Osallistumispyyntö Luovan toimiston valinta Lahden kaupungille

Kilpailutus koskee luovan toimiston valintaa Lahden kaupungin brändiä rakentavaan ja vahvistavaan markkinointiviestintään. Haemme luovaa yhteistyökumppania Lahden kaupungin tunnettuuden kasvattamiseen ja brändin rakentamiseen. Luovalta toimistolta edellytetään kykyä suunnitella ja toteuttaa vaikuttavia markkinointiviestinnän toimenpiteitä, joilla rakennetaan mielikuvaa Lahdesta uuden ajan yliopistokaupunkina ja vahvistetaan tunnettuutta ympäristökaupunkina. Lahden kaupunki hakee luovaa yhteistyökumppania, joka hallitsee strategisen ja operatiivisen markkinointiviestinnän konseptoinnin, suunnittelun ja toteutuksen. Luovan toimiston kanssa rakennetaan sopimuskauden aikana markkinointiviestinnällinen konsepti, joka vahvistaa Lahden mielikuvaa erityisesti Euroopan johtavana ympäristökaupunkina ja uuden ajan yliopistokaupunkina, mutta myös urheilu-, tapahtuma- ja kulttuurikaupunkina. Valittavan luovan toimiston tehtävänä on kilpailutuksessa tuoda esiin keinoja rakentaa Suomen nuorimmasta yliopistokaupungista uuden ajan yliopistokaupunki. Toivomme rohkeita ideoita, joilla yliopistokaupungin mielikuvaa rakennetaan lähivuosien aikana. Suomen muut yliopistot ovat toimineet vuosikymmeniä, jopa satoja vuosia. Kilpailutuksen ensimmäisessä vaiheessa toivomme alustavia, mutta rohkeita, toimivia ja luovia ideoita tulevaan kampanjaan, joka auttaa rakentamaan mielikuvaa Lahdesta uuden ajan yliopistokaupunkina. Arvostamme osaamista kansainvälisen näkyvyyden saamisesta viestinnän keinoin. Odotamme referenssiä, jolla tarjoaja voi osoittaa kykynsä hankkia kansainvälistä näkyvyyttä. Hankinta toteutetaan rajoitetulla menettelyllä kaksivaiheisena. Ensimmäisessä vaiheessa julkaistaan osallistumispyyntö, johon ehdokkaat jättävät osallistumishakemuksen. Osallistumishakemusten perusteella valitaan toiseen vaiheeseen enintään viisi toimistoa jättämään tarjous. Tarkempi kuvaus menettelystä tämän osallistumispyynnön kohdassa menettely. Yhteistyö luovan toimiston kanssa alkaa sopimuksen allekirjoituksella, jonka on tarkoitus tapahtua vuoden 2026 alkupuolella. Markkinointiviestintäsuunnitelmat laaditaan vuosille 2026–2028, ja niitä täydennetään ja tarkennetaan sopimuskauden aikana. Lahden kaupunki ottaa ympäristövastuullisuuden ja kestävän kehityksen tavoitteet huomioon hankinnoissaan. Pyydämme tuomaan tarjouksessanne julki seikkoja, jotka hankinnan kohteessa tukevat ympäristö- ja ilmastotavoitteita sekä osoittavat panostukset yritysvastuullisuuteen. Viestinnän ja markkinoinnin palveluja hankitaan sopimuskaudella tilaajan tarpeen mukaan, tilaaja ei sitoudu vähimmäishankintamääriin. Kaikissa tapaamisissa ja vuorovaikutuksessa käytämme ensisijaisesti suomen kieltä. Kampanjamateriaali toteutetaan suomeksi ja myös suurin osa PR-sisällöstä tuotetaan suomeksi. Suuri osa tapaamisista toteutetaan Lahdessa, Suomessa. Osa palavereista voidaan toteuttaa myös etänä/hybridinä. Suomen kieli on tilaajan ja toimittajan välisessä kanssakäymisessä vaatimus, mutta se ei rajaa työryhmästä pois muunkielisiä työntekijöitä.Menettelyn pääpiirteetHankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Hankinta toteutetaan rajoitetulla menettelyllä. Tässä osallistumispyynnössä ilmoitetaan: 1. Ehdokkaita koskevat soveltuvuusvaatimukset. 2. Tarjoajiksi valittavien ehdokkaiden lukumäärä. 3. Arviointikriteerit, joilla tarjoajat tullaan valitsemaan, jos soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin tarjoajia aiotaan valita. Osallistumishakemuksen jättämisessä on noudatettava tässä osallistumispyynnössä ilmoitettuja tietoja. Tarjousvaiheeseen valitaan osallistumishakemuksen jättäneistä vähimmäisvaatimukset täyttävistä ehdokkaista viisi (5), jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin viisi, vähimmäisvaatimukset täyttäneiden ehdokkaiden kesken suoritetaan pisteytys ja hankintayksikkö valitsee tarjoajiksi viisi (5) eniten pisteitä saanutta osallistujaa. Vähimmäisvaatimukset ja pisteytettävät osat on ilmoitettu tässä hankintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä. Mikäli hakijoiden pisteet ovat tasan, valitaan mukaan kaikki saman pistemäärän saaneet. Valintapisteytys on esitetty osallistumispyynnössä. Osallistumisvaiheen pisteytystä ei huomioida lopullisessa valinnassa. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN KÄSITTELY Ennen osallistumishakemusten vertailua arvioidaan, täyttävätkö ehdokkaat osallistumispyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen tehdään osallistumishakemuksessa annettujen tietojen sekä tarjoajilta mahdollisesti pyydettävien selvitysten perusteella. Tarjouskilpailuun ei hyväksytä ehdokasta, joka ei täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Tarjouskilpailuun ei hyväksytä ehdokasta, jota rasittaa hankintalain 80 §:n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailuun voidaan olla hyväksymättä ehdokas, jota koskee hankintalain 81 §:ssä tarkoitettu muu poissulkemisperuste. Hankintayksikkö tarkastaa ESPD:llä annetut tiedot viranomaisrekistereistä tai tarvittaessa vaatii tarjousvaiheiseen valituilta soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen liittyvät selvitykset. Lisäksi rajoitetun menettelyn toisessa vaiheessa tarjouskilpailun voittajalta vaaditaan hankintalain mukaiset rikosrekisteriotteet edellä mainittujen pakollisten poissulkuperusteiden selvittämiseksi. Tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset tarkistukset tehdään tarjouskilpailun voittajalta ennen sopimuksen allekirjoittamista VastuuGroup-palvelun avulla. Ehdokkaan on vastattava kaikkiin kysymyksiin ja liitettävä osallistumishakemukseen kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne osallistumishakemukset, jotka eivät ole osallistumispyynnön tai tarjousmenettelyn ehtojen mukaisia. Osallistumishakemusten vertailu tehdään kohdissa "Hankinnan kohteen tietojen syöttö" ja "Päätöksenteon perusteet" kuvatulla tavalla. Jos osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksiköllä on oikeus, mutta ei velvollisuutta, pyytää ehdokasta selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Tilaaja varaa oikeuden keskeyttää hankinnan perustellusta syystä. Tilaaja ilmoittaa hankinnan keskeyttämisestä välittömästi tarjoajille. Ehdokas ei voi esittää omia sopimusehtoja. Oleelliselta osin puutteelliset osallistumishakemukset hylätään. Tilaaja voi harkintansa mukaan pyytää tarjoajalta täsmennyksiä ennen tarjouksen hylkäämistä.