MARKKINAKARTOITUS: Taloushallinnon järjestelmähankinta Rauman kaupungille

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä tietopyynnössä kerrotun mukaisesti.Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää otsikon mukaiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Markkinakartoituksen tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tukemaan hankinnan valmistelua, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. TIIVISTELMÄ HANKINNAN KUVAUKSESTA Hankinnan kohteena on Rauman kaupungin taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden uudistaminen. Voimaan tulevien hankintalain sidosyksikkösääntelyn muutosten vuoksi kaupungin on tarpeen valmistella taloushallinnon järjestelmän kilpailuttamista. Kaupungin alustavana tavoitteena on, että uusi ratkaisu olisi tuotantokäytössä 1.1.2028 alkaen. Nykyinen toimintamalli sisältää runsaasti manuaalisia työvaiheita erityisesti tarkistusten, kontrollien ja korjausten osalta. Tämä heikentää prosessien tehokkuutta, lisää virheiden riskiä ja vaikeuttaa toiminnan läpinäkyvää dokumentointia. Hankinnan tavoitteena on löytää taloushallinnon kokonaisuutta tukeva, ensisijaisesti SaaS-pohjainen ratkaisu, joka parantaa prosessien luotettavuutta, käytettävyyttä, tehokkuutta, hallittavuutta ja tietoturvaa sekä vähentää manuaalisen työn tarvetta. Tavoiteltavan ratkaisun tulee tukea kuntaorganisaation taloushallinnon keskeisiä prosesseja, kuten kirjanpitoa, ostolaskujen käsittelyä, myyntilaskutusta, maksuliikennettä, raportointia, taloussuunnittelua, sisäistä laskentaa ja viranomaisraportointia. Ratkaisun tulee olla integroitavissa kaupungin muuhun järjestelmäympäristöön, tukea tietojen luotettavaa siirtoa nykyisistä järjestelmistä sekä mahdollistaa hallittu ja tarvittaessa vaiheittainen käyttöönotto. Hankinnan kohteeseen voi kuulua myös palkkahallintojärjestelmä osana kokonaisuutta. Asiakas selvittää tätä mahdollisuutta markkinakartoituksessa. Tässä vaiheessa sisällyttäminen on vasta alustavassa harkinnassa, minkä vuoksi tietopyynnön aineistossa ja kysymyksissä on palkkahallinnon osalta esitetty vain yleisluonteisia kysymyksiä. Niiden tarkoituksena on arvioida toimittajien yleistä kyvykkyyttä toimittaa taloushallintojärjestelmän lisäksi myös palkkahallintojärjestelmä sekä kartoittaa, mitä hyötyjä palkkahallinnon järjestelmän hankkimisesta yhdessä taloushallintojärjestelmän kanssa voisi asiakkaalle tuoda. Hankinnan lopullinen sisältö, rajaus, toteutusmalli ja aikataulu täsmentyvät hankinnan valmistelun ja markkinakartoituksen perusteella. Markkinakartoituksessa selvitetään muun muassa markkinoilla olevia ratkaisuvaihtoehtoja, toteutusmalleja, integraatioita, migraatiota, käyttöönoton aikataulua, kustannusrakennetta ja ratkaisuissa hyödynnettäviä automaatio- ja raportointikyvykkyyksiä. Tarkempi kuvaus hankinnan alustavasta sisällöstä, tavoitteista ja markkinakartoituksessa selvitettävistä teemoista on esitetty hankintailmoituksen liitteessä.