Pikarahtipalvelut, Neuvottelumenettelyn Hankintailmoitus ja Osallistumishakemus (1. vaihe)

HANKINTAILMOITUS JA OSALLISTUMISPYYNTÖ osallistumisesta neuvottelumenettelyyn Puolustusvoimien kanssa koskien pikarahtipalveluiden puitesopimusta. Hankinnan kohteena on pikarahtipalveluiden puitesopimus Puolustusvoimille sisältäen kotimaan ja ulkomaan pikakuljetukset pl. Ilmavoimien varikkojen väliset pikarahtikuljetukset. Sopimukselle haetaan max kolmea Palveluntuottajaa. Sopimuksen kesto on kolme (3) vuotta, ja siihen sisältyy optio kahdelle (2) vuodelle. Optiona: Päivystys 24 h/vrk Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa: - Puolustusvoimat: n. 260 000 euroa/vuosi (ALV 0%) - Rajavartiolaitos n. 65 000 euroa/vuosi (ALV 0%) Yhteensä sopimuskaudella + optiot arviolta 1 625 000 EUR (ALV 0%) Rajavartiolaitos liittyy Puolustusvoimien kilpailuttamaan puitesopimukseen noudattaen sen ehtoja. Rajavartiolaitos tekee oman asiakaskohtaisen sopimuksen ja solmii omat toimintamallit valittujen toimittajien kanssa. Puolustusvoimat ei vastaa muiden toimijoiden toiminnasta. Sopimuksen perusteella kuljetettava materiaali käsittää mm. Puolustusvoimien ulkomailta tuotavaa materiaalia, kuten koneita, työkaluja, laitteita ja elektroniikkaa sekä erilaisia komponentteja ja varaosia ja dokumentteja. Lisäksi Suomesta viedään materiaalia ulkomaille mm. huoltoa ja korjausta varten. Puolustusvoimien tahtotila on sisällyttää pikarahteihin joitakin DGR -aineita ja vientivalvonnan alaisia puolustustarvikkeita, joiden mahdollisuutta selvitetään neuvottelumenettelyssä. Kiinnostuneita toimittajia pyydetään jättämään osallistumishakemus Hankintailmoituksella olevien vaatimusten mukaisesti. Osallistumishakemuksen ja ESPD -lomakkeen ehtojen toteutuessa hankintayksikkö tekee päätöksen, jolla kaikki vaatimukset täyttävät ehdokkaat valitaan neuvottelukierroksille. Päätöksen jälkeen valituille tarjoajille annetaan määräaika kommentteihin osallistumishakemuspyynnön liitteenä oleviin alustavaan tarjouspyyntöön ja sopimusluonnokseen, jotka toimivat neuvotteluiden pohjana. Neuvottelukierrokselle valitaan kaikki osallistumishakemuksen ja ESPD -lomakkeen ehdot täyttävät tarjoajat. Neuvottelumenettelyn kulku on kuvattu tarkemmin kohdassa "Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot".Menettelyn pääpiirteetKyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä neuvottelumenettelyllä toteutettava palveluhankinta. Hankintalain 34 § mukaan neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltua hankinnan luonteen monimutkaisuuden ja sopimusteknisten syiden takia. Tarjouksen laatimisesta ja jättämisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjoaja vastaa itse sille tarjouskilpailuun osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista. Ennen varsinaisten neuvottelukierrosten järjestämistä tarkastetaan, täyttävätkö tarjoajat ESPD-lomakkeessa asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka eivät täytä soveltuvuusvaatimuksia tai joita koskevat hankintalain 80 §:ssä ilmoitetut poissulkemisperusteet. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea myös tarjoaja, jota koskee hankintalain 81 §:ssä mainitut poissulkemisperusteet. Hankinnan vaiheet ovat seuraavat: VAIHE 1: Hankintailmoitus, osallistumishakemus ja alustava tarjouspyyntö 1. Hankintailmoitus ja osallistumishakemus sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA) 2. Lisäkysymysten esittäminen hankintailmoitukseen ja osallistumishakemukseen 3. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin 4. Osallistumishakemusten jättäminen 5. Osallistumishakemusten käsitteleminen. a. Osallistumishakemusten avaaminen b. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen (osallistumishakemuksen soveltuvuusvaatimukset ja ESDP) 6. Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat hyväksytään välipäätöksellä neuvottelukierroksille. VAIHE 2: Neuvottelut 1. Neuvottelukutsun lähettäminen välipäätöksellä hyväksytyille Tarjoajille. 2. Tarjoajat kommentoivat alustavan tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen ehtoja neuvottelukutsun ohjeistuksen mukaisesti. 3. Neuvottelukierroksia järjestetään tarpeen mukaan yksi tai useampi kierros. 4. Neuvotteluissa käsitellään esimerkiksi: - Hintavertailu -liite - Tarjoushinnasto - Hinnoittelumalli voi muuttua neuvotteluiden seurauksena. - Toiminnan kuvaus - Puitesopimuksen ehdot sekä ranking -menettely - Henkilötietojen käsittely sopimuskauden aikana - DGR -kuljetusten, vientivalvonnanalaisten tuotteiden sekä muiden tavanomaisista pikakuljetuksista poikkeavien lähetysten tai kohteiden toimintatavat puitesopimuksen sisällä. - Tarjoajien esiin nostamat asiat VAIHE 3: Lopullinen tarjouspyyntö 1. Neuvottelukierroksen/kierrosten pohjalta Hankintayksikkö julkaisee lopullisen tarjouspyynnön neuvotteluihin osallistuneille Tarjoajille, jonka jälkeen tarjouspyyntöä ei muuteta eikä neuvotteluita käydä. 2. Lisäkysymysten esittäminen 3. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin 4. Tarjousten jättäminen 5. Tarjousten käsitteleminen. a. Tarjousten avaaminen b. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen c. Tarjousten vertailu (Tarjousten vertailu tehdään Päätöksenteon perusteet -kohdassa ilmoitetulla tavalla.) 6. Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto 7. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen