løsninger som er bygget på trygg teknologi, kan gjenbruke data på tvers av funksjonalitet og systemer, følger standard arbeidsprosesser og er enkle å bruke. Målet er å ta i bruk teknologi som åpner for nye arbeidsprosesser og strukturer, skaper tverrfaglige synergier og effekter, samt bidrar til fremtidige økonomiske gevinster. I den sammenheng ser kommunen etter en strategisk partner, fremfor kun en kapasitetsleverandør, som bidrar til å understøtte målbildet slik at kommunen utvikler seg i tråd med vedtatte strategier. Leverandøren skal tilby ytelser og løsning/skytjeneste som dekker behov og krav som framgår av SSA-Skyavtalen med bilag og vedlegg. Bergen kommune ønsker også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning og opplæringstjenester under avtalens forvaltning, og mulighet for utvidet brukerstøtte. Oppdragsgiver for anskaffelsen er Bergen kommune ved Byrådsleders avdeling – HR konsern.