Metsähallituksen kirjanpitojärjestelmä SaaS-palveluna

Hankinnan kohde ja hankintamenettely: Hankinnan kohteena on Metsähallituskonsernin kirjanpitojärjestelmä. Hankinta kattaa järjestelmän toteutuksen ja käyttöönoton, jatkuvan ohjelmistopalvelun ja sen vaatimat käyttöoikeudet, järjestelmän jatkuvan tuen ja ylläpidon, järjestelmän jatkokehityksen sekä muut järjestelmän käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Kirjanpitojärjestelmä hankitaan Metsähallitukselle pilvipohjaisena SaaS-ratkaisuna. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankittava kokonaisuus ja yleiset tavoitteet: Tavoitteena on hankkia moderni, toiminnallisuuksiltaan monipuolinen kirjanpitojärjestelmä, joka tukee tehokasta ja reaaliaikaista kirjanpitoa konserniympäristössä. Hankinnan tavoitteena on parantaa Metsähallituskonsernin taloushallinnon tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä lisätä automaatiota. Hankittava kirjanpitojärjestelmä mahdollistaa ajantasaisen raportoinnin ja analytiikan hyödyntämisen. Järjestelmässä on mahdollista arkistoida kirjanpidon tositeaineisto sähköisessä muodossa. SaaS-pohjaisen ohjelmistopalvelun hankinnalla tavoitellaan Metsähallituksen tarpeisiin konfiguroitavaa valmisohjelmistoihin perustuvaa järjestelmää. Räätälöintiä pyritään välttämään. Järjestelmä integroidaan Metsähallituksen muihin järjestelmäpalveluihin. Hankittavan kirjanpitojärjestelmän on täytettävä kulloinkin voimassa olevat Suomen kirjanpito-, vero- ja yhtiölainsäädännön sekä kirjanpitokäytännön vaatimukset. Järjestelmässä oleva tietosisältö on oltava vapaasti Metsähallituksen käytössä ja se kuuluu Metsähallitukselle rajoituksetta. Hankittava kirjanpitojärjestelmä sisältää seuraavat osa-alueet: - Pääkirjanpito - Ostoreskontra ja myyntireskontra - Myyntilaskutus - MDM keskitetty liikekumppanirekisteri - Tositteiden käsittely ja arkistointi - Käyttöomaisuuskirjanpito - Projektikirjanpito - Konsernikirjanpidon toiminnot sisältäen konserniallokaatiot - Tilinpäätöstoiminnot - ALV- ja viranomaisraportointi - Integraatiot muihin järjestelmiin (esim. myyntijärjestelmät, ostolaskujärjestelmät, palkanlaskenta, maksuliikenne, käyttöomaisuuden alakirjanpito maa- ja vesiomaisuus, matkalaskujärjestelmä, Data-alusta, operaattorit).Menettelyn pääpiirteetVaihtoehtoiset tarjoukset ovat tässä hankinnassa sallittuja ainoastaan siltä osin, että tarjoaja voi valita haluamansa sopimusvaihtoehdon hankintayksikön tarjoamista vaihtoehdoista A ja B. Järjestelmä on tarkoitus hankkia pilvipohjaisena ohjelmistopalveluna eli lähtökohtana on pilvipohjaisen valmisohjelmiston hankinta. Järjestelmäkokonaisuus voi koostua useiden eri ohjelmistovalmistajien komponenteista. Kaikki annetut tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertaillaan keskenään, eli sekä vaihtoehdon A että vaihtoehdon B mukaiset tarjoukset vertaillaan keskenään, ja hankintayksikkö valitsee yhden voittavan tarjouksen. Voittava tarjous voi siis olla vaihtoehdon A tai vaihtoehdon B mukaan annettu ja samoja vertailuperusteita sovelletaan kaikkiin vertailuun hyväksyttäviin tarjouksiin. Hankinnan sopimusrakenteessa on huomioitu mahdollisuus laatia erilliset sopimukset tarvittavien keskeisten ohjelmistovalmistajien kanssa ohjelmistopalvelun tuottamisesta osana hankittavaa palvelukokonaisuutta. Näillä sopimuksilla sovitaan varsinkin ohjelmistopalvelun käyttöoikeuksista sekä palveluta-soista ohjelmistovalmistajan vakioehtoihin pohjautuen. Yleiskuvaus sopimusrakenteesta on esitetty liitteessä "Liite 7 Sopimusmallin valinta".