Pensionsversicherungsanstalt Anschaffung von rd. 7.500 Lizenzen (Alfresco, Camunda und Vaadin) im Open Source Umfeld > 2. Änderung der Camunda Lizenzierung (Los 2) und zusammenfassende Vertragsänderungen des Projektes

GRUNDAUFTRAG Die Pensionsversicherungsanstalt (PVA) führte im Jahr 2015 nach Widerruf eines offenen Verfahrens ein Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung mit einem Bieter zur Beschaffung von Lizenzen (Alfresco, Camunda und Vaadin) samt Wartung durch. Es sollten für sämtliche EDV-Arbeitsplätze (ca. 7500) für die PVA Lizenzen betreffend Alfresco (Los 01), Camunda (Los 02) und Vaadin Enterprise (Los 03) samt Wartungs-/Supportleistungen beschafft werden. Die Leistungen der Cammunda-Lizenzen (Los 2) wurden am 28.05.2015 und jene der Alfresco-Lizenzen (Los 1) und Vaadin-Lizenzen (Los 3) am 19.08.2015 beauftragt (Kosten € 1.504.160,00). 1. ÄNDERUNGSBEKANNTGABE der Camunda-Lizensierung (Los 2), welche bereits 2025 bekannt gegeben wurde: Die Software Camunda wird für die Abbildung der Geschäftsprozesse in elektronischer Form eingesetzt. Seitens des Herstellers Camunda wurde das bisherige ,,Pricing" mit Jänner 2024 eingestellt. Um weiterhin auf die Enterprise Edition von Camunda zugreifen zu können, war der Umstieg auf ein neues Lizenzmodell erforderlich und belief sich die Laufzeit (statt zuvor unbefristet) vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 (Kosten € 164.029,00) Es wurden jedoch die im ursprünglichen Auftragswert enthaltenen Kosten des ursprünglichen Lizenzmodells (hochgerechnet auf 4 Jahre, da ursprünglich unbefristete Laufzeit = € 364.240,00) von Los 2 im bekanntgegebenen Vertragsänderung nicht berücksichtigt bzw. vom ursprünglichen Auftragswert nicht reduziert, denn sonst hätte sich eine Auftragsminderung für die 1. Vertragsänderung von € 200.211,00 ergeben. Der bestehende Leistungsvertrag wurde demnach gemäß § 365 Ab 3 Z 5 BVergG 2018 dahingehend geändert. 2. ÄNDERUNGSBEKANNTGABE der Camunda-Lizensierung (Los 2), welche hiermit bekannt gegeben wird: Nach Ablauf der Laufzeit der 1. Vertragsänderung zu Los 2 per 31.12.2025 wurde der bestehende Lizenzvertrag für weitere 3 Jahre vom 01.01.2026 bis 31.12.2028 (Kosten € 492.087,00) verlängert und gemäß § 365 Ab 3 Z 5 BVergG 2018 diese Vertragsänderung hiermit bekannt gegeben. BERECHNUNGSAUFSCHLÜSSELUNG BETREFFEND DER BEIDEN BEKANNT GEGEBENE VERTRAGSÄNDERUNGEN: Der ursprüngliche Auftragswert aller 3 ausgeschriebenen Lose (Grundauftrag) belief sich (hochgerechnet auf 4 Jahre) auf € 1.504.160,00. Die 1. bereits bekannt gegeben Vertragsänderung zu Los 2 für 2025 belief sich auf € 164.029,00 (unter 50% des ursprünglichen Auftragswertes und ohne Berücksichtigung der sich eigentlich ergebenden „Minderkosten“). Die 2. nunmehr bekannt gegeben Vertragsänderung zu Los 2 für 2026, 2027 und 2028 belief sich auf € 492.087,00 (unter 50% des ursprünglichen Auftragswertes). Demnach würde sich derzeit ein theoretischer Auftragsstand insgesamt für alle 3 Lose von € 2.160.276,00 (jedoch ohne „Minderkosten“-Berücksichtigung und ohne Berücksichtigung von Indexanpassungen sowie ohne sonstiger in der Vergangenheit vor Inkrafttreten des BVergG 2018 erfolgter Vertragsänderungen) ergeben. ERLÄUTERUNG EINER ZUSÄTZLICHEN GESAMTAUFTRAGSSTANDBERECHNUNG (ohne Indexanpassungsberücksichtigung, jedoch unter Berücksichtigung aller bisher erfolgten Vertragsänderungen, auch vor Inkrafttreten des BVergG 2018): Der ursprüngliche Auftragswert aller 3 ausgeschriebenen Lose (Grundauftrag) belief sich (hochgerechnet auf 4 Jahre) wie erwähnt auf € 1.504.160,00. In der Vergangenheit bzw. bisher erfolgten insgesamt nachfolgende Vertragsänderungen, welche den Auftragsstand erhöht oder reduziert haben, die entweder aufgrund einer Option oder jeweils unter 50% des ursprünglichen Auftragswertes erfolgten: 2016 in Los 1 eine Erhöhung (Lizenzaufstockung, hochgerechnet auf 4 Jahre) um € 202.697,16. 2018 in Los 1 eine Erhöhung (Lizenzerweiterung, hochgerechnet auf 4 Jahre) um € 399.170,00. 2019 in Los 3 eine Erhöhung (Ziehung einer Option aus ursprünglichen Vertrag, hochgerechnet auf 4 Jahre) um € 216.000,00. 2020 in Los 1 eine Erhöhung (Lizenzerweiterung, hochgerechnet auf 4 Jahre) um € 58.000,00. 2024 in Los 2 eine Minderung durch Lizenzmodelländerung auf 1 Jahr statt 4 Jahre (Lizenzmodelländerung, siehe 1. bereits bekannt gegebene Vertragsänderung) - € 200.211,00. Zwischensumme vor der 2. Vertragsänderungsbekanntgabe: € 2 179 816,16. 2025 in Los 2 eine Erhöhung des neuen Lizenzmodells (Lizenzverlängerung, siehe 2. hiermit bekannt gegebene Vertragsänderung) € 492.087,00. Demnach würde sich derzeit ein tatsächlicher Auftragsstand (hochgerechnet auf 4 Jahre der teils befristeten und unbefristeten Lizenzlaufzeiten) für alle 3 Lose von insgesamt € 2.671.903,16 (ohne Berücksichtigung von Indexanpassungen) ergeben.