Painatuspalveluiden ja painotuotteiden puitejärjestely

Lohjan kaupunki (jäljempänä myös ”hankintayksikkö” ja ”tilaaja”) pyytää tarjouksia painatuspalveluiden ja painotuotteiden puitejärjestelyn perustamista varten. Puitejärjestelyn perusteella hankittavia palveluja ovat Lohjan kaupungin viestinnän tuotteiden painatus- ja tulostuspalvelut eri toimialoille. Tilaajan tarpeet vaihtelevat pienistä, noin 100–500 kappaleen eristä aina noin 28 000 kappaleen kotitalousjakeluihin. Useat tuotteet ovat vuosittaisia tai toistuvat vain muutaman kerran vuodessa. Tilaajan tunnistamia erityistarpeita ovat mm. suurkuvatuotteet, ulkokyltit, messuständit ja tekstiilituotteet. Palvelu voi sisältää muun muassa seuraavia julkaisuja, tuotteita ja palveluita: - Esitteet, oppaat ja lehdet, mukaan lukien digitaaliset lehdet - Flyerit ja mainoslehtiset - Julisteet - Kortit ja lipukkeet - Suurkuva- ja opastetuotteet - Tarrat ja teippaukset - Messu- ja tapahtumatarvikkeet. Valittavien puitesopimuskumppanien tulee tarjota kaikki tarvittavat painomateriaalit, painamiseen tarvittavat väriaineet ja muut mahdolliset tarvikkeet sekä tuotteiden viimeistely osana palvelua. Lisäksi puitesopimuskumppanit pakkaavat ja toimittavat kaikki valmiit tuotteet hankintayksikön ilmoittamaan osoitteeseen. Hankintaan sisältyy lisäksi optiona jakelu-, postitus- ja logistiikkapalvelut. Option käyttöönotossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tavoitteena hankinnassa on löytää sellaiset puitesopimuskumppanit, jotka kykenevät palvelemaan tilaajan erilaisia tarpeita ja joiden kanssa yksittäisten tilausten tekeminen on nopeaa, helppoa ja luotettavaa. Korkea ja tasainen laatu, helppo prosessi ja lyhyet toimitusajat ovat tilaajalle keskeisiä. Yhteydenpidon ja yhteistyön hankintayksikön ja palveluntuottajien välillä tulee olla toimivaa ja helppoa. Hankintayksikkö edellyttää valittavilta puitesopimustoimittajilta sitoutumista ympäristöystävälliseen toimintaan ja kestävän kehityksen edistämiseen hankinnan kohteena olevia palveluita tuotettaessa. Tarjouskilpailun perusteella muodostetaan puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) toimittajaa. Sopimuskaudella palveluita tilataan tarpeen mukaan joko suoraan tilaajan valitsemalta puitesopimustoimittajalta tai puitejärjestelyn sisäisen kilpailutuksen perusteella. Puitejärjestelyn toimintamalli on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa. Puitesopimukset tehdään kahden (2) vuoden sopimuskaudelle, jonka jälkeen tilaaja voi päättää jatkaa sopimusta kaksi (2) kertaa yhden (1) vuoden optiokausilla. Puitesopimus on siten 2+1+1-tyyppinen. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on yhteensä enintään 550 000 euroa (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Puitejärjestely ei muodosta palveluntuottajille yksinoikeutta hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamiseen tilaajalle. Tilaajalla on oikeus hankkia palveluita ja tuotteita myös puitejärjestelyn ulkopuolelta.Menettelyn pääpiirteetHankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukainen avoin menettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoituksen julkaisemisen ja tarjouspyynnön saataville asettamisen jälkeen hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyynnön soveliaiksi katsomilleen toimittajille. Hankintamenettelyn vaiheet ovat tarjousten vastaanottamisen jälkeen pääpiirteittäin seuraavat: 1. Hankintayksikkö avaa tarjoukset avaamistilaisuudessa, joka ei ole julkinen; 2. Hankintayksikkö tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden; 3. Hankintayksikkö tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden; 4. Hankintayksikkö vertailee tarjoukset; 5. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi tarjoajille; 6. Hankintayksikkö pyytää ja tarkastaa valittujen tarjoajien soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset; sekä 7. Hankintayksikkö solmii sopimuksen valittujen tarjoajien kanssa laissa säädetyn valitus- ja odotusajan (14 päivää) kuluttua. Puitesopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä tiedottamalla, vaan vasta, kun odotusaika ja valitusaika (14 päivää) ovat kuluneet, ja kun Hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valitut tarjoajat ovat allekirjoittaneet sopimuksen.