Markterkundung für die Einführung einer digitalen Aktenführung (eAkte) bei HAMBURG WASSER

Der Auftraggeber beabsichtigt, eine unternehmensweit einheitliche, rechtskonforme und digitale Aktenführung (eAkte) einzuführen. Ziel dieser Markterkundung ist es, einen Überblick über verfügbare Lösungen sowie etablierte fachliche, technische und organisatorische Umsetzungsansätze zu gewinnen. Insbesondere sollen Erkenntnisse gewonnen werden zu: - geeigneten Lösungsarchitekturen und Umsetzungsansätzen - Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Systemlandschaft - Anforderungen an Betrieb, Support und Governance - Automatisierungs- und KI-Funktionalitäten - Lizenz-, Betriebs- und Kostenmodellen - Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit der Lösungen - Vorgehensmodellen für Einführung, Migration und Rollout - Erfahrungen aus vergleichbaren Organisationen, insbesondere im öffentlichen Umfeld und bei KRITIS-Betreibern 1. Ausgangssituation Der Auftraggeber verfügt derzeit über eine heterogene System- und Informationslandschaft mit unterschiedlichen Ablageorten, Anwendungen und Dokumentationsformen. Informationen und Dokumente werden unter anderem in Microsoft 365-Anwendungen (z. B. Outlook, Teams und SharePoint), unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Systemen, SAP-Anwendungen sowie lokalen Ablagestrukturen gespeichert. Als Betreiber Kritischer Infrastrukturen (KRITIS) unterliegt der Auftraggeber besonderen Anforderungen an Informationssicherheit, Compliance, Nachvollziehbarkeit und die langfristige Verfügbarkeit von Informationen. Ziel ist die Einführung einer zentralen und standardisierten digitalen Aktenführung. 2. Zielbild (funktionale Anforderungen) Gesucht wird eine Lösung, die insbesondere folgende Anforderungen unterstützt: - Zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Akten, Dokumenten und Informationen - Rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffssteuerung - Abbildung von Aktenordnungen, Metadaten und Aufbewahrungsregelungen - Revisionssichere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit - Integration relevanter Unternehmensanwendungen und Fachverfahren - Unterstützung automatisierter Ablage-, Such- und Recherchefunktionen - Skalierbarkeit für den unternehmensweiten Einsatz Der Auftraggeber ist ausdrücklich an unterschiedlichen Lösungsansätzen und technologischen Umsetzungsmöglichkeiten interessiert. 3. Betriebs- und Supportanforderungen Neben der Bereitstellung der Lösung werden Unterstützungsleistungen für den Betrieb und die Weiterentwicklung der digitalen Aktenführung erwartet. Die zukünftige Lösung soll als cloudbasierter Dienst (SaaS) betrieben werden. Der Auftraggeber übernimmt insbesondere die fachliche Steuerung, Governance sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung. Der technische Betrieb der Lösung wird durch den Anbieter erbracht. Unterstützung wird insbesondere in folgenden Bereichen erwartet: - Wartung und Weiterentwicklung der Lösung - Technischer Support und Fehleranalyse - Durchführung von Updates und Releasewechseln - Unterstützung bei Konfigurationen und Systemanpassungen - Unterstützung bei Betrieb, Performance und Schnittstellenmanagement - Schulungs- und Befähigungsangebote für Administratoren und Anwender Gesucht werden Lösungen mit einem etablierten Cloud-Betriebsmodell, transparenten Supportleistungen sowie klar definierten Service-Level-Vereinbarungen (SLA). 4. Fragestellungen an den Markt Der Auftraggeber bittet interessierte Unternehmen um Rückmeldungen zu folgenden Punkten: Lösung & Architektur - Welche Lösungsansätze bieten Sie für die Einführung einer digitalen Aktenführung an? - Wie werden Aktenstrukturen, Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Archivierung in Ihrer Lösung abgebildet? - Welche Integrationsmöglichkeiten bestehen zu Microsoft 365, SAP und weiteren Unternehmensanwendungen? - Welche Automatisierungs- und KI-Funktionen stehen zur Verfügung? Betrieb & Organisation - Wie erfolgt die Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung? - Wie werden Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit und Auditierbarkeit sichergestellt? - Welche Governance- und Compliance-Funktionen bietet Ihre Lösung? - Welche Betriebs- und Supportmodelle bieten Sie an (z. B. SaaS, On-Premises oder Hybrid)? - Welche Erfahrungen haben Sie hinsichtlich des Betriebsaufwands vor und nach der Einführung Ihrer Lösung? Skalierung & Kosten - Wie skaliert Ihre Lösung hinsichtlich Nutzerzahlen, Aktenvolumina und Organisationseinheiten? - Welche Lizenz- und Preismodelle kommen zum Einsatz? - Ist die Lösung mandantenfähig? - Welche wesentlichen Kosten- und Aufwandsfaktoren sind zu berücksichtigen? Einführung & Umsetzung - Wie erfolgt typischerweise die Einführung Ihrer Lösung (z. B. Projektvorgehen und Phasenmodell)? - Mit welchem zeitlichen Rahmen ist erfahrungsgemäß für die Einführung einer digitalen Aktenführung zu rechnen? - Welche Erfolgsfaktoren und typischen Herausforderungen sollten auf Kundenseite berücksichtigt werden? - Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in Unternehmen des öffentlichen Sektors oder bei Betreibern Kritischer Infrastrukturen? Der Auftraggeber ist zunächst an der Übermittlung von Unternehmensunterlagen, Präsentationen oder vergleichbaren Dokumenten interessiert, mit denen die oben genannten Fragestellungen beantwortet werden. Auf Basis der eingehenden Rückmeldungen behält sich der Auftraggeber vor, mit ausgewählten Unternehmen vertiefende Gespräche sowie Präsentations- bzw. Demonstrationstermine durchzuführen. In diesem Fall ist die Unterzeichnung eines NDAs notwendig.