Limingan Asunnot Oy isännöintipalvelut

Hankinnan kohde oli: Limingan Asunnot Oy pyytää tarjoustanne Limingan Asunnot Oy:lle isännöintipalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kilpailutuksen kohteena on Limingan Asunnot Oy:n (jäljempänä myös "hankintayksikkö" ja "tilaaja") omistamien vuokratalojen sekä huoneistojen osalta vuokraukseen liittyviä isännöintipalvelun tehtäviä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. PALVELUKUVAUS Limingan Asunnot Oy on Limingan kunnan 100-prosenttisesti omistama ja kuuluu Limingan kuntakonserniin ja kunnan konserniohjauksen piiriin. Limingan Asunnot Oy omistaa ja hallinnoi Limingan kunnassa 136 asuinvuokrahuoneistoa, joiden tiedot löytyvät tarjouspyynnön kohdasta "Hankinnan kohteen kriteerit". Lisäksi yhtiö omistaa 30 kpl erillisiä osakehuoneistoja eri asunto-osakeyhtiöissä. Asunnot ja kiinteistöt sijaitsevat Limingassa. Vuonna 2024 asuntojen käyttöaste oli n. 86,5 %, asukasvaihtuvuus n. 20 %. Asunnoista noin 40 % on arava-asuntoja, joihin liittyy aravarajoitukset/määräykset. Asukkaiden valinnan ja näytön Limingan Asunnot Oy:n asuntoihin ja valituille ilmoittamisen hoitaa Limingan kunnan isännöitsijä. Isännöinnin tehtävänä on huolehtia asukasvalinnan jatkotoimenpiteistä, kuten vuokrasopimuksen tekeminen, vuokravakuuden ja voimassaolevan kotivakuutuksen tarkastaminen. Isännöinti edellytetään hoidettavan hyvää isännöintitapaa noudattaen. Isännöintiin kuuluu hallinnollisia, taloudellisia ja teknisiä tehtäviä, tarkemmin ne on lueteltu liitteenä 3 olevassa tehtäväluettelossa. Se pohjautuu isännöinnin yleiseen tehtäväluetteloon kuitenkin siten, että yleisessä luettelossa erilliskorvaukseen oikeuttavia tehtäviä on sisällytetty kokonaispalkkioon kuuluviksi. Isännöintipalveluun sisältyy arkisin toimipisteen aukioloaikoina myös avainpalvelu – tarvittaessa myös muuna aikana, jos viranomainen tarvitsee oven avauksen lisäksi isännöintiin liittyviä tietoja. Edellytämme – ottaen huomioon isännöitävien kohteiden runsauden ja yhteydenpitotarpeen niin vuokralaisiin kuin yhtiön toimitusjohtajaan ja hallitukseen – että isännöinti ja siihen liittyvä asiakaspalvelu hoidetaan Limingan ydinkeskustassa. Asiakaspalvelua tulee tarjota vähintään kolmena päivänä viikossa, vähintään klo 9 - 15. Lisäaukiolopäivistä tarjojajan on mahdollista saada pisteitä kohdan "Hankinnan kohteen kriteerit" mukaisesti. Lisäksi jokaisen kuun vaihteessa asiakaspalvelun tulee olla avoinna vähintään yhden päivän. Edellytämme myös, että tarjouksessa nimetty vastuuisännöitsijä työskentelee päätoimisesti Limingan toimipisteessä toimiston aukioloaikoina. Edellytämme isännöinniltä kohdekohtaista (27 eri kustannuspaikkaa) budjetointia ja kuukausittaista talousseurantaa. Isännöitsijä valmistelee toimitusjohtajan kanssa yhtiön hallituksen kokousasiat ja toimii tarvittaessa kokousten sihteerinä. Yhtiön hallituksen kokouksia on ollut vuositasolla noin 15 - 20 kpl. Isännöitsijä osallistuu pääsääntöisesti myös asukastoimikunnan kokouksiin ja lähtökohtaisesti valmistelee niiden kokousasiat. Yhtiöllä on käytössä sähköinen huoltokirja- / palvelupyyntöjärjestelmä Buildercom, jonka käyttöä edellytetään myös palveluntarjoajalta.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista. Rinnakkaistarjouksia ei hyväksytä, tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Osana yhteenliittymää jätettyä tarjousta sekä yhtäaikaista tarjoajan itsenäistä tarjousta ei kuitenkaan lueta rinnakkaistarjouksiksi. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.