Kyselytutkimuspalveluiden hankinta

Hankinnan kohteena oli kyselytutkimuspalveluiden hankinta. Vantaan kaupunki toteuttaa vuosittain useita eri kokoisia ja eri kohderyhmille suunnattuja asukas- ja asiakaskyselyitä. Tähän tarpeeseen kilpailutetaan palveluntarjoaja kyselyiden kehittämiseen yhteistyössä tilaajan kanssa, tilaajan sisäisiä ohjeita soveltavien kyselytutkimusten suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä tulosten analysointiin ja raportointiin. Palveluiden kehittämisen ja kohdentamisen näkökulmasta on tärkeää saada säännöllisesti tietoa asukkaiden ja asiakkaiden palveluihin liittyvistä tarpeista ja kokemuksista. Tavoitteena on saada tietoa myös siitä, millainen heidän kokemuksensa palveluiden vaikuttavuudesta on, eli onko palvelu tuottanut heille lisäarvoa. On huomioitava, että asiakas saattaa asioida saman palvelun osalta eri kanavissa (esim. verkkopalvelu, puhelinpalvelu ja toimipiste) – tietoa tarvitaan sekä palvelujen eri kosketuspisteiltä, että koko palvelua koskien. Vantaan kaupungin eri toimialojen toteuttamat kyselytutkimukset voivat olla keskenään erityyppisiä. Tarpeet voivat vaihdella laajoilla otannoilla toteutettavasta asiakastyytyväisyyden mittaamisesta satunnaisotannalla toteutettaviin kaupunkitasoisiin kyselyihin sekä kyselyihin, joilla pyritään tavoittamaan kohdennetummin erityisesti haastavia kohderyhmiä (esim. vieraskieliset, nuoret). Hankinnan kohteena oli palvelu, joka sisältää kyselytutkimusten ja/tai mittaamisen suunnittelun, toteutuksen, tulosten analysoinnin ja raportoinnin. Hankinnan kohteena oleva palvelu voi tapauskohtaisesti kohdistua yhteen tai useampaan päätyövaiheiseen. Toisin sanoen Tilaaja voi hankkia palveluna esimerkiksi vain tiedonkeruun tai kaikki päätyövaiheet sisältävän palvelukokonaisuuden. Toimeksiannot perustuvat asiakkaan tekemään kirjalliseen tilaukseen. Tilauksessa määritellään kyselytutkimuksen- ja analyysipalveluiden mittaamisen tarve, kohderyhmä, sekä yhteyshenkilöt tilaajan puolelta. Tähän tarpeeseen kilpailutetaan kyselyn kehittämiseen, toteuttamiseen ja tulosten analysointiin ja raportointiin palvelutarjoaja. Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus tilattavasta palvelusta oli kuvattu liitteessä 2 Palvelukuvaus. Vantaan kaupungin sopimusta voivat käyttää kaikki Vantaan kaupungin toimialat. Sopimus tehdään määräaikaiseksi kahdelle vuodelle. Tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimusta kahdella (2) yhden (1) vuoden optiolla.Menettelyn pääpiirteetHankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouksen on perustuttava tarjouspyyntöasiakirjoihin ja oltava sisällöltään ja muotovaatimuksiltaan tarjouspyynnön mukainen. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu osa-alueittain Kyseessä on puitejärjestely, johon valitaan tarjousvertailun perusteella enintään kolme (3) puitesopimustoimittajaa etusijajärjestykseen. Tilaaja tilaa palvelua ensisijaisesti etusijajärjestyksen ensimmäiseltä toimittajalta. Puitejärjestelyn ehdot on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Sopimusluonnos. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka laiminlyö verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste. Jos tarjous on annettu tarjouspyynnön vastaisena, se hylätään. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida.