Markterkundung HR-Zielarchitektur

Die AOK-Gemeinschaft, bestehend aus 11 AOKen, dem AOK-Bundesverband sowie weiteren verbundenen Unternehmen, plant ab 2027 vor dem Hintergrund des Wartungsendes von Teilen der bisherigen, auf SAP ECC basierenden Systemlandschaft die Erneuerung ihrer HCM-Zielarchitektur für ca. 78.000 Mitarbeitende und Versorgungsempfänger. Gegenstand ist die Bereitstellung einer möglichst umfassenden Best-of-Suite-Lösung für eine hochkritische, SAP-nahe Kernprozesslandschaft im regulatorischen Umfeld des öffentlichen Dienstes und der gesetzlichen Krankenversicherung. Das Vorhaben umfasst zugleich die Konsolidierung der derzeit 12 dezentralen SAP-HCM-Systeme in eine gemeinsame, grundsätzlich standardisierte HCM-Systemlandschaft. Die angestrebte Zielarchitektur soll insbesondere die Bereiche Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale Stammdatenhaltung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Reisemanagement, digitale Personalprozesse, Self-Services und Workflows, Melde- und Bescheinigungswesen, Berichtswesen, elektronische Personalakte, Mitarbeiterportal sowie die Anbindung an bestehende Kernverfahren und Umsysteme in einer einheitlichen, konsistenten und produktiv belastbaren Architektur abbilden. Von besonderem Interesse sind daher nur solche Produkte, die alle wesentlichen Funktionen innerhalb einer einheitlichen Produkt- und Prozesslogik integriert bereitstellen können. Das integrative Kernsystem der angestrebten Suite muss die Bereiche Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale mitarbeiterzentrierte Stammdatenhaltung mit Self-Services und Workflows und Organisationsmanagement umfassen. Diese Kernanwendungen müssen voll integrativ in der angestrebten HCM Suite, d. h. ohne Anbindung über Schnittstellen, zur Verfügung stehen und den funktionalen Kern des HCM-Gesamtsystems bilden. Produkte, die lediglich Teilbereiche des integrativen Kernsystems adressieren und im Übrigen auf zusätzliche Drittsysteme, Individualentwicklungen oder gesonderte Schnittstellen angewiesen wären, entsprechen dem angestrebten Zielbild regelmäßig nicht. Berücksichtigungsfähig sind darüber hinaus nur solche Produkte, die bereits in vergleichbaren Umgebungen produktiv und erfolgreich eingesetzt werden. Vergleichbar sind insbesondere Einsatzszenarien im öffentlichen Dienst mit mindestens 10.000 Beschäftigten, beamtenversorgungsrechtlichen Anforderungen sowie der Abbildung aller bundes- und landesrechtlicher Vorgaben in relevanten Personalprozessen. Auf Grundlage der bisherigen Markterkundungen geht die AOK-Gemeinschaft derzeit davon aus, dass lediglich die SAP-Softwarelösungen SAP HCM for S/4HANA (SAP H4S4), die SAP SuccessFactors Suite sowie SAP Concur geeignet sind, die Bedarfe der AOK-Gemeinschaft in der erforderlichen Tiefe und Breite abzudecken. Sie erwägt daher, die SAP Deutschland SE & Co. KG aufgrund technischer Alleinstellungsmerkmale sowie bestehender Ausschließlichkeitsrechte an den genannten Softwarelösungen im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit der Überlassung der Software zu beauftragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2, Abs. 6 VgV). Um jedoch dieses Ergebnis der bisherigen Markterkundungen final zu verifizieren, führt die AOK-Gemeinschaft eine europaweite Markterkundung durch, die mit dieser Veröffentlichung eingeleitet wird. Die Veröffentlichung richtet sich daher an Unternehmen, um ihre alternativen marktverfügbaren Produkte vorzustellen, sofern diese das verpflichtend integrierte Kernsystem - Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale Stammdatenhaltung sowie Organisationsmanagement - in der geforderten Form bereitstellen und die weiteren Funktionen der Zielarchitektur, insbesondere Zeitwirtschaft, Reisemanagement und sonstige Nebenprozesse, möglichst integriert oder jedenfalls mit gleichwertiger Beherrschbarkeit, Stabilität und Zukunftsfähigkeit abbilden können. Konkretisierende Detailanforderungen ergeben sich aus den weiteren Angaben dieser Bekanntmachung unter Ziffer 3.1 und den abrufbaren Unterlagen zur Markterkundung.