Porvoon kaupunginkirjaston palautusautomaatin hankinta

Hankinnan kohteena on Porvoon pääkirjaston (Papinkatu 20, 06100 Porvoo) ensimmäiseen kerrokseen toimitettava lajitteleva palautusautomaatti laitteineen, ohjelmistoineen ja ylläpitosopimuksineen. Kaupunki hankkii palautusautomaatin omaksi ostettuna, ja lisäksi hankinnan kohteena on lajittelevaan palautusautomaattiin liittyvät jatkuvat palvelut sekä automaatin huolto- ja ylläpitopalvelut tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Tarjouspyynnössä esitellään rakennuspiirustuksissa palautusautomaatille varattu alue sekä valokuvia nykyisestä palautusautomaatista ja sen sijoittelusta. Hankinnan alustava aikataulu on seuraava: hankintasopimuksen allekirjoittaminen ja laitteen tilaaminen viikolla 44, laitteen toimitus ja asennus vuoden 2026 puolella, laitteen käyttökoulutus ja koekäyttö viikoilla 1–3 vuonna 2027. Tarjoajalta pyydetään tarjouksia kahdesta vaihtoehtoisesta automaattimallista (A ja B), joita molempia on tarjottava sekä sähköisillä (A1 sekä B1) että manuaalisilla palautusvaunuilla (A2 sekä B2). Molemmista malleista on annettava tarjous sekä sähköisillä että manuaalisilla palautusvaunuilla. Tilaaja päättää, minkä vaihtoehdon se valitsee. PALAUTUSAUTOMAATTI A. Kuuteen laatikkoon lajitteleva palautusautomaatti, joka lajittelee yhteen suuntaan. Tässä vaihtoehdossa automaatti sijoitetaan lähelle portaikon alla olevaa seinää (samalla tavalla kuin nykyinen automaatti, katso kuva liitteenä). Tässä vaihtoehdossa on kaksi syöttöluukkua, joista toiseen pääsee syöttämään kirjoja kirjaston tuulikaapista (luukun korkeus lattiasta 100 cm) ja toinen syöttöluukku on kirjastosalissa. Kirjastosalin luukun tulee olla vähintään 80 cm korkeudella ja siinä tulee huomioida esteetön saavutettavuus. Aukkojen kautta pitää pystyä palauttamaan kirjastoaineistoa, jonka koko vaihtelee (minimi 100 mm pitkä x 100 mm leveä x 2 mm paksu tai maksimina 400 mm pitkä x 400 mm leveä x 100 mm paksu). Kirjaston tuulikaapissa aineisto palautetaan seinään tehdyn aukon läpi. Kirjastosalin puolella automaatin palautusluukun ympärille rakennetaan etupaneeli. Etupaneelista sovitaan tarkemmin kilpailutuksen voittajan kanssa. PALAUTUSAUTOMAATTI B. Kuuteen laatikkoon lajitteleva palautusautomaatti, joka lajittelee kahteen suuntaan. Tämä automaatti sijoitetaan aika keskelle rakennuspiirustuksessa osoitettua tilaa, niin että syöttöluukku on kirjaston asiakaspalvelupisteen suuntaan. Syöttöluukun korkeus lattiasta tulee olla vähintään 80 cm korkeudella ja siinä tulee huomioida esteetön saavutettavuus. Syöttöluukun kautta pitää pystyä palauttamaan kirjastoaineistoa, jonka koko vaihtelee (minimi 100 mm pitkä x 100 mm leveä x 2 mm paksu tai maksimina 400 mm pitkä x 400 mm leveä x 100 mm paksu). Automaatin palautusluukun ympärille rakennetaan etupaneeli. Etupaneelista sovitaan tarkemmin kilpailutuksen voittajan kanssa. Hankinnan kohde on kuvattuna tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 32 §:n kaltaista avointa menettelyä. Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. MENETTELYN VAIHEET Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi; 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi; 3. Tarjousten vertailu. Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset ja kyky suoriutua hankinnan toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset, vertaillaan seuraavin perustein: Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta. Tarjoukset vertaillaan hintaliitteellä (liite 5) ilmoitetun vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous sijoittuu ensimmäiseksi ja valitaan hankintasopimuksen sopimustoimittajaksi. Sen jälkeen hankintayksikkö: 4. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille; 5. Pyytää tarjoajaksi valittua toimittamaan soveltuvuusselvitykset ja varmistaa tarjoajan soveltuvuuden; sekä 6. Solmii sopimuksen valitun ja soveltuvaksi varmistetun tarjoajan kanssa. Sopimus valitun toimittajan ja hankintayksikön välille syntyy vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. TARJOUSKILPAILUSSA KÄYTETTÄVÄ KIELI Hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Mikäli tarjoaja tarvitsee dokumentit muulla kielellä, tarjoaja vastaa itse käännättämisestä ja sen kustannuksista. Tarjoukset sekä kaikki tarjouksen liitteet on laadittava suomen kielellä.