Pensionsversicherungsanstalt - Of/12/0124 - WebERV Kanzleisoftware - 1.Vertragsänderungsbekanntgabe zusammenfassend

GRUNDAUFTRAG Die Pensionsversicherungsanstalt (PVA) führte im Jahr 2012 ein offenes Verfahren zur Beschaffung einer WEBERV-fähigen Kanzleisoftware samt Wartung durch. Die Leistungen wurden am 07.05.2013 an die Firma ACP Business Solutions GmbH in Höhe von € 60.000,00 zuzüglich Schulungskosten und zusätzlichen Lizenzen in Höhe von € 10.409,40 sowie Wartungskosten (jährlich € 9.240,00) hochgerechnet auf 5 Jahre von € 46.200,00, somit insgesamt € 116.609,40 beauftragt. VERTRAGSÄNDERUNGSBEKANNTGABE bzw. ERLÄUTERUNG DER GESAMTAUFTRAGSSTANDBERECHNUNG (ohne Indexanpassungsberücksichtigung, jedoch unter Berücksichtigung aller bisher erfolgten Vertragsänderungen, auch vor Inkrafttreten des BVergG 2018): Der ursprüngliche Auftragswert belief sich (hochgerechnet auf 5 Jahre) wie erwähnt auf € 116.609,40. In der Vergangenheit bzw. bisher erfolgten insgesamt nachfolgende Vertragsänderungen, welche den Auftragsstand adaptiert bzw. erhöht haben und die Vertragsänderung entweder zu Beginn unter 10% oder danach jeweils unter 50% des ursprünglichen Auftragswertes erfolgten: 2015 eine nicht relevante jedoch intern genehmigungstechnische Richtigstellung der Kosten um € 4.008,60, wodurch sich hochgerechnet auf 5 Jahre ein tatsächlicher Auftragswert von € 120.618,00 als Basiswertberechnung ergibt. 2020 grundsätzlich nicht bekanntgaberelevante (weil keine betragliche) Änderung der Firma ACP Business Solutions GmbH auf XPERT Business Solutions GmbH. 2021 eine nicht relevante (weil nur Indexanpassung) Indexierung der Wartungskosten von ursprünglich jährlich € 9.240,00 auf € 10.082,76. 2021 eine Erhöhung um einen zusätzlichen jährlichen Rahmenbetrag von € 15.000,00 ab 2021 für kurzfristig anfallende notwendige Aufwendungen im Zusammenhang mit der Nutzung und den Betrieb der jurXpert-Software (unabhängig der jährlichen Wartungskosten), wobei im Jahr 2021 € 10.952,50 (unter 10% gemäß § 365 Abs 3 Z 1 BVergG 2018 des ursprünglichen Auftragswertes) bzw. im Jahr 2022 und 2023 jeweils € 0,00 sowie im Jahr 2024 € 6.235,25 und im Jahr 2025 € 11.785,74 angefallen sind (auf 5 Jahre hochgerechnet erfolgte somit eine Vertragsänderung in Höhe von € 28.973,49, welche ab dem Jahr 2024 gemäß § 365 Abs 3 Z 5 iVm Z 6 BVergG 2018 unter 50% des ursprünglichen Auftragswertes liegt). 2024 eine Erhöhung wegen der notwendigen weitgehenden Leerung der Datenbank um € 4.340,00, welche aufgrund der zuvor genannten Erhöhungen zwar bereits über 10% liegt, jedoch diese € 4.340,00 unter 50% des ursprünglichen Gesamtauftragswertes liegen, deshalb Vertragsänderung gemäß § 365 Abs 3 Z 5 iVm Z 6 BVergG 2018 und sich der Gesamtauftragswert mittlerweile auf € 153.931,49 beläuft. 2025 Erhöhung aufgrund der Umstellung auf „elektronische Aktenführung für diverse Fachbereiche“ um € 42.240,00 sowie jährlichen zusätzlichen Kosten für diese „elektronische Aktenführung“ um € 3.591,00 (hochgerechnet auf 4 Jahre € 14.364,00), weshalb eine Vertragsänderung in Höhe von insgesamt € 56.604,00 (unter 50% des ursprünglichen Auftragswertes) vorliegt und eine Vertragsänderung gemäß § 365 Abs 3 Z 6 BVergG 2018 erfolgte. Der Auftragsstand beläuft sich nun derzeit (ohne Berücksichtigung der Indexierungen) auf € 210.535,49.