Kvalifikasjonsfase - IK-EØS 2026-010 Anskaffelse ny Innkjøpsløsning

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Bergen kommune skal anskaffe ny innkjøpsløsning (eHandel/bestillingsløsning), levert som en skytjeneste. Ny løsning skal erstatte dagens bestillingsløsning (UNIT4 ERP, UBW Økonomi/e-Procurement), som kommunen har benyttet siden 2022. Dagens løsning er innlemmet i kommunens økonomisystem, men Bergen kommune skal nå anskaffe en selvstendig innkjøpsløsning hvor nødvendig dataflyt løses gjennom integrasjoner. Avtalen omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring og etablering av integrasjoner. I tillegg omfatter avtalen drift/forvaltning, videreutvikling og brukerstøtte. Det er behov at Løsningen støtter følgende hovedprosesser og funksjonsområder:Behovsmelding, herunder registrering av innkjøpsbehov og bruk av innkjøpslister. Bestilling, herunder opprettelse, endring, oppfølgning og godkjenning av bestilling, samt automatisk generering av ordre basert på godkjente behov. Varemottak, herunder registrering av mottatte varer og tjenester, kontroll mot ordre og registrering av retur. Rapportering og analyse. Bruk av ulike EHF-formater, herunder EHF katalog, EHF Ordre, EHF Faktura, EHF Punchout, EHF Ordrebekreftelse og EHF Pakkseddel. Støtte på mobile arbeidsflater/mobile klienter. Rollebasert arbeidsflate. Integrasjoner og utveksling av data og informasjon mellom ulike løsninger. Løsningen skal dekke kommunens behov fra behov oppstår til varemottak er gjennomført. Håndtering av faktura, fakturamatching og betaling av faktura vil skje i Bergen kommunes økonomiløsning. Et systemskifte innebærer en stor mulighet for Bergen kommune til å få en IKT-løsning, som ikke bare dekker grunnleggende funksjonalitet for innkjøpsområdet, men som støtter moderne og effektive bestillingsprosesser og som sikrer best mulig utnyttelse av ressursene. Leverandøren skal tilby ytelser og løsning/skytjeneste som dekker behov og krav som framgår av SSA-Skyavtalen med bilag og vedlegg. Bergen kommune ønsker også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning, opplæringstjenester utover behovet i forbindelse med etablering av tjenesten og mulighet for utvidet brukerstøtte. Oppdragsgiver for anskaffelsen er Bergen kommune ved Byrådsavdeling for finans.Hovedtrekkene i prosedyrenBergen kommune skal anskaffe ny innkjøpsløsning (eHandel/bestillingsløsning), levert som en skytjeneste. Ny løsning skal erstatte dagens bestillingsløsning (UNIT4 ERP, UBW Økonomi/e-Procurement), som kommunen har benyttet siden 2022. Dagens løsning er innlemmet i kommunens økonomisystem, men Bergen kommune skal nå anskaffe en selvstendig innkjøpsløsning hvor nødvendig dataflyt løses gjennom integrasjoner. Avtalen omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring og etablering av integrasjoner. I tillegg omfatter avtalen drift/forvaltning, videreutvikling og brukerstøtte. Det er behov at Løsningen støtter følgende hovedprosesser og funksjonsområder:Behovsmelding, herunder registrering av innkjøpsbehov og bruk av innkjøpslister. Bestilling, herunder opprettelse, endring, oppfølgning og godkjenning av bestilling, samt automatisk generering av ordre basert på godkjente behov. Varemottak, herunder registrering av mottatte varer og tjenester, kontroll mot ordre og registrering av retur. Rapportering og analyse. Bruk av ulike EHF-formater, herunder EHF katalog, EHF Ordre, EHF Faktura, EHF Punchout, EHF Ordrebekreftelse og EHF Pakkseddel. Støtte på mobile arbeidsflater/mobile klienter. Rollebasert arbeidsflate. Integrasjoner og utveksling av data og informasjon mellom ulike løsninger. Løsningen skal dekke kommunens behov fra behov oppstår til varemottak er gjennomført. Håndtering av faktura, fakturamatching og betaling av faktura vil skje i Bergen kommunes økonomiløsning. Et systemskifte innebærer en stor mulighet for Bergen kommune til å få en IKT-løsning, som ikke bare dekker grunnleggende funksjonalitet for innkjøpsområdet, men som støtter moderne og effektive bestillingsprosesser og som sikrer best mulig utnyttelse av ressursene. Leverandøren skal tilby ytelser og løsning/skytjeneste som dekker behov og krav som framgår av SSA-Skyavtalen med bilag og vedlegg. Bergen kommune ønsker også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning, opplæringstjenester utover behovet i forbindelse med etablering av tjenesten og mulighet for utvidet brukerstøtte. Oppdragsgiver for anskaffelsen er Bergen kommune ved Byrådsavdeling for finans.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Maj-Britt Brobakke

Kontakt telefon

+47 05556

Kontakt e-post

maj-britt.brobakke@bergen.kommune.no

Adresse

Postboks 7700, 5020 BERGEN

• Funksjonell støtte og brukervennlighet

  45%

  Beskrivelse

  .

• Pris

  30%

  Beskrivelse

  .

• Teknisk kvalitet

  10%

  Beskrivelse

  .

• Kvalitet i etablering

  10%

  Beskrivelse

  .

• Kvalitet i forvaltning

  5%

  Beskrivelse

  .

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandør skal være et lovlig registrert foretak i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i bilag XI til direktiv 2014/24/EU.

  Dokumentasjonskrav

  For leverandører som er registrert i det norske Enhetsregisteret, er det ikke nødvendig å legge ved dokumentasjon. Oppdragsgiver vil kontrollere registreringen ved bruk av organisasjonsnummer oppgitt i leverandørens Mercell-profil. For leverandører som ikke er registrert i ovennevnte register må leverandør levere attest eller bekreftelse (tilsvarende firmaattest) for registrering i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Slik attest skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før frist om anmodning om deltakelse.

Se hele utlysningen