OAS - Oppvekstadministrative løsninger for Lillehammer, Øyer og Gausdal kommune - Markedsundersøkelse

Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner planlegger høsten 2026 å gjennomføre en felles anskaffelse av ny oppvekstadministrativ løsning som skal understøtte kjerneprosessene innen barnehage, grunnskole og pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). I tillegg vurderes det som en opsjon å inkludere funksjonalitet for voksenopplæring. Anskaffelsen gjennomføres i samarbeid mellom kommunene, med støtte fra deres felles IKT tjenester fra IKOMM AS. Gausdal kommune har om lag 6 150 innbyggere og et oppveksttilbud som omfatter tre kommunale og to private barnehager, samt tre barneskoler og én ungdomsskole. Kommunen har rundt 580 elever i grunnskolen og i overkant av 250 barn i barnehage. Skolesektoren har om lag 130 ansatte, og PPT-tjenesten består av rundt 5 ansatte. Lillehammer kommune har rundt 29 700 innbyggere og et mer omfattende oppveksttilbud med 11 kommunale og 16 private barnehager, samt seks barneskoler, to ungdomsskoler og én kombinert 1–10 skole. Kommunen har om lag 2 860 elever og rundt 1 300 barnehagebarn. Skole og SFO sysselsetter cirka 450 ansatte, og PPT-tjenesten har rundt 26 ansatte. Øyer kommune har om lag 5 150 innbyggere og et oppveksttilbud bestående av to kommunale og tre private barnehager, samt to barneskoler og én ungdomsskole. Det er rundt 560 elever i grunnskolen og om lag 245 barn i barnehage. Skolesektoren har cirka 110 ansatte, og PPT-tjenesten består av rundt 7 ansatte. Alle tall er omtrentlige og vil bli nærmere presisert i det videre arbeidet. PPT-tjenestene dekker alle tre kommuner og håndterer et bredt spekter av sakstyper knyttet til oppfølging av barn og unge. Oppvekstområdet er et av kommunenes største og mest samfunnskritiske tjenesteområder. Løsningene som benyttes må derfor understøtte effektive administrative prosesser, gode tjenester til barn, elever og foresatte, samt sikre etterlevelse av strenge krav til personvern og informasjonssikkerhet. Dagens systemportefølje er sammensatt, og kommunene ser et tydelig behov for modernisering og bedre sammenheng mellom løsningene. Målet med anskaffelsen er å etablere en fremtidsrettet og fleksibel løsningsarkitektur som gir støtte til arbeidsprosesser på tvers av fagområdene, og som samtidig legger til rette for gradvis videreutvikling i årene som kommer. Kommunene ønsker særlig å utforske en modulær tilnærming til anskaffelsen. Dette innebærer at leverandører kan tilby løsninger for hele eller deler av behovet. Hensikten er å legge til rette for en «best-of-breed»-tilnærming, hvor funksjonalitet, kvalitet og ytelse i de enkelte modulene vurderes samlet, samtidig som helhet og integrasjon ivaretas. I markedsundersøkelsen ønsker kommunene blant annet å få belyst hvordan leverandørene arbeider med videreutvikling av sine løsninger, planer for anvendelse av KI herunder planer og forpliktelser fra nå og fremover i et 3–5 års perspektiv. Det er videre viktig å få innsikt i risikobildet knyttet til innføring, herunder erfaringer med migrering, opplæring og endringsledelse i tilsvarende kommunale prosjekter. Det vil også være sentralt å få belyst hvordan løsningene kan integreres med øvrig systemportefølje, herunder sak- og arkivsystemer, samt relevante nasjonale felleskomponenter. Informasjonssikkerhet og personvern vil være et gjennomgående tema, gitt at løsningene skal håndtere sensitive opplysninger om barn, elever og brukere av PPT og voksenopplæring. Videre ønsker kommunene informasjon om leverandørenes kapasitet og gjennomføringsevne, samt referanser fra tilsvarende leveranser i kommunal sektor. Markedsundersøkelsen gjennomføres i første omgang som en skriftlig RFI (Request for Information), hvor interesserte leverandører inviteres til å besvare et sett med spørsmål som følger vedlagt kunngjøringen. På bakgrunn av de innkomne svarene kan det bli aktuelt å invitere et utvalg leverandører til dialogmøter for utdyping av relevante tema. Fysiske dialogmøter planlegges gjennomført første uka i juni. Gjennomføringen av markedsundersøkelsen skjer i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser, jf. Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser. Markedsdialogen gjennomføres i samsvar med de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling og forutberegnelighet, og vil ikke gi enkelte leverandører konkurransefortrinn i en senere anskaffelse. Deltakelse i markedsundersøkelsen og eventuelt dialogmøte er frivillig og er ikke en del av en formell konkurranse. Informasjonen som innhentes vil kunne bli benyttet som grunnlag for videre arbeid med konkurransegrunnlaget, herunder vurdering av kontraktsstrategi, eventuell oppdeling i delanskaffelser og valg av gjennomføringsmodell. Frist for innsending av svar på RFI er satt til 15.5.26. Dialogmøter planlegges gjennomført i perioden 2.6 og 3.6 som fysiske møter gjennomført i IKOMM sine lokaler på Lillehammer. Nærmere informasjon fremgår av vedlagt RFI-dokument.