In Finnish below. The English (1) and Finnish (2) appendices are identical and contain the same information.
PURPOSE OF THE MARKET CONSULTATION
Visit Turku Archipelago, the regional tourism development and marketing company operating in Southwest Finland, Turku and the Turku Archipelago, is preparing a procurement for a PR and destination-branding partnership focused on international marketing. Through this request for information, the contracting authority seeks to identify market operators, service models, and the appropriate scope and implementation approach for the procurement.
We invite companies operating in this field to review the preliminary procurement description and respond to the questions presented at the end of the document. Responses will be used in the preparation of a possible procurement procedure, invitation to tender, contract model and evaluation criteria.
BACKGROUND
Visit Turku Archipelago (visitturkuarchipelago.fi) is responsible for developing the attractiveness, awareness and demand of Turku and the Turku Archipelago (saaristo.fi) as a tourism destination in cooperation with municipalities, tourism businesses and other stakeholders throughout the region. The objective of international marketing is to achieve long-term growth in awareness and desirability, as well as demand that supports the sustainable and year-round growth of the regional tourism industry.
In Visit Turku Archipelago's strategy, PR and destination branding are intended to become a central method of international marketing. The objective is not merely to increase individual media placements, but to strengthen the position of Turku and the Turku Archipelago as an attractive, distinctive and timely tourism destination and to generate discussion, recommendations and earned visibility among selected international audiences. Although Visit Turku Archipelago has a strong focus on international marketing and this partnership is therefore primarily aimed at international markets, the purpose of the procurement is also to identify a partner capable of operating effectively in domestic marketing.
The planned contract period is two (2) years, after which the agreement may be extended for an additional two (2) years at the discretion of the contracting authority. Approximately one million euros has been budgeted for the procurement. The contract period is planned to begin in winter/spring 2027.
Appendix 1. describes the subject matter of the procurement, preliminary objectives and limitations, the expertise expected from the partner, the preliminary operating model and performance indicators. These descriptions provide a good overview of the criteria currently envisaged for the procurement. Interested parties are invited to share their views and contribute to the further development of these plans.
QUESTIONS AND SUBMISSION OF RESPONSES
More information of the procurement, questions and guidelines for submitting the answers are presented at the end of Appendix 1. Answers can be submitted in English or Finnish.
--------------------
MARKKINAKARTOITUKSEN TARKOITUS
Lounaisessa Suomessa, Turussa ja Turun saaristossa toimiva matkailun alueellinen kehittämis- ja markkinointiyhtiö Visit Turku Archipelago valmistelee kansainväliseen markkinointiin painottuvan PR- ja ilmiöittämiskumppanuuden hankintaa. Tällä tietopyynnöllä hankintayksikkö kartoittaa markkinoilla olevia toimijoita, palvelumalleja sekä hankinnan tarkoituksenmukaista laajuutta ja toteutustapaa. Pyydämme alalla toimivia yrityksiä tutustumaan alustavaan hankintakuvaukseen ja vastaamaan asiakirjan lopussa esitettyihin kysymyksiin. Vastauksia hyödynnetään mahdollisen hankinnan, tarjouspyynnön, sopimusmallin ja vertailuperusteiden valmistelussa.
TAUSTAA
Visit Turku Archipelago (visitturkuarchipelago.fi) vastaa Turun ja Turun saariston (saaristo.fi) matkailullisen vetovoiman, tunnettuuden ja kysynnän kehittämisestä yhteistyössä alueen kuntien, matkailuyritysten ja muiden sidosryhmien kanssa. Kansainvälisessä markkinoinnissa tavoitellaan pitkäjänteistä tunnettuuden ja haluttavuuden kasvua sekä sellaista kysyntää, joka tukee alueen matkailuelinkeinon kestävää kasvua ja ympärivuotisuutta.
Organisaation strategiassa PR ja ilmiöittäminen on tarkoitus nostaa kansainvälisen markkinoinnin keskeiseksi toimintatavaksi. Tavoitteena ei ole ainoastaan lisätä yksittäisiä näkyvyysosumia, vaan rakentaa Turun ja Turun saariston asemaa kiinnostavana, erottuvana ja ajankohtaisena matkailudestinaationa sekä synnyttää keskustelua, suosittelua ja ansaittua näkyvyyttä valituissa kansainvälisissä yleisöissä. Vaikka Visit Turku Archipelago keskittyykin vahvasti ja tämä kumppanuus siten painottuukin kansainväliseen markkinointiin, hankinnan tarkoituksena on löytää sellainen kumppani, joka pystyy toimimaan tehokkaasti myös kotimaan markkinoinnissa.
Hankinnan sopimuskauden on suunniteltu kestävän kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan näin päättäessä kahdella (2) vuodella lisää. Hankintaan on budjetoitu arviolta miljoona euroa. Sopimuskausi alkaa talvella/keväällä 2027.
Liitteessä 2. on kuvattu hankinnan kohde, alustavat tavoitteet ja rajaukset ja kumppanilta odotettava osaaminen, alustava työskentelymalli ja tulosten mittarit. Kuvaukset antavat hyvän kuvan, mitä kriteereitä hankinnalle on alustavasti asetettu. Tarjoamme hankinnasta kiinnostuneille mahdollisuuden jakaa näkemyksiään ja vaikuttaa näihin suunnitelmiin.
KYSYMYKSET JA VASTAUKSEN ANTAMINEN
Liitteessä 2. on esitetty lisää tietoa hankinnasta, kysymykset sekä ohjeistus vastaamiselle. Vastaukset voidaan antaa suomeksi tai englanniksi