Proteiinivalmisteiden ja valmisruokien dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS)

Hankinnan kohteena on proteiinivalmisteiden ja valmisruokien dynaaminen hankintajärjestelmä Espoo Catering Oy:n keittiöihin. Dynaamisen hankintajärjestelmän kautta hankittavia tuotteita ovat ruokien valmistuksessa käytettäviä liha-, kala- ja kasviproteiiniraaka-aineita ja kappalemaisia liha, kala- ja kasvisruokatuotteita. Tuotteet voivat olla hybridituotteita, mitkä sisältävät useampia proteiininlähteitä. Tuotteet voivat olla tuoreita tai pakasteita, kypsiä, raakoja tai puolivalmisteita. Dynaamisen hankintajärjestelmän piiriin kuuluvia keittiöitä (toimituspaikkoja) on noin 180 kappaletta. Keittiöt on lueteltu liitteellä 6. ”Toimipaikat”. Edellä mainituista 9 on tuotantokeittiöitä, joihin hankintaan sekä ruoanvalmistustuotteita että valmisruokia. Keittiöistä noin 170 on palvelukeittiöitä, joihin hankintaan pelkästään valmisruokia ja leikkeleitä. Tilaaja päivittää liitteen 6 mukaista toimipaikkalistausta tarvittaessa dynaamisen hankintajärjestelmän keston aikana, jotta se vastaa kulloinkin ajantasaista tilannetta. Dynaamisen hankintajärjestelmän kautta tehtävissä hankinnoissa toimitukset ajoittuvat pääasiassa tammi-kesäkuulle ja elo-joulukuulle. Osa keittiöistä, ns. päivystävät kohteet, saattavat olla toiminnassa ympäri vuoden. Dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitua kokonaisarvoa 36 400 000 €. Keittiöiden toimintatapa, lukumäärä, sijainti, ateriamäärät ja tuotteiden käyttömäärät voivat muuttua dynaamisen hankintajärjestelmän aikana.Menettelyn pääpiirteetHankintayksikkö perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) proteiinivalmisteista ja valmisruuista, johon kaikki kiinnostuneet toimijat voivat osallistua jättämällä osallistumishakemuksen tämän osallistumispyynnön mukaisesti, milloin tahansa dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisvaiheen tai sen keston aikana. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisvaiheessa osallistumishakemuksen jättämiselle on varattu vähintään 30 päivää siitä päivästä, jona tämä osallistumispyyntö on lähetetty julkaistavaksi. Perustamisvaiheen jälkeen osallistumishakemukset käsitellään kymmenen (10) työpäivän kuluessa dynaamista hankintajärjestelmää koskevan osallistumishakemuksen vastaanottamisesta. Hankintayksikkö voi pidentää määräaikaa yksittäistapauksissa 15 työpäivään, jos hyväksymisarvioinnissa on tarkasteltava täydentäviä asiakirjoja, muutoin tarkistettava soveltuvuusvaatimusten täyttyminen taikka muusta perustellusta syystä. Perustamisvaiheessa jätetyistä osallistumishakemuksista tehdään päätös perustamisvaiheen päätyttyä. Dynaamisen hankintajärjestelyn perustamisvaiheessa osallistumishakemusten jättämisellä on varattu aikaa 11.8.2025 saakka. Päätös dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisesta tehdään 31.8.2025 mennessä. Hankintayksikkö tarkistaa, että osallistuja täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset ja, ettei ole olemassa seikkoja, jotka voivat johtaa hankintalain mukaan osallistujan poissulkemiseen. Hyväksytyn osallistumishakemuksen tehneet sekä soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimijat saavat oikeuden osallistua dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä toteutettaviin hankintoihin tässä osallistumispyynnössä ilmoitetulla tavalla. Dynaaminen hankintajärjestelmä päättyy ilman erillistä ilmoitusta 31.12.2032. Hankintayksikkö voi kuitenkin muuttaa dynaamisen hankintajärjestelmän kestoa uudella hankintailmoituksella. Mahdollisesta muutoksesta ilmoitetaan Hilma-ilmoituksella, jossa ilmoitetaan dynaamisen hankintajärjestelmän uusi kesto. Hankintayksiköllä on oikeus tilapäisesti sulkea Dynaaminen hankintajärjestelmän, milloin tahansa dynaamisen hankintajärjestelmän keston aikana. Dynaamisen hankintajärjestelmän ollessa suljettuna yksittäisiä hankintoja ei voida järjestelmän sisällä tehdä. Vuodenvaihteissa viikoilla 51-1 tulleet hakemukset käsitellään 15.1. päivän mennessä tai 10 arkipäivän sisällä riippuen kumpi on aiemmin. Perustamisvaihetta lukuun ottamatta heinäkuussa jätetyt hakemukset käsitellään 14.8. mennessä tai 10 arkipäivän sisällä riippuen kumpi on aiemmin. Hankintayksikkö voi milloin tahansa dynaamisen hankintajärjestelmän keston aikana vaatia hyväksyttyjä osallistujia toimittamaan uudistetun ja päivitetyn yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) tai poissulkemisen ja soveltuvuuden selvitykset viiden (5) päivän kuluessa pyynnön esittämispäivästä tai muussa Tilaajan kohtuulliseksi katsomassa ajassa. Toimittajavalinta tapahtuu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisellä kilpailutuksella. Tilaaja täsmentää hankintatarpeensa sisäisen kilpailutuksen tarjouspyynnössä. Tilaaja tekee dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisen kilpailutuksen, jonka jälkeen Tilaaja tekee hankintasopimuksen sen toimittajan kanssa, joka on voittanut kyseisen sisäisen kilpailutuksen. Sisäisen kilpailutuksen tarjouspyyntö voi koskea kertahankittavaa erää tai se voi koskea useampaa hankintaerää, esimerkiksi koko dynaamisen hankintajärjestelmän hankintoja. Tilaaja voi tarjouspyynnössä asettaa tuotteille ja palvelulle hankintatarpeeseensa liittyviä vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja voi käyttää tarjouspyynnöissä hankintalaissa tarkoitettua sähköistä huutokauppaa tai muuta hankintalaissa mainittua menettelyä hankkiessaan tässä dynaamisessa hankintajärjestelmässä tarkoitettuja tuotteita ja niihin liittyviä palveluita.