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    Open procedure regarding contract for cleaning services

    Ministry of Foreign Affairs of Denmark

    Open procedure regarding contract for cleaning services

    1. Competition notice published

      Sep 4, 11:03 AMSeptember 4, 2026 11:03 AM

    2. Change in competition

      Sep 30, 1:03 PMSeptember 30, 2026 1:03 PM

    3. Tender submission deadline

      Oct 8, 11:00 AMOctober 8, 2026 11:00 AM

    4. Tender validity period

      Apr 8, 11:00 AMApril 8, 2027 11:00 AM

    Brief

    Germany: Tenders/Ministry of Foreign Affairs of Denmark/Open procedure regarding contract for cleaning services

    Expired

    The competition has expired without a winner being announced.

    Brief

    Renholdstjenester, drift og vedlikehold

    The Ministry of Foreign Affairs of Denmark needs cleaning services for the Danish, Icelandic, Norwegian, and Swedish Embassies, as well as the shared Felleshus building, in Berlin, Germany. The contract has a maximum total value of 850,000 EUR over 5 years and includes regular cleaning, deep cleaning, internal glass cleaning, special cleaning, and ad-hoc cleaning for approximately 3,285 m² of building area and 2,400 m² of underground parking. The award criteria are Price (65%), Quality (30%), and Sustainability (5%). Tenderers must have performed a minimum of 3 cleaning service contracts within the last 3 years.

    About the bid

      The Danish, Finnish, Icelandic, Norwegian and Swedish Embassy in Berlin (the contracting authority) are looking for a supplier to provide cleaning services. The Nordic Embassies in Berlin are a joint representation of the five Nordic countries — Denmark, Finland, Iceland, Norway, and Sweden. They represent the diplomatic interests of these countries in Germany and promote bilateral cooperation in the fields of politics, business, culture, and science. The Nordic Embassies were opened in their current form in 1999. They operate under the leadership of the respective ambassadors of the participating countries and form an important part of Berlin’s diplomatic landscape. The Nordic Embassies complex, consisting of five individual embassy buildings and the shared “Felleshus” building, symbolizes the close cooperation among the Nordic states while preserving their respective national identities. The Felleshus serves as a public venue and platform for cultural and scientific exchange projects that strengthen dialogue between the Nordic countries and Germany. The Nordic Embassies are guided by the principle of sustainability and are committed to promoting innovation and environmentally friendly projects. The cleaning services shall be delivered in the Danish, Icelandic, Norwegian and Swedish building and the Felleshus. The buildings cover a total area of approximately 3,285 m² and 2,400 m² of underground parking space. Finland is only part of the procurement because of the Felleshus and cleaning of the Finnish Embassy is not part of the Contract. The Contract concerns delivery of regular cleaning, deep cleaning, internal glass cleaning, special cleaning and ad-hoc cleaning. It is a requirement that the certain key tasks, regular cleaning and deep cleaning, cf. annex 1.2, are performed by the successful tenderer itself. The contracting authority will hold an information meeting and an inspection of the place of performance for potential tenderers. For more information see the tender conditions section 3.4 (Information meeting and Inspection).Main features of the procedureThe procurement procedure will be conducted as an open procedure in accordance with Part II of the Danish Public Procurement Act. The procurement procedure comprises only a tendering phase.

      Contact name
      Peter Thomsen
      Contact phone
      33 92 00 99
      Contact email
      pethom@um.dk
      Address
      Rauchstr. 1, 10787 Berlin

    Custom Assessment Criteria

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    Award Criteria

    • Description

      Reference is made to tender conditions section 7.1 (Evaluation in respect of the subcriterion Quality).

    • Description

      Reference is made to tender conditions section 7.2 (Evaluation in respect of the subcriterion Sustainability).

    • Description

      Reference is made to tender conditions section 7.3 (Overall tender evaluation).

    Qualification requirements

    • Description

      Leverandøren må ha utført (inngått, pågående eller avsluttet) minimum 3 kontrakter innen renholdstjenester i løpet av de siste 3 årene.

      Documentation Requirement

      I DEL IV «Utvelgelseskriterier» i ESPD angir tilbyder hvordan den oppfyller minimumskravene for oppfyllelse av utvelgelseskriteriene. I forbindelse med dokumentasjon av teknisk og faglig evne, må tilbyder levere følgende: Tilbyder må fylle ut en liste med minimum 3 og maksimum 5 kontrakter (dvs. fra alle involverte økonomiske aktører i en gruppe av økonomiske aktører og/eller andre støttende enheter). Hvis en tilbyder har oppført mer enn 5 kontrakter, vil oppdragsgiver kun lese og vurdere de 5 nyeste kontraktene som er oppført (først basert på sluttdato, og deretter basert på startdato). Hver oppførte kontrakt skal inneholde følgende informasjon: (1) en beskrivelse av kontrakten (art og mengde tjenester fra tilbyder og hvordan de sammenlignes med beskrivelsen av denne anskaffelsen), (2) beløp (godtgjørelse mottatt av den økonomiske aktøren for utførelsen av tjenestene), (3) startdato (dato for inngåelse av kontrakten), (4) sluttdato (dato for fullføring av tjenestene), og (5) mottaker (navn og kontaktinformasjon). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte mottakerne av tjenester eller kreve uttalelser fra mottakerne, som bekrefter at tilbyder har utført de oppførte kontraktene, som dokumentasjon i forbindelse med teknisk og faglig evne.

    Previous Contract Winners

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    Contracting authority
    Ministry of Foreign Affairs of Denmark
    Title
    Open procedure regarding contract for cleaning services
    Type
    CompetitionPrequalification
    Main code
    90910000Cleaning services
    Supplemental codes
    90911200Building-cleaning services90911300Window-cleaning services
    Location
    Berlin
    Estimated value
    €850,000.00
    Duration
    5 years

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